La implementación de un canal de denuncias efectivo y conforme a la legislación vigente es esencial para las organizaciones que buscan promover la transparencia y la integridad en sus operaciones. 

En España, la Ley 2/2023, de 20 de febrero, regula la protección de las personas que informan sobre infracciones normativas y lucha contra la corrupción, estableciendo los requisitos que deben cumplir estos canales. A continuación, detallamos los elementos fundamentales que debe tener un canal de denuncias para cumplir con la ley.

Confidencialidad y Anonimato

El canal de denuncias debe garantizar la confidencialidad de la identidad del informante, así como de cualquier tercero mencionado en la denuncia. Además, debe ofrecer la opción de realizar denuncias anónimas, protegiendo así al denunciante de posibles represalias. Solo el personal autorizado debe tener acceso a la información proporcionada.

Medios de Comunicación

Es obligatorio que el canal permita la presentación de denuncias tanto por escrito como de forma verbal. Para las denuncias verbales, se debe habilitar una línea telefónica o un sistema de mensajería de voz. Si el denunciante lo solicita, también se debe ofrecer la posibilidad de una reunión presencial en un plazo máximo de siete días desde la solicitud.

Protocolo de Uso

La organización debe establecer un protocolo claro que detalle el procedimiento para presentar una denuncia, incluyendo:

• Los canales disponibles para hacerlo.
• Los pasos a seguir durante el proceso.
• Los derechos y garantías del denunciante.

Este protocolo debe ser accesible y comprensible para todos los miembros de la organización.

Procedimiento de Tramitación e Investigación

Una vez recibida una denuncia, la organización debe seguir un procedimiento establecido que incluya:

• La designación de un responsable imparcial para la investigación.
• La evaluación de la veracidad y gravedad de los hechos denunciados.
• La adopción de medidas correctivas si es necesario.

Es fundamental que este procedimiento sea ágil y eficiente, garantizando una respuesta oportuna.

Régimen Sancionador

La organización debe contar con un régimen sancionador que establezca las consecuencias para aquellos que:

• Cometan infracciones.
• Presenten denuncias falsas de manera intencionada.
• Tomen represalias contra los denunciantes.

Este régimen debe ser conocido por todos los miembros de la organización y aplicarse de manera justa y consistente.

Formación del Personal Encargado

El personal responsable de gestionar el canal de denuncias debe recibir formación específica que les permita:

• Tratar las denuncias de manera confidencial y profesional.
• Realizar investigaciones imparciales y efectivas.
• Conocer las normativas aplicables y los derechos de los denunciantes.

Información y Formación a la Plantilla

Todos los empleados deben ser informados sobre la existencia del canal de denuncias y recibir formación sobre:

• Cómo utilizarlo correctamente.
• Sus derechos y obligaciones en relación con el mismo.
• La importancia de reportar conductas indebidas.

Esta formación debe ser periódica y adaptarse a las necesidades de la organización.

Registro y Acuse de Recibo

Al recibir una denuncia, se debe:

• Emitir un acuse de recibo al denunciante en un plazo no superior a siete días.
• Llevar un registro de todas las denuncias recibidas, incluyendo detalles como la fecha de recepción, el contenido y el estado de la investigación.

Este registro debe mantenerse de manera segura y cumplir con las normativas de protección de datos.

Procedimiento para la Supresión de Datos Personales

La organización debe establecer un procedimiento para la eliminación de datos personales relacionados con las denuncias, asegurando que:

• Los datos se conserven solo durante el tiempo necesario para la investigación.
• Se respeten los derechos de protección de datos de todas las partes involucradas.
• Se eliminen de manera segura una vez finalizada la investigación y cumplidos los plazos legales de conservación.

Revisión Periódica

Es esencial que el canal de denuncias y sus procedimientos asociados sean revisados periódicamente para:

• Evaluar su eficacia.
• Identificar áreas de mejora.
• Asegurar el cumplimiento continuo con las normativas vigentes.

Estas revisiones deben documentarse y, si es necesario, implementarse cambios para mejorar el sistema.

Implementar un canal de denuncias que cumpla con los requisitos legales no solo ayuda a las organizaciones a evitar sanciones, sino que también promueve una cultura de transparencia y ética. 

Al garantizar la confidencialidad, ofrecer múltiples medios de comunicación, establecer procedimientos claros y formar adecuadamente al personal, las organizaciones pueden crear un entorno en el que los empleados se sientan seguros al reportar conductas indebidas, contribuyendo así al bienestar y éxito a largo plazo de la entidad.