Las primeras reuniones que se llevan a cabo al empezar un nuevo proyecto son determinantes para cualquier equipo. Aquí entran las reuniones Kick Off que pueden ayudarnos a marcar la diferencia en nuestra empresa y aumentar las posibilidades de éxito de nuestros proyectos. Así, nos aseguraremos de que esta primera reunión sea efectiva y productiva y no se convierta en las típicas reuniones que no aportan valor.
¿Qué son las reuniones Kick Off?
Este término podemos traducirlo como “saque inicial “ y se refiere a aquellas primeras reuniones que se realizan al comenzar un nuevo proyecto. El objetivo de estas reuniones es presentar el proyecto a todo el equipo y establecer una visión general de en qué consiste el mismo.
En definitiva, las reuniones kick off son una oportunidad para empezar con buen pie y poner en marcha un nuevo proyecto de forma organizada y estructurada. Además son una gran oportunidad para generar un ambiente de trabajo colaborativo, mejorar el clima laboral y mantener la motivación de la plantilla. Si quieres saber más sobre motivación, este artículo acerca de cómo mejorar la motivación en tu empresa puede serte de gran ayuda para las kick off.
Objetivos de las reuniones Kick Off
Uno de los pasos más importantes al iniciar un nuevo proyecto es la primera reunión que se realiza. Lo que mal empieza, mal acaba, ¿no? Por ello, el objetivo de las reuniones Kick off es establecer las bases y aportar y definir todo lo necesario para realizar la ejecución más eficiente del nuevo proyecto. También se busca presentar el proyecto a todos los miembros del equipo y fijar un plan de acción.
La práctica de las reuniones kick off es completamente necesaria para las empresas que buscan ejecutar estrategias con eficiencia y alinear a todo el personal involucrado. Este primer punto de encuentro coordina a los empleados bajo un mismo objetivo, trabaja la comunicación de los equipos y define las acciones y todas las ideas que nos ayudarán a mejorar los resultados.
Fomentar el trabajo en equipo, mejorar la motivación de los empleados y alinear todos los departamentos son algunos de los propósitos más importantes de una reunión kick off.
¿Qué aspectos se tratan en esta primera reunión?
Las reuniones Kick Off pueden varias mucho
El alcance del proyecto
Reúne todos los aspectos que va a involucrar el nuevo proyecto y qué departamentos y trabajadores estarán implicados en su realización.
El calendario
En qué fases dividiremos este nuevo proyecto. Establece pequeños objetivos y reuniones periódicas para comprobar en qué estado se encuentra y poder realizar cambios a tiempo si fuese necesario.
Recursos necesarios
Establece qué es todo lo necesario que requiere este proyecto. Define los equipos, qué herramientas se van a emplear, qué tecnologías…
Objetivos a alcanzar
¿Qué esperamos obtener de este nuevo proyecto? En este punto debemos fijar objetivos que sean realistas y, a poder ser, medibles. Es conveniente que establezcamos objetivos más pequeños y cómo los iremos afrontando hasta terminar el proyecto.
Asignar roles y responsabilidades al equipo
Cada miembro deberá saber cuál es su rol y responsabilidad dentro del equipo. Los empleados deben saber qué tareas tienen, qué se espera de ellos y cómo van a trabajar juntos para alcanzar el objetivo común.
Pasos para realizar un kick off
Debemos, en primer lugar, preparar correctamente esta reunión identificando los objetivos y metas de este proyecto o iniciativa. Tras ello, convocaremos a todos los miembros, es importante que acudan las personas que van a formar parte del proyecto para dar a conocerlo. No es necesario que se realice de manera presencial, prioriza realizar una reunión que se adapte a todo el personal.
En la reunión podemos hacer uso de una presentación o documento que recoja y deje claros de la mejor forma posibles los datos más relevantes. Debe ser participativa, tomándose como un espacio donde explicaremos, aportaremos propuestas y responderemos todas las dudas que se planteen. No olvidemos escuchar y tomar nota de todos aquellos comentarios que proporcionen los profesionales implicados que van a estar día a día en el proyecto. Una correcta comunicación interna será nuestra mejor aliada.
Tras ello, estableceremos los roles y responsabilidades que existirán dentro del equipo. Además de qué plan de acción y calendario de actividades emplearemos para el desarrollo del proyecto. No olvides cuidar la motivación de los equipos de trabajo y fomentar la colaboración entre los distintos departamentos. Un equipo unido será lo que nos aporte los mejores resultados.
Por último, pon pautas sobre cuáles serán los próximos pasos del proyecto. Establece fechas donde se puedan realizar futuras reuniones que revisen y evalúen el progreso del proyecto.
Como vemos, llevar a cabo un kick off nos ayudará a presentar el proyecto a todos los miembros involucrados, pudiendo aclarar las dudas y tomando nota de sus consideraciones. A su vez estaremos unificando nuestra plantilla en torno a un mismo objetivo mientras establecemos los roles, responsabilidades y el plan de acción que nos permitirá realizarlo trabajando en conjunto.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
