Entra en vigor la normativa que obliga a las empresas con más de 50 empleados a disponer de un canal de denuncias. La Ley 2/2023 publicada en el BOE es ya una realidad a la que deben adaptarse las empresas y que supondrá una extensión de la cultura del compliance en España. Para ello, las compañías deben implementar una herramienta que les asegure el cumplimiento de sus requisitos. En este artículo te contamos todo lo que debes saber sobre el canal de denuncias obligatorio.
¿Qué es un canal de denuncias obligatorio?
El canal de denuncias obligatorio, también conocido como Directiva Whistleblower o Whistleblowing, es una normativa que obliga a las empresas a contar con un mecanismo que puedan utilizar los trabajadores para informar sobre posibles irregularidades, incumplimientos éticos o violaciones de las políticas de la empresa.
El canal de denuncias viene contemplado por la Ley 2/2023, normativa reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. En definitiva, esta ley establece que las empresas con más de 50 trabajadores van a estar obligadas a implementar el canal ético o de denuncias para prevenir así situaciones de corrupción, fraude o cualquier otra actividad ilícita en la compañía.
Estos canales están diseñados para permitir que los informantes (trabajadores) presenten sus denuncias de forma anónima y protegerlos de posibles represalias. Para ello, es recomendable que estos canales estén gestionados por un tercero independiente de la empresa, como un software de denuncias o herramienta externa que garantice la confidencialidad y la imparcialidad del proceso de denuncia.
Plazos de implementación
Según establece la ley, existen dos plazos para la implementación de la normativa según el tamaño de la empresa:
- Las empresas con 250 trabajadores o más deberán contar obligatoriamente con un canal de denuncias en el plazo máximo de tres meses a partir de la entrada en vigor de esta ley, esto es, antes de junio de 2023.
- Las empresas entre 50 y 249 trabajadores deberán contar con el canal de denuncias antes del 1 de diciembre de 2023. El mismo plazo existente para las empresas con municipios de menos de 10.000 habitantes.
¿Quién debe tener obligatoriamente un canal de denuncias?
La normativa establece que, en el Sector Privado, deberán contar con esta canal:
- Las empresas con más de 50 trabajadores.
- Partidos políticos, sindicatos, patronales y las fundaciones, siempre que éstas últimas reciban o gestionen fondos públicos.
La normativa también afecta al Sector Público, y deberán contar con dicho canal:
- Las Administraciones Públicas.
- Los Organismos y Entidades Públicas.
- Las Autoridades Administrativas independientes y las Entidades Gestoras y Servicios Comunes de la Seguridad Social.
- Las Corporaciones de Derecho Público.
- Las Fundaciones del sector público.
- Las Universidades Públicas.
¿Quiénes pueden hacer uso de este canal?
La ley se aplica a los informantes que trabajen en el sector público o privado que hemos mencionado en el apartado anterior. Pudiendo hacer uso de este canal para presentar las denuncias:
- Personas trabajadoras del sector público o privado por cuenta ajena.
- Autónomos.
- Accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de una empresa, incluidos los miembros no ejecutivos.
- Cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y dirección de contratas, subcontratas y proveedores.
¿Cómo contar con un canal de denuncias para cumplir la normativa en tu empresa?
Para cumplir con la normativa es esencial que las denuncias presentadas sean de forma anónima y los datos sensibles estén protegidos. Por ello, para contar con el canal de denuncias se recurre al uso de herramientas externas.
Desde TramitApp hemos desarrollado un canal de denuncias internas que cumple con la normativa y es seguro tanto para la empresa como para sus empleados. Por un lado, todas las denuncias son anónimas y se verán protegidos los datos de los trabajadores. Mientras que, a su vez, aseguraremos que no se suplanta la identidad de un empleado. El canal de denuncias de TramitApp se convierte así en un sistema seguro conforme a las leyes de protección al informante de la Unión Europea y la GDPR. Además, nuestro canal de denuncias es fácil de configurar y de utilizar, para que no suponga un problema de gestión para los empleados ni para la compañía.
Beneficios de su implementación
Entre las ventajas de contar con estos buzones de denuncia encontramos:
- Mejorar la gestión de riesgos de la empresa.
- Mantener la compañía en regla con la normativa y evitar posibles problemas.
- Combatir la mala administración de la empresa.
- Detectar de manera anticipada posibles irregularidades o conductas contrarias con la ley y poder comunicar estas irregularidades.
- Realizar un régimen disciplinario y llevar a cabo la denuncia de irregularidades.
- Atenuar la responsabilidad penal de la compañía en el caso de cometerse un delito por parte de alguno de sus miembros.
¿Qué debes saber a la hora de implementar un canal de denuncias?
Además de cumplir la normativa, implementar canales internos de denuncia en una empresa es una práctica fundamental para fomentar una cultura de transparencia y ética en el lugar de trabajo. Te contamos qué claves debes tener en cuenta para implementar estos canales de manera efectiva:
- Establecer una política clara de denuncias: es importante que la empresa tenga una política de denuncias bien definida. Esta política debe establecer qué se considera una denuncia, cómo se deben presentar las denuncias y cómo se procesarán las denuncias.
- Comunicar la política de denuncias: la política de denuncias debe ser comunicada a todos los empleados de la empresa. Esto puede hacerse mediante reuniones informativas, correo electrónico, email certificado o cualquier otro medio que permita llegar a toda la plantilla.
- Asegurarse de que se procesen todas las denuncias: todas las denuncias deben ser procesadas y evaluadas de manera justa e imparcial.
- Capacitar a los empleados y líderes: los empleados y líderes de la empresa deben recibir capacitación en la política de denuncias y en cómo manejar las denuncias de manera efectiva. Esto ayudará a garantizar que las denuncias se procesen de manera adecuada.
- Evaluar el programa de denuncias: la empresa debe evaluar periódicamente su programa de denuncias para determinar si está funcionando de manera efectiva, si cumple con la ley y si se están procesando todas las denuncias.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
