La firma digital de documentos es una parte importante de la transformación digital de las empresas. Digitalizar este sencillo paso permite cerrar acuerdos de manera ágil, rápida, segura y desde cualquier parte del mundo.
Transformación y digitalización de las empresas
La transformación digital es un proceso con el que se reconstruyen las dinámicas de las empresas para adaptarse a las nuevas necesidades del mercado y, en especial, del cliente final. Se trata, por así decirlo, de aprovechar las tecnologías existentes para ofrecer un valor diferencial al usuario. Esto requiere, por tanto, un gran cambio organizativo y de mentalidad.
La digitalización, en cambio, es una parte del proceso de transformación digital mediante la cual se integran nuevas tecnologías dentro de la organización con el objetivo de optimizar procedimientos y mejorar la competitividad.
Las empresas llevan años inmersas en esta transición hacia un nuevo modelo de trabajo que aproveche las nuevas tecnologías a su favor. España, por ejemplo, de acuerdo con el Índice de Economía y Sociedad Digital (DESI, por sus siglas en inglés) de 2020, se encuentra por encima de la media europea.
Sin embargo, la crisis provocada por el Covid-19 ha puesto de manifiesto que no es suficiente. Muchas empresas, al inicio de la pandemia, se han visto obligadas a improvisar y a encontrar solucionar rápidas para poder desarrollar su actividad a distancia porque no estaban preparadas.
Por dónde empezar la digitalización del negocio
Cambiar las dinámicas internas de una empresa e introducir nuevas tecnologías no es sencillo. Requiere de cierta organización, mucha comunicación y, sobre todo, tiempo.
Lo más sencillo y recomendable es empezar poco a poco y tratar de obtener el mayor impacto con el mínimo esfuerzo. ¿Esto cómo se hace? Identificando las tareas que más tiempo consumen o que resultan más repetitivas y encontrar una solución tecnológica adaptada para ellas. Si comenzamos el proceso de digitalización por aquí, los equipos rápidamente percibirán el beneficio de utilizar nuevas tecnologías porque estarán ahorrando mucho tiempo y esfuerzo diarios.
La firma digital de documentos: primer paso hacia la digitalización
Cuántas veces se ha demorado el cierre de un acuerdo porque la otra persona no podía firmar los papeles en ese momento o se ha perdido la copia original de un contrato. La realidad es que el sistema tradicional se ha quedado obsoleto y no responde a las necesidades de hoy en día. Además, las empresas cada vez tienden más a reducir el uso de papel y prefieren digitalizar toda la documentación.
La solución pasa por implantar una solución de firma digital, que simplifica muchos procesos internos y de comunicación dentro de la empresa. Esta permite:
- Firmar documentos y cerrar acuerdos rápidamente y desde cualquier lugar.
- Agilizar procesos de contratación de personal.
- Reducir el uso de papel y promover un modelo de trabajo más sostenible.
- Agilizar y simplificar los flujos de trabajo cuando se requieren varias firmas.
- Automatizar la firma de múltiples documentos.
- Proteger y digitalizar la información que aparece en el documento.
La firma de documentos online es, por tanto, un primer paso para la digitalización de cualquier negocio. Tiene un impacto inmediato en el día a día y no supone, además, esfuerzos (justo el equilibrio que buscamos).
De hecho, en sectores como salud, banca o logística la firma electrónica está totalmente integrada. Consentimientos informativos, confirmación de compras, altas de cliente, recepción de envíos… son ejemplos de procesos habituales que con la digitalización se agilizan y simplifican enormemente.
¿Cómo funciona la firma electrónica?
Firmar documentos online resulta muy sencillo. El usuario solo tiene que reproducir su firma con el ratón o el trackpad en el ordenador o, si está trabajando con un dispositivo móvil, puede hacerlo directamente sobre la pantalla con el dedo. Así quedará firmado el documento.
Cuando los demás firmantes hayan dejado su rúbrica, todos reciben automáticamente una copia digital del documento. El proceso es totalmente seguro ya que solo las personas autorizadas tienen acceso a la información y así se certifica la validez de su firma.
Ventajas de la firma digital de documentos
Trabajar con la firma electrónica traerá, por tanto, grandes ventajas a la empresa:
- Reduce los costes.
- Mejora de la productividad.
- Mejora en la comunicación.
- Acelera las transacciones.
- Genera nuevas oportunidades de negocio.
- Mejora la experiencia de cliente.
- Representa una ventaja diferenciadora.
- Cuida del medio ambiente.
Firma tus documentos con TramitApp
TramitApp es una plataforma para Recursos Humanos que trata de simplificar el día a día de este departamento. Además de incorporar diferentes funcionalidades, como el control horario o la gestión de nóminas, dispone de un servicio de firma electrónica.
Firmar documentos a través de TramitApp elimina las barreras físicas y mejora los procesos internos de la organización. Es, además, un sistema totalmente online y seguro.
Nuestra solución permite:
- Firmar documentos online sin complicaciones.
- Trabajar con equipos deslocalizados.
- Firmar documentos de forma masiva (como nóminas).
- Almacenar y organizar documentos en la nube.
- Firmar desde el móvil.
Es importante señalar que la firma electrónica de TramitApp ofrece todas las garantías de seguridad y validez legal ya que cumple con todos los requisitos establecidos por eIDAS para la firma de documentos online:
- Prueba de identidad.
- Integridad
- Sellado de tiempos.
- Firma responsable (conocer lo que se está firmando).
Además, somos una empresa certificada con la ISO 27001 que asegura la confidencialidad y la integridad de toda la información así como de los sistemas que la procesan.
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Sobre el autor
Periodista y copywriter freelance. Me gusta contar historias. Mi otra gran pasión es viajar.
