También llamado en español “gestión de la fuerza laboral”, el WorkForce Management (WFM) es un término que va ganando su relevancia entre los profesionales de recursos humanos. Si tu empresa suele contar con problemas de organización y previsión, este concepto te será de gran ayuda. A continuación, te explicamos en qué consiste esta funcionalidad y qué factores debes tener en cuenta para aplicarlo de forma correcta en tu entidad.
¿Qué significa el término WorkForce Management?
El WFM es el conjunto de sistemas que se ocupa de las tareas que más recursos y tiempo quitan para las empresas. Aquellas labores del día a día que no aportan valor y que pueden ser automatizadas para mejorar la gestión del capital humano de nuestra empresa. Empleando un software de RRHH obtendremos una mejora en las gestiones y planificación que precisan las tareas del workforce management.
Así mismo, el Workforce Management consiste en gestionar la previsión del volumen de trabajo de la empresa y planificar así a la plantilla para poder cubrirlo. En otras palabras, se busca planificar la cantidad de personal que se necesita en un momento indicado, aportando las soluciones para gestionar la fuerza de trabajo de una empresa.
Este término cobra especial relevancia en las industrias de capital humano intensivo. Donde en este sector se necesita manejar turnos de trabajo dinámicos, obteniendo la mayor productividad posible de cada trabajador. El Covid-19 tuvo un impacto drástico en la gestión de la fuerza laboral, por ello es relevante que las organizaciones pongan en marcha una correcta planificación cuanto antes.
Variables que debemos considerar para el WFM
A la hora de establecer un WFM se observan distintas variables que influyen en la gestión del capital humano. Alguno de los aspectos son: la demanda de la empresa, su estacionalidad, normativas laborales referentes al sector o las necesidades de cada turno e internas de la empresa.
Tener en cuenta estas variables sin establecer ninguna metodología y haciéndolo “a ojo” de manera manual se convierte en una gran dificultad para la empresa. Implementando procesos de WorfForce Management se agiliza el trabajo mostrando escenarios más precisos que permiten preveer y actuar
Cómo se lleva a cabo un workforce management
Si contamos con un sistema de workforce management lo primero que realiza es una previsión teniendo en cuenta los datos de volumen de trabajo. Estos datos consisten en un histórico que alberga hasta un año antes en la actividad empresarial. Esto se debe a la importancia de conocer lo que sucedió hace un año para poder anticiparse y ajustar bien la cantidad de empleados que harán falta en ese momento.
Tras ello, llega el momento de organizar la cantidad de personal que vamos a precisar durante ese periodo. El sistema de WFM calcula la cantidad de empleados necesarios para cumplir correctamente con las funciones habituales en el periodo de mayor o menor actividad.
Cabe destacar la importancia de tener en cuenta las ausencias de los trabajadores a la hora de planificar, esto es, el porcentaje de ausentismo de empleados, conocido como shrinkage. Si tenemos un sistema de control horario podremos llevar un registro objetivo de las horas de trabajo y ausencias de cada empleado, con lo que obtener datos más ajustados a la realidad. Lo que nos ayudará enormemente a reducir los imprevistos de ausencias y conseguir una mejor planificación.
Qué beneficios aporta gestionar la fuerza laboral
La ventaja principal que aporta contar con un WFM es poder prever con mayor precisión los distintos escenarios por los que pasa tu empresa y así actuar con antelación. La evaluación de los distintos escenarios permite realizar planes de contingencia con los que la entidad pueda reaccionar rápidamente ante distintas situaciones más o menos atípicas. Pero no todo queda en la previsión. Hemos dividido el resto de ventajas que puede ofrecernos contar con un WFM.
Mayor control de la asistencia de empleados
Poder obtener datos sobre el absentismo laboral o ausencias de nuestra plantilla es posible. Mediante una herramienta de control horario se facilitará esta labor mientras cumplimos con la normativa del registro de la jornada laboral.
También podemos llevar un control de las tareas realizadas durante la jornada. Donde el empleado, a la vez que ficha sus horas de trabaja, puede marcar en la plataforma qué tareas finalizó a lo largo de dichas horas.
Esta herramienta permite la autogestión de los empleados, ya que son ellos mismos quienes registran en el sistema el comienzo y fin de jornada. Las personas responsables solo deben supervisar los propios datos que genera la plataforma como la falta del fichaje, ausencias u horas trabajadas de más.
Menores costes para la empresa
Ya es conocido por la mayoría el ahorro de costes y el resto de beneficios que supone la digitalización de las empresas. Este sistema de Workforce management no se queda atrás, ya que contribuye significativamente a reducir los costes dedicados a la gestión y los procesos de la empresa.
Y bien, ¿cómo logra reducir costes? Mediante la automatización de algunos procesos y la asignación de recursos de la mano de la digitalización. En esta simplificación entran aspectos como la evaluación del rendimiento laboral, el citado control de horas de trabajo o muchas de las gestiones que guardan relación con el capital humano que compone la compañía.
Los responsables destinan así menos tiempo de su jornada a tareas mecánicas. Dicho tiempo pueden aprovecharlo en llevar a cabo otras funciones que aporten mayor valor a la empresa como tareas más estratégicas.
Aumento del compromiso de los empleados
Los empleados son los primeros en agradecer las mejoras del día a día que aporta contar con un WFM. Poder realizar las gestiones con la empresa desde un mismo lugar facilita la tarea y evita dudas y malentendidos con la compañía.
Todo ello deriva en una mayor implicación de los trabajadores con la empresa, donde ven que todo está bien gestionado y bajo control. A su vez, esto repercute en poder alinear mejor los objetivos de la compañía con la plantilla, lo que beneficia a la cohesión de los equipos y la motivación de los empleados.
Menor frustración en el equipo
Muy relacionado con el punto anterior, realizar una correcta gestión del capital humano aporta mayor tranquilidad para toda la empresa y menores niveles de estrés.
Poder disfrutar de un mejor ambiente de trabajo es posible eliminando todas aquellas situaciones del día a día que por una mala gestión afectaban al equipo. Para ello el WFM ofrece herramientas con las que podemos medir el clima laboral, entre ellas, utilizando encuestas de satisfacción
En definitiva, el Workforce Management es primordial para un buen desempeño del trabajo. Permitiendo un mejor uso de los recursos de la entidad, por lo que se reduce costes y aumenta la eficiencia de los empleados.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
