Uno de los temas principales que debe realizar el departamento de Recursos Humanos es la gestión del personal de la empresa mediante los turnos de trabajo. Organizar correctamente el cuadrante semanal es prioritario para las empresas y sus trabajadores, pero no siempre es sencillo. Las empresas pueden presentar características y casuísticas muy específicas en cuanto a sus turnos rotativos. Si este es el caso de tu compañía, continúa leyendo. En este artículo explicaremos qué consejos aplicar a la hora de realizar el cuadrante de trabajo semanal.
En qué consiste el cuadrante semanal de trabajo
Los cuadrantes recogen toda la información acerca de los turnos de trabajo de la plantilla. Así mismo, el cuadrante semanal hace alusión a los 7 días de la semana divididos en los diferentes turnos de los empleados de nuestra compañía. Este cuadrante se utiliza como una herramienta fundamental en la planificación, gestión y organización de nuestros equipos.
Este cuadrante semanal que muestra los turnos de los empleados en cada día de la semana permite planificar con antelación sus horarios de trabajo, así como sus días de descanso o de vacaciones. Los horarios se plasman en una tabla que contiene una leyenda explicativa. De esta forma, los horarios de mañana suelen estar marcados con una “M”, mientras que los de tarde se muestran con una T, o N en caso de los nocturnos.
Problemas en la gestión de turnos
En pocas palabras, la realización del cuadrante laboral es una de las tareas más tediosas para los responsables de recursos humanos. Requiere planificar e imputar los turnos sin poder permitirse fallos en su elaboración y teniendo en cuenta las particularidades de cada trabajador. No es lo mismo un empleado que trabaje a jornada completa, que uno a media jornada con un horario distinto.
Antes de realizar el cuadrante semanal debemos conocer cuáles son los turnos de nuestra empresa, sus características y las incompatibilidades de nuestra plantilla. Ya que en la planificación semanal hay que tener en cuenta además de los turnos de trabajo cuáles son los descansos de los empleados, sus vacaciones y la gestión de posibles contratiempos.
No todo queda aquí, los requisitos legales deben ser considerados en todo momento al realizar el cuadrante semanal y el de las siguientes semanas. El responsable debe considerar la duración de la jornada laboral, el periodo de descanso entre turnos o el número de noches consecutivas.
Además, la gestión de los turnos de trabajo no solo se basa en la planificación, también debemos pensar en la distribución del cuadrante y la comunicación con los empleados. Por mucho que el cuadrante semanal esté bien realizado, de nada sirve si los trabajadores no pueden acceder a él cuando lo necesiten.
¿Utilizar Excel para realizar el cuadrante semanal?
Muchas empresas a la hora de buscar una herramienta para la planificación de turnos de la semana optan por el Excel pensando que es suficiente para gestionar sus plantillas. Pero es cierto eso de que lo barato (o gratuito) a veces sale caro. Y es que no podemos infravalorar la gestión de los turnos de trabajo.
Las hojas de cálculo que podemos realizar o encontrar en la web no garantizan los requisitos en la gestión de turnos que exige la ley, tampoco tiene en cuenta las necesidades específicas de cada empresa ni la de sus trabajadores. Lo que puede parecer una ayuda para organizar a la plantilla, puede convertirse en un problema mayor al que tengamos que dedicarle largas horas de trabajo. Y ni hablar de cuando se produzca algún cambio o imprevisto en el cuadrante.
Por qué emplear una herramienta de planificación de turnos
Gestionar los turnos de trabajo y realizar la planificación semanal de toda la plantilla supone largas horas de trabajo frente al ordenador. La normativa de turnos además nos hace ser conscientes sobre la importancia de tomarse en serio la realización de cuadrantes. El encargado de realizarlo sabe que no puede cometer errores y que, ante cualquier contratiempo como un empleado de baja, debe volver a dedicarle otras tantas horas a rehacer el cuadrante.
Las empresas comienzan a digitalizar sus herramientas de planificación para obtener cuadrantes de turnos inteligentes. De esta forma planifican los turnos sin errores y modifican ágilmente, sin que suponga emplear largas horas de la jornada de sus respons
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
