La firma digital es, en resumidas cuentas, la firma convencional pero en formato electrónico. Esta representación de la identidad de una persona constituye el consentimiento y aprobación de un documento. Vamos a partir de la base explicando detenidamente qué es la firma digital y sus características. Así resolveremos las principales dudas que puede plantearse las empresas de cara a su implantación.
Validez legal de la firma digital
La primera característica a tener en cuenta es que la firma electrónica tiene la misma validez legal que una firma en papel convencional. Gracias a esto podemos dejar a un lado el clásico papeleo de la oficina, ya que parece ante la necesidad de cubrir los trámites y comunicaciones de forma electrónica y con todas las garantías.
En TramitApp ofrecemos la firma digital que cuenta con dicha validez legal, constituyendo una prueba jurídica y quedando constancia de la fecha, hora, lugar y usuario que la realiza.
Firma desde cualquier lugar
El principal elemento diferenciador al ser digital es que te permite firmar desde cualquier sitio. Esto hace que no sea necesario que las personas implicadas en una firma estén en el mismo centro de trabajo o espacio físico. La herramienta evita desplazamientos y encuentros innecesarios. Muy conveniente en estos tiempos de teletrabajo y oficinas con medidas de prevención de contagios por Covid.
Es más segura que el papel
Al disponer de la firma electrónica en un sistema SaaS, esta queda almacenada en la nube, por lo que no existe riesgo de pérdidas de los trámites. Hablamos también de seguridad de entrada, ya que únicamente las personas autorizadas tienen acceso a los documentos. Con todo ello sostenemos que un documento electrónico es más seguro que uno en papel.
Gracias a TramitApp, la trazabilidad de las operaciones queda encriptada en blockchain y los documentos se almacenan en servidores seguros en Europa. A todo ello le sumamos el certificado de seguridad ISO 27001 con el que contamos. Así, tanto la firma digital como el resto de las funciones cuentan con la mayor protección.
Primeros pasos hacia la digitalización y los onboardings online
Llevar a cabo la transformación digital de las empresas se ha convertido en un proceso primordial en nuestra sociedad actual. Ha llegado un momento en el que el sistema tradicional se ha quedado obsoleto y no cubre las necesidades del día a día. Como que un acuerdo se posponga por no poder acudir presencialmente a la firma o que se haya perdido la copia de un contrato. Por todo ello, optar por la firma digital es una de las herramientas esenciales para hacer frente a los retos que plantea esta digitalización.
Una de las labores clave que permite la herramienta es agilizar los procesos de onboarding. La serie de trámites que se generan cuando un nuevo trabajador llega a la empresa pueden llevarse a cabo en remoto. De esta manera, realizar la firma de los documentos a distancia, aligera enormemente los procesos de onboarding. Siendo más que necesario en las contrataciones internacionales o cuando la empresa está teletrabajando.
Ventajas añadidas de la firma digital
La firma digital hace posible revisar quién ha firmado o no un documento. Este hecho se puede comprobar al enviar la documentación que hay que firmar desde la propia plataforma del software. Así, la entidad puede ver, por ejemplo, qué empleados faltan por firmar un compliance.
Otro de los rasgos a tener en cuenta es que ayuda a reducir el consumo de papel y por lo tanto la huella ecológica. Además de no tener que guardar documentación impresa, ya que la información queda almacenada digitalmente, disponible desde cualquier lugar. Esto es posible ya que en Tramitapp, la firma digital está conectada con el gestor documental.
Cómo aplicar la herramienta a mi empresa
El gestor de firma electrónica que ofrece nuestro software se adapta a las necesidades de tu empresa. Posee las características anteriores y sigue añadiendo funciones para mejorar la experiencia y sacarle mayor provecho. Con él puedes firmar los documentos desde tu móvil y desde la plataforma web.
Si quieres probar todas las ventajas que ofrece la solución de firma digital, solicita una demo con nosotros y te enseñaremos cómo funciona. Además, podrás disfrutar de la firma y de todas nuestras funcionalidades gratuitamente durante 15 días sin compromiso.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
