Los gastos de locomoción son un concepto que se incluye en la nómina del trabajador cuando la empresa debe indemnizarle por los gastos de desplazamiento derivados de la realización de su labor.
Estos gastos están exentos de cotización al entenderse que es una indemnización que la empresa ofrece al trabajador por unos gastos extraordinarios producidos a consecuencia de la prestación de su trabajo, por lo que hay que tener cuidado a la hora de incluir este concepto en la nómina.
No todos los desplazamientos son imputables a este concepto. En realidad, solo incluye los gastos por desplazamientos fuera de su lugar habitual del trabajo. No incluyen los gastos por desplazamiento desde su domicilio hasta su centro de trabajo.
Para poder ser incluidos en la nómina, los gastos de locomoción tienen que justificarse presentando facturas o cualquier documento equivalente que acredite que el trabajador efectivamente ha realizado dicho desplazamiento.
La cuantía de los gastos de locomoción está marcada por la ley. En concreto, se señalan dos supuestos:
Para los gastos de desplazamiento en transporte público, el importe será el 100% de la cantidad que el trabajador pueda justificar mediante ticket, factura o similar.
Por ejemplo, si un empleado debe tomar el metro para asistir a una reunión en otro punto de la ciudad, los gastos de locomoción consistirán en el importe del billete de ida desde la oficina hasta el lugar donde se celebre la reunión más el importe del billete de vuelta desde ese mismo lugar hasta la oficina. Deberá guardar los dos tickets para poder justificar el gasto posteriormente.
Para los gastos de desplazamiento en medios diferentes del transporte público, la cantidad es de 0,19 € por kilómetro recorrido, los gastos por peajes y los gastos de estacionamiento. Hay que tener en cuenta que el trabajador debe justificar el kilometraje recorrido para la prestación del trabajo.
Por ejemplo, si un trabajador tiene que viajar desde Madrid hasta Alicante para asistir a una reunión y debe recorrer 420 Km de ida y 420 km de vuelta, tomando 2 veces un peaje y aparcando el coche en un parking céntrico, los gastos de locomoción derivados de este trayecto serán 840 km multiplicado por 0,19 €, más dos veces un peaje de 10 € más otros 15 € de parking. Un total de 194,6 €. Deberá guardar documentación que justifique su trayecto, así como tickets del pago de los peajes y del pago del parking.
Toda esta documentación debe almacenarse para poder justificar los gastos de locomoción ante una posible inspección, y debe quedar fielmente reflejado en las nóminas de cada trabajador cada mes.
Este ejercicio puede resultar tedioso y complicado. Es fácil cometer errores y tener que rectificar los gastos de locomoción. Este es el motivo principal que nos llevó a desarrollar un gestor de gastos de representación y dietas que se integra con el sistema de gestión de nóminas del empleado.
Es muy importante mantener también un proceso de validación bien trazado para evitar las frecuentes discusiones entre trabajador y empresa debidos a las diferencias de criterio en la retribución percibida.
Para más información, recomendamos leer el artículo 23 del Reglamento general sobre cotización y liquidación de otros derechos de la Seguridad Social, aprobado por el Real Decreto 2064/1995, de 22 de diciembre, y al Art. 147 R.D.L. 8/2015 de la Ley General de la Seguridad Social.
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