En 2019 entró en vigor el registro de jornada de trabajo como medida de control horario de las horas extras no remuneradas y para frenar el fraude y el ausentismo laboral. Lo que no esperábamos entonces es que muchos empleados tendríamos que habituarnos a registrar nuestra jornada desde casa a consecuencia del teletrabajo o de los modelos de trabajo híbrido.
Hoy en día es frecuente que los trabajadores olviden fichar y cumplir así el control horario, más aún realizando home office, habituados a estar siempre en la oficina. Es por ello que desde TramitApp hemos querido solventar esta problemática e implementar la función de recibir una notificación en el móvil cuando nos hayamos olvidado de fichar. Así la plataforma te avisará al haber pasado la hora habitual establecida en la jornada.
Vamos a explicar un ejemplo de proceso al que ha tenido que enfrentarse una empresa mediante el caso de Javier; un trabajador ficticio que nos ayudará a entender el porqué de las mejoras de registro horario y cómo estas nos pueden ayudar.
Desde 2019 con la obligatoriedad de registrar la jornada
Desde mayo del año 2019, todos los trabajadores tienen que realizar un control horario obligatorio de su jornada laboral. En el caso de Javier, en la oficina de su empresa establecieron una plantilla de control horario de trabajadores ubicada justo en la salida para firmar la asistencia. Ya fuera por donde estaba colocada o por ver a otros compañeros fichar al llegar a la oficina y antes de irse a casa, Javier solía recordar fácilmente establecer su control horario.
Su empresa con el paso del tiempo detecta que el sistema de control escrito a mano no es la mejor solución de fichaje. Además de los errores humanos que implica, tiene que haber un responsable de introducir y mantener actualizados los datos varias veces en el día y guardar estos documentos durante cuatro años como dictamina la ley. Los turnos flexibles y los imprevistos de cada trabajador son otro quebradero de cabeza. De esta forma los datos de la plantilla se vuelven poco fiables para los registros laborales e informes y para superar las posibles inspecciones de trabajo.
Registro de jornada en remoto
La empresa de nuestro protagonista Javier quiso apostar por otras formas de registro. En ese momento vieron cómo les beneficiaba una app de control horario frente a otros sistemas, en este caso optaron por TramitApp. De esta forma, establecieron el fichaje por kiosko. Así, tenían las ventajas de un sistema tecnológico dentro de su misma oficina, por lo que se habituaron fácilmente y no olvidaban su registro.
Con la llegada del confinamiento la entidad envió a su plantilla a trabajar en remoto. Por lo tanto, ya no era posible realizar el control horario desde la oficina. Pero gracias a que digitalizaron el registro horario, el kiosko no era la única opción y los empleados pudieron efectuar los fichajes desde sus propios dispositivos (tanto por móvil como ordenador).
Tras la pandemia, los trabajadores volvieron a la oficina, aunque el modelo de teletrabajo llegó para quedarse y muchos decidieron continuar desde sus hogares o alternarlo con la oficina. Al adaptarse la app de control de presencia a las distintas modalidades, todos los empleados pueden seguir utilizando estén donde estén. El problema ya no son las diversas formas de registro, sino que es más fácil que los colaboradores que están desde casa se olviden de fichar, que aquellos compañeros que fichan por kiosko ubicado en la oficina.
¿Cómo hacer para no olvidarte de fichar?
Con esta pregunta es donde TramitApp ha visto la necesidad de una actualización que ayudase a todos los empleados recordar establecer su control horario, bien estén operando en remoto o desde la oficina.
De esta manera, llega la novedad en el registro de jornada en TramitApp: el trabajador recibe una notificación en su móvil cuando haya olvidado fichar. Tanto por no haber indicado el inicio o el fin de la jornada laboral, teniendo en cuenta los horarios habituales del empleado, este recibirá un aviso en su dispositivo que se mostrará de la siguiente forma:
- Aviso al comienzo de la jornada. Si ya ha pasado la hora del inicio de trabajo, al empleado le llegará este mensaje:
- Aviso al final de la jornada. Si por el contrario, el colaborador ha realizado las horas que tiene estipuladas, le aparecerá el siguiente recordatorio:
Gracias a esta actualización se reduce el trabajo administrativo para quienes supervisan los horarios en las empresas y los empleados se muestran más tranquilos de no olvidarse de cumplir con la normativa de fichaje.
Evitar posibles problemas en las inspecciones de trabajo
Esta actualización nos ayudará a contar con un registro de jornada real de nuestros empleados. De nada sirve que los trabajadores registren su inicio de trabajo pasado una hora cuando se acuerden. Ante una inspección de trabajo nos pedirán los registros oportunos y si ven incongruencias podríamos enfrentarnos a multas que, en su grado mínimo puede suponer una sanción de 626, y de 6.250€ en su grado máximo.
Además de las notificaciones, la posibilidad de poder fichar desde el propio teléfono móvil o desde el ordenador facilita al trabajador su obligación de registrar su jornada. Así podemos olvidarnos de las largas esperas entorno a una hoja de firmas o kiosko situado en la entrada de la oficina. Además, posibilitaremos que aquellos empleados que teletrabajan o solo acuden a la oficina determinados días puedan utilizar la misma herramienta de fichaje. Se pueden emplear los 3 métodos de fichaje (móvil, web y kiosko) indistintamente, TramitApp recopila los datos y los muestra en el cuadrante, elaborando un saldo de horas en base a las horas planificadas de cada empleado.
Al fin y al cabo, si queremos que el control horario registre el tiempo de trabajo efectivo también deberemos fichar las pausas y descansos de los empleados. Por lo tanto, al final del día son al menos cuatro fichajes los que deben realizarse (inicio de la jornada, inicio del descanso, fin del descanso y fin de la jornada laboral). Imagina todo el tiempo que ahorramos al permitir que los trabajadores fichen en un solo click desde su dispositivo en vez de tener que esperar en una cola a que cada empleado espere pacientemente su turno para fichar.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
