En toda empresa puede existir distintas dificultades a la hora de gestionar sus procesos. Donde más problemas suele haber es en la gestión de los turnos de trabajo. Y no hablamos solo de grandes empresas también en pequeñas y medianas empresas necesitan también disponer de los recursos necesarios para planificar los turnos de trabajo sin errores.
La tecnología se ha convertido en el mejor aliado para ello. Poniendo cifras, el uso de la tecnología en la planificación de turnos rotativos disminuye un 50% los tiempos de planificación. Por no hablar de las empresas que cuentan con turnos rotativos complejos donde debemos tener en cuenta multitud de factores. Pero como con todo en la vida, dependerá del tipo de tecnología que utilicemos. No es lo mismo utilizar hojas de Excel que tecnologías aplicadas a la gestión de turnos. Te contamos más acerca de cómo la tecnología puede ayudar a la planificación de turnos rotativos.
Las principales dificultades en la gestión de turnos
Gestionar los turnos de trabajo va mucho más allá de asignar turnos a los empleados. Entre otras cosas, debemos tener en cuenta que se cumplen con las normativas legales como respetar las jornadas de descanso y cumplir con el Estatuto de los Trabajadores o los distintos convenios colectivos.
Además del tiempo que supone gestionar estos turnos de trabajo rotativos, debemos tener en cuenta los imprevistos y contratiempos del día a día. Por lo que a esta planificación inicial habrá que sumarle varias horas semanales a modificar el cuadrante y comprobar que todo vuelva a cuadrar.
Si nuestra empresa cuenta con turnos de trabajo rotativos complejos, de poco nos servirá hacer uso de herramientas como las calculadoras de turnos rotativos, ya que deberemos tener en cuenta distintas cuestiones. Como vemos, gestionar estos turnos rotativos es una tarea que se lleva buena parte de la jornada laboral de los responsables. Ante este problema y la complejidad que supone tener en cuenta todas las variantes, la tecnología ha abierto las puertas a nuevas formas de realizar estas gestiones y mejorar la coordinación.
Tecnología aplicada a la gestión de turnos y mucho más
No todo vale en términos de tecnología. Si buscamos una solución que nos ayude con la planificación de turnos es importante fijarnos en que esta tenga en cuenta las necesidades de cada sector y los tipos de turnos que existen en la empresa. Además de otras cuestiones básicas relacionadas con los turnos de trabajo como es el intercambio de turnos entre compañeros y, muy importante, cómo va a ser el acceso para visualizar estos cuadrantes y turnos de trabajo.
Si con ello estás pensando en plantillas de Excel que resuelvan la organización de las jornadas, no van por ahí los tiros. Hablamos de soluciones tecnológicas que tengan en cuenta los roles de cada empleado, la duración de su jornada y cuántos empleados necesitaremos por cada turno.
Beneficios al utilizar tecnologías en la planificación de turnos
Además de buscar facilitar la labor de la persona encargada de planificar los turnos, también debemos pensar en nuestros empleados. ¿Estamos cumpliendo con la normativa? Como establece el artículo 34.6 del Estatuto de los Trabajadores, el cuadrante de trabajo debe estar en un lugar visible para toda la empresa. Aquí entran los problemas si nuestros empleados teletrabajan o si no pueden ver las últimas modificaciones del cuadrante.
Es mucho más sencillo utilizar tecnologías que nos permitan digitalizar la gestión de turnos y, con ello, el cuadrante. Así los trabajadores podrán consultar sus turnos de trabajo rotativos en el móvil, en cualquier momento y desde cualquier lugar. No tener que acudir a la oficina cada vez que quieran ver sus próximos turnos les ahorrará tiempo a ellos y a los departamentos de recursos humanos. Evitando preguntas repetitivas y desinformaciones por cambios de última hora.
Aquí también entra los niveles de estrés que genera una falta de coordinación y previsión de la plantilla. Reduciendo los tiempos en la planificación de horarios y facilitando su acceso y visualización mejoraremos también el bienestar de toda la empresa.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
