Software de Control Horario integrado con ausencias y vacaciones

Implementar un sistema de control horario es crucial porque garantiza el cumplimiento de la normativa laboral vigente, como la Ley de Control Horario en España, que exige un registro diario de la jornada laboral de los empleados. Además, mejora la organización del tiempo dentro de la empresa al ofrecer un registro claro y preciso de las horas trabajadas, las pausas realizadas y las horas extras.

Un buen sistema de control horario facilita la gestión de horas extraordinarias y ausencias, permitiendo a las empresas calcular con exactitud las compensaciones o remuneraciones correspondientes. También protege a empleados y empresas en caso de inspecciones laborales o discrepancias, al contar con registros oficiales que respaldan las condiciones de trabajo.

Hoy en día, un sistema digital como TramitApp optimiza este proceso, ofreciendo una gestión más eficiente, adaptable a empleados en remoto o con trabajo híbrido, y asegurando que tu empresa cumpla con todas las normativas legales.

Los métodos más comunes incluyen hojas de registro manuales, sistemas digitales como software de control horario, aplicaciones móviles y dispositivos biométricos. 

Fichar con hojas de registro manuales, con la entrada en vigor de la nueva ley de registro digital obligatorio en 2025, será prohibido, exigiendo la adopción de soluciones digitales.

Los sistemas digitales, por su parte, son más eficientes y cumplen con la normativa, incorporando tecnologías como códigos QR y RFID, ideales para el control horario en entornos modernos. 

Aunque los dispositivos biométricos se usaron ampliamente, ahora se desaconsejan debido a preocupaciones sobre la privacidad de los datos. 

TramitApp es una solución completa que asegura el cumplimiento normativo, facilita la gestión del tiempo y protege la privacidad de tus empleados.

La ley permite que las empresas utilicen una variedad de herramientas, siempre y cuando sean digitales y cumplan con los requisitos de exactitud y seguridad.

Entre los dispositivos más comunes se incluyen:

• Ordenadores: Los empleados pueden registrar su jornada al iniciar y cerrar sesión en sus equipos, siempre y cuando estos dispongan de un software de control horario.
• Tablets: Aplicaciones móviles que permiten a los empleados registrar su horario de manera sencilla.
• Teléfonos móviles: Ideal para trabajadores móviles o aquellos que realizan su jornada fuera de la oficina.

Desde mayo de 2019, todas las empresas en España deben registrar la jornada laboral diaria de sus empleados, incluyendo las horas extraordinarias. Este registro debe:

• Conservarse durante al menos cuatro años, de forma accesible y segura.
• Estar disponible para los empleados, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo, en caso de que lo soliciten.
• Cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), asegurando la privacidad de la información personal registrada.

El objetivo de esta normativa es garantizar que las empresas cumplan con los derechos laborales de los empleados, evitar abusos relacionados con las horas extras y promover la transparencia en las relaciones laborales.

Con la posible entrada en vigor de la nueva ley de registro digital obligatorio, se busca reforzar estas medidas, exigiendo a las empresas adoptar sistemas digitales para eliminar los registros en papel y facilitar el acceso remoto a los datos por parte de la Inspección de Trabajo.

La Ley de Fichaje Digital Obligatorio o Ley de Registro Horario Digital se trata de una normativa que, a partir de 2025, obligará a todas las empresas a utilizar exclusivamente sistemas digitales para registrar la jornada laboral, prohibiendo el uso de registros en papel. 

Además, pretende facilitar el acceso telemático a estos registros por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, garantizando una mayor transparencia y cumplimiento de la normativa laboral.

Según la nueva ley de control horario, tu registro de jornada debe ser:

• Digital: Para una mayor precisión, seguridad y eficiencia a la hora de registrar el tiempo de trabajo de tus empleados.
• Conectado: Con la administración, para que los inspectores puedan acceder a los registros y comprobar de manera remota que no hay abusos en la jornada laboral.
• Automatizado: Para facilitar el proceso de fichaje a través de dispositivos digitales, ya sea móvil, tablet u ordenador.
• Seguro y conservable: Las empresas están obligadas a conservar los datos de los fichajes durante cuatro años a través de un sistema seguro y fiable, en caso de futuras inspecciones.
• Generador de informes: Es necesario que se puedan crear informes completos y exactos sobre las horas trabajadas, las horas extras y cualquier otra información pertinente, de forma ágil y eficaz. 

Para elegir el sistema adecuado debes tener en cuenta los siguientes factores:

• Tamaño de tu empresa: Necesitas un sistema escalable que crezca contigo.
• Tipo de trabajo de tus empleados: Si tienes empleados remotos o híbridos, el fichaje móvil con geolocalización es clave.
• Cumplimiento legal: Asegúrate de que cumple con el RGPD y la normativa de control horario.
• Facilidad de uso: Una solución sencilla ahorra tiempo y evita complicaciones.
• Integraciones: Busca opciones que conecten con nóminas, vacaciones y otros sistemas de RRHH.

TramitApp es el software que cumple con todos estos requisitos. Es una solución flexible, intuitiva y 100 % legal. Contáctanos y te asesoramos según tus necesidades.

Sí, es obligatorio registrar las pausas durante la jornada laboral si estas no se consideran tiempo de trabajo efectivo. Esto incluye descansos para comer, pausas para fumar u otros periodos en los que el empleado no esté desempeñando sus funciones laborales.

La normativa de control horario en España exige un registro detallado de las horas efectivas de trabajo, por lo que las pausas deben quedar reflejadas para garantizar la transparencia y el cumplimiento legal.

Con un sistema como TramitApp, los empleados pueden registrar fácilmente sus pausas desde su móvil u ordenador, asegurando que el registro sea completo y cumpla con la normativa vigente. Además, esto permite a las empresas evitar sanciones y mantener una gestión eficiente del tiempo laboral.

El control horario también es obligatorio para los empleados que trabajan en remoto, ya que la normativa laboral exige que las empresas registren la jornada laboral de todos sus trabajadores, independientemente de su ubicación. Esto incluye las horas de inicio y fin de la jornada, así como las pausas realizadas.

En el caso del teletrabajo, es fundamental que las empresas cuenten con un sistema de control horario que permita registrar las horas de forma precisa y sencilla desde cualquier lugar. Herramientas como TramitApp facilitan este proceso, ya que los empleados pueden fichar fácilmente desde su ordenador o móvil, incluso con geolocalización para mayor seguridad y control.

Sí, es legal usar la geolocalización para el control horario en España, pero su uso está regulado y debe cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la normativa laboral vigente.

Para que sea legal, las empresas deben:

• Informar a los empleados sobre el uso de la geolocalización, explicando su propósito y cómo se almacenarán los datos.
• Obtener el consentimiento explícito del trabajador si la geolocalización no está incluida en el contrato o convenio colectivo.
• Garantizar que los datos recopilados se utilicen exclusivamente para fines relacionados con el registro horario y no para fines que vulneren los derechos del empleado.
• Respetar los principios de proporcionalidad y minimización de datos, es decir, recoger solo la información estrictamente necesaria para el control horario.

Con herramientas como TramitApp, que cumplen con el RGPD, puedes usar la geolocalización de forma segura y legal, asegurando la transparencia y la protección de los datos personales de los empleados.

El incumplimiento de la Ley de Control Horario en España puede acarrear sanciones económicas significativas, cuya cuantía depende de la gravedad de la infracción:

• Infracciones leves: Multas que oscilan entre 60 € y 625 €.
• Infracciones graves: Multas desde 626 € hasta 6.250 €.
• Infracciones muy graves: Multas que van de 6.251 € hasta 187.515 €.

Con la entrada en vigor de la nueva Ley de Fichaje Digital Obligatorio, se prevé un endurecimiento de las sanciones. Las multas por infracciones graves podrían aumentar hasta 10.000 € por trabajador afectado, en lugar de una sanción global para la empresa. 

Además, la Inspección de Trabajo podría imponer sanciones de forma individual por cada empleado afectado, lo que incrementaría significativamente el total de las multas en caso de incumplimiento. 

Es fundamental que las empresas adopten sistemas de registro horario digitales que cumplan con la normativa vigente para evitar estas sanciones y asegurar el cumplimiento de las obligaciones laborales.

Un buen software de control horario debe:

• Registrar en tiempo real, ya sea desde móviles, ordenadores o terminales físicos.
• Cumplir con la normativa, incluyendo el RGPD y la Ley de Control Horario.
• Ser fácil de usar, tanto para empleados como para administradores.
• Adaptarse a la casuística de cada empresa, como el trabajo remoto o que cuente con empleados en itinerancia, con funciones como fichaje móvil y geolocalización.
• Generar reportes automáticos, para simplificar la gestión y cumplir con inspecciones.
• Ser flexible y escalable, ajustándose al tamaño y necesidades de la empresa.

TramitApp integra todas estas funcionalidades en un sistema fácil de usar y completamente legal, ayudándote a gestionar tu equipo de forma eficiente.

Un sistema eficiente registra automáticamente las horas trabajadas fuera del horario laboral, permitiendo compensarlas con descanso o abonarlas según el convenio colectivo o contrato.

En TramitApp, gestionar las horas extras es sencillo y flexible:

• Gestión masiva de horas extra: Aprobar, rechazar o modificar las solicitudes de forma masiva, ahorrando tiempo en lugar de ir empleado por empleado.
• Compensación o pago: Puedes convertir las horas extras en descanso a través de la bolsa de «asuntos propios» o generar automáticamente incidencias en nómina para su abono.
• Filtros y detalles claros: Consulta las solicitudes con toda la información (fechas, cantidad de horas, estado) y filtra según tus necesidades.

TramitApp optimiza la gestión de horas extras asegurando precisión, transparencia y cumplimiento normativo.

A pesar de ser una herramienta digital, Excel no cumple con todos los requisitos exigidos por la nueva ley de registro horario digital obligatorio. Aquí los motivos:

• No es automatizable: Requiere ingreso manual de datos, lo que facilita errores y manipulaciones.
• Acceso limitado: No permite un acceso remoto y en tiempo real para inspecciones.
• Seguridad: Los archivos son fácilmente modificables o extraviados.
• Informes: Generarlos requiere mucho trabajo manual, y no son tan precisos como los de un software especializado como TramitApp.

Primero, identifica las necesidades de tu empresa (número de empleados, ubicación, tipo de trabajo). Luego, elige un sistema que cumpla con la normativa y capacita a tu equipo para usarlo correctamente. El proceso de contratación de TramitApp es muy sencillo y adaptado a tus necesidades. Además cuentas con 15 días de prueba gratuita. 

Sí, integrar el control horario con la gestión de nóminas es una de las ventajas clave de usar un software como TramitApp. Esta integración permite que los datos de fichaje, como las horas trabajadas, las horas extras o las ausencias, se sincronicen automáticamente con el sistema de nóminas.

De esta forma, se agiliza el cálculo de salarios, se reducen los errores manuales y se asegura que las horas extras o incidencias se reflejen correctamente en los pagos. Además, TramitApp genera reportes automáticos detallados que facilitan la preparación de las nóminas y la revisión de los datos.

El mejor software de control horario para empresas pequeñas, startups y pymes es aquel que combina facilidad de uso, cumplimiento legal y precio accesible. TramitApp es una excelente opción porque ofrece funcionalidades como fichaje digital, reportes automáticos, integración con otros sistemas de recursos humanos y una interfaz intuitiva que no requiere formación técnica avanzada. Además, es adaptable al crecimiento de la empresa y cumple con la normativa vigente en España.

El mejor software de control horario para empresas grandes debe ser escalable, personalizable y capaz de gestionar equipos distribuidos en múltiples sedes o incluso en diferentes países. TramitApp es una solución ideal porque permite:

• Gestionar el fichaje de empleados en varias sedes de forma centralizada.
• Configurar horarios y normativas laborales adaptadas a cada país o región.
• Ofrecer fichaje desde cualquier lugar, con opciones como geolocalización para trabajadores en itinerancia.
• Integrarse con sistemas complejos de nóminas y recursos humanos en grandes estructuras empresariales.
• Generar reportes detallados para una supervisión precisa y simplificar las inspecciones laborales.