La transformación digital y la lucha contra el fraude fiscal en España han impulsado la creación de Verifactu, un sistema de facturación electrónica obligatoria desarrollado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).
Este sistema busca hacer que las facturas emitidas por empresas y autónomos sean completamente transparentes, inalterables y fácilmente auditables.
A continuación, exploraremos qué es el sistema Verifactu, sus implicaciones legales, los plazos de implementación, los requisitos que deben cumplir los programas de facturación y cómo afectará a empresas y autónomos en España.
¿Qué es el sistema Verifactu de facturación electrónica?
Verifactu es un sistema de emisión de facturas electrónicas verificables diseñado para asegurar que todas las transacciones comerciales registradas por empresas y profesionales cumplan con estándares de autenticidad, integridad y trazabilidad.
La finalidad de Verifactu es combatir el fraude fiscal y promover la transparencia, facilitando un control más efectivo por parte de la Agencia Tributaria.
El sistema Verifactu se apoya en la emisión de facturas electrónicas que incluyen características de seguridad como huellas digitales, códigos QR y trazabilidad en tiempo real.
A través de este sistema, la AEAT puede verificar cada factura y prevenir cualquier alteración o manipulación en los documentos.
Contexto Legal de Verifactu: Ley Crea y Crece y Ley Antifraude
Verifactu forma parte de un marco de reformas legales recientes orientadas a modernizar la facturación y fortalecer el control fiscal en España.
Dos leyes fundamentales en este contexto son la Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude.
Verifactu en el Contexto de la Ley Crea y Crece
La Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) promueve la creación de empresas y fomenta su digitalización. Esta ley establece la obligatoriedad de adoptar sistemas de facturación electrónica en operaciones entre empresas, lo cual facilita la transparencia y reduce la carga administrativa.
Verifactu es, en esencia, la respuesta operativa y técnica a esta ley, ayudando a que los procesos de facturación sean más seguros y eficientes.
Verifactu y la Ley Antifraude
La Ley Antifraude (Ley 11/2021) introduce nuevas medidas de control para prevenir la evasión fiscal, prohibiendo el uso de sistemas de facturación que permitan la manipulación o eliminación de registros.
Verifactu cumple un papel crucial en esta normativa al asegurar que cada factura emitida sea inalterable, controlada y verificada en tiempo real por la AEAT.
Con Verifactu, la Agencia Tributaria puede tener un control más riguroso sobre los ingresos y gastos de las empresas, limitando las oportunidades de evasión fiscal.
En resumen, Verifactu contribuye a los objetivos de ambas leyes: la Ley Crea y Crece impulsa la digitalización, mientras que la Ley Antifraude establece un marco para combatir el fraude fiscal, promoviendo un entorno empresarial más transparente.
Requisitos para los Softwares de Facturación según el Reglamento Verifactu
Para adaptarse a Verifactu, los softwares de facturación deben cumplir con una serie de requisitos técnicos y de seguridad que aseguren la autenticidad y trazabilidad de cada factura emitida. A continuación, se detallan los requisitos específicos:
- Integridad y conservación de registros: Los sistemas de facturación deben impedir cualquier alteración o eliminación de facturas sin dejar rastro, manteniendo un historial completo de cada documento emitido.
- Generación de huella digital o hash: Cada factura debe tener una huella digital única que certifique su inalterabilidad. Esta huella actúa como una «firma digital» que garantiza que el documento no ha sido manipulado desde su creación.
- Incorporación de un código QR: Las facturas deben incluir un código QR que permita verificar su autenticidad y conformidad con la normativa al ser escaneado.
- Frase de integridad obligatoria: Las facturas deben contener una frase específica que garantice que se han emitido conforme a los requisitos de Verifactu, asegurando su integridad.
- Registro de emisión detallado: El software debe almacenar de forma automática la fecha y hora de emisión de cada factura, facilitando su trazabilidad y auditoría en caso de inspección.
- Inalterabilidad de los registros: Una vez emitidos, los registros de facturación no pueden modificarse sin dejar evidencia de dicha alteración. Esto asegura que el proceso de facturación sea totalmente transparente.
- Envío automático de registros a la AEAT: Los softwares deben ser capaces de enviar los registros a la AEAT en tiempo real, permitiendo a la Agencia Tributaria un control inmediato de las transacciones.
- Certificación de conformidad: Los desarrolladores de software de facturación deben obtener una certificación de conformidad por parte de la AEAT, asegurando que sus productos cumplen con todos los requisitos técnicos y funcionales de Verifactu.
Plazos de Implementación de Verifactu: Adaptación según Tipo de Empresa
La implementación de Verifactu varía según el tamaño y la naturaleza de la empresa. A continuación, los plazos específicos para cumplir con la normativa:
- Empresas grandes y medianas: A partir del 1 de julio de 2025, todas las empresas con una facturación anual superior a 8 millones de euros estarán obligadas a utilizar el sistema Verifactu.
- Pequeñas empresas y autónomos: Estas empresas cuentan con un plazo adicional y deben cumplir con Verifactu antes del 29 de diciembre de 2025. Este tiempo extra les permite adaptarse a la normativa sin una carga económica significativa.
- Nuevas empresas: Cualquier empresa constituida después de estas fechas deberá adoptar Verifactu desde su creación, sin excepciones. Desde el inicio deben contar con un sistema de facturación que cumpla con los requisitos.
- Desarrolladores de software: Los comercializadores de software de facturación tienen hasta el 29 de julio de 2025 para obtener la certificación de sus productos con la AEAT. Para finales de ese año, todos los softwares de facturación en el mercado español deberán estar completamente adaptados a la normativa.
Periodo de Adaptación
Para facilitar el cambio, el reglamento permite un periodo de adaptación. Durante este tiempo, las empresas pueden operar con sus sistemas antiguos y probar Verifactu en paralelo, minimizando el impacto financiero y operativo del cambio.
Diferencias entre el Sistema Verifactu y el Reglamento Verifactu
Aunque están relacionados, el Sistema Verifactu y el Reglamento Verifactu tienen funciones complementarias:
- Sistema Verifactu: Es el conjunto de protocolos técnicos que permiten la creación, transmisión y verificación de facturas electrónicas. Incluye elementos de seguridad como huellas digitales y códigos QR para evitar el fraude fiscal.
- Reglamento Verifactu: Define los requisitos legales y técnicos que deben cumplir los sistemas de facturación, asegurando que los softwares utilizados por las empresas estén en conformidad con la normativa.
En resumen, mientras el sistema cubre la operativa de facturación, el reglamento detalla los estándares legales que deben seguir los softwares para ser conformes.
¿Cómo deben ser las facturas bajo el sistema Verifactu?
La normativa de Verifactu establece directrices claras para la creación y emisión de facturas que cumplan con los estándares de seguridad y transparencia requeridos. A continuación, se detallan los principales elementos que deben incluir las facturas:
- Huella digital o hash: Cada factura debe tener una huella digital única, una secuencia encriptada que garantiza la inalterabilidad del documento. Esto permite a la AEAT verificar que el documento no ha sido modificado desde su creación.
- Código QR: Las facturas deben incluir un código QR, que facilita la verificación rápida y permite a la AEAT y a los receptores de la factura comprobar la autenticidad y validez del documento. Este código, al ser escaneado, debería dirigir a una página donde se pueda validar el contenido de la factura.
- Frase de integridad: La normativa requiere la inclusión de una frase específica que acredite la integridad de la factura y confirme que se ha emitido bajo los estándares de Verifactu. Esta frase puede variar según el sector o el tipo de actividad económica.
- Registro de emisión: La factura debe contener un registro de la fecha y hora exactas en que fue emitida y archivada en el sistema de la empresa y de la AEAT. Esto añade un nivel de transparencia y facilita la trazabilidad.
- Firma electrónica (opcional): Aunque no es obligatorio para todas las facturas, algunos sistemas pueden incorporar una firma electrónica para añadir un nivel extra de seguridad y autenticidad.
¿Cómo afecta Verifactu a empresas y autónomos?
La implementación de Verifactu impactará de manera significativa en los procesos de facturación. Estos son algunos de los efectos más relevantes:
- Mayor control y transparencia: Las empresas deberán registrar todas sus transacciones de forma segura y transparente, evitando manipulaciones fraudulentas de las facturas.
- Inversión inicial en software: La adaptación a Verifactu puede implicar ciertos costos, ya que empresas y autónomos deberán actualizar o adquirir un software certificado por la AEAT.
- Reducción del riesgo de sanciones fiscales: Cumplir con Verifactu disminuye el riesgo de sanciones relacionadas con el fraude fiscal, ya que cada transacción queda registrada y verificada.
- Facilidad en auditorías fiscales: Con el registro en tiempo real de las facturas, las auditorías fiscales serán más ágiles y menos costosas para las empresas.
- Carga administrativa: Para las pequeñas empresas, la adaptación puede representar inicialmente un aumento en la carga administrativa. Sin embargo, el sistema también facilita la automatización, lo que reducirá la carga a largo plazo.
FAQ’s sobre Verifactu
- ¿Es obligatorio para todas las empresas y autónomos?
Sí, Verifactu será obligatorio para todos aquellos que emitan facturas electrónicas y no estén sujetos a sistemas alternativos como el SII o Ticket Bai. - ¿Qué sucede si no cumplo con Verifactu?
No cumplir con Verifactu puede conllevar sanciones de hasta 50.000€. La AEAT refuerza los controles para asegurar que las empresas implementen el sistema en los plazos establecidos. - ¿Mi software actual cumple con Verifactu?
Verifica con tu proveedor si tu software está certificado por la AEAT y cumple con los requisitos como la generación de huellas digitales y la inalterabilidad de los registros. - ¿Qué pasa si uso un software no adaptado?
La AEAT podría requerir modificaciones en los registros no conformes y sancionar a la empresa por no cumplir con la normativa. - ¿Cuándo debo comenzar a implementar Verifactu?
Las empresas y autónomos deben cumplir con Verifactu antes del 1 de julio de 2025, aunque es recomendable iniciar el proceso cuanto antes para evitar contratiempos. - ¿Es necesario capacitar al personal?
Aunque es un sistema automatizado, el personal encargado de la facturación debería conocer los requisitos para garantizar el correcto uso del software.
La implementación de Verifactu representa un paso esencial hacia la modernización y transparencia fiscal en España. Adapta tu sistema de facturación para cumplir con este nuevo estándar y asegurar el control, integridad y trazabilidad de tus transacciones.
