Los cuadrantes de trabajo son imprescindibles para el correcto funcionamiento de la empresa. No nos vale con cualquiera, si queremos un cuadrante de trabajo que realmente resulte de utilidad este debe permanecer siempre actualizado, ser accesible en cualquier momento y lugar y reflejar de forma clara la jornada de los empleados para que no dé lugar a errores.
¿Qué es un cuadrante de trabajo?
Un cuadrante de trabajo es la representación donde quedan establecidos los turnos de trabajo de cada uno de los empleados que componen la plantilla. Estos cuadrantes pueden ser semanales o bien mensuales o anuales. En este artículo nos centramos en los cuadrantes de trabajo mensuales. Estos son los más utilizados al ofrecer una vista más completa de las distintas semanas de trabajo.
La elaboración de los cuadrantes mensuales corre a cargo del departamento de RRHH. La persona o personas responsables deben lidiar con organizar todos los turnos de la empresa sin equivocaciones y cuadrando las horas de trabajo de la plantilla, lo que puede convertirse en un dolor de cabeza si no disponemos de las nociones y herramientas necesarias.
¿Utilizar una plantilla en Excel para realizar los cuadrantes mensuales?
El método más clásico para realizar estos cuadrantes de trabajo ha sido la plantilla de Excel. Descargar una plantilla en Internet y completarla con los datos de tu empresa puede parecer la opción más común y sencilla, ¿pero realmente qué aporta? Si la gestión de turnos de trabajo supone un problema para tu empresa, el primer paso será cambiar la forma en la que se realiza esta planificación y que luego se ve reflejada en el cuadrante. Otro de los problemas más frecuentes en las empresas es no poder consultar fácilmente el cuadrante de trabajo cuando el empleado lo necesita o que este no esté actualizado con los últimos cambios. Para todo ello, emplear una plantilla de Excel no resolverá nuestros problemas.
Las empresas están comenzando a decir adiós a estas herramientas ya que es considerado un método con el que es fácil cometer errores. No aporta mucho más allá que realizarlo con papel y boli. Con ello, están viéndose sustituidas por otras opciones más tecnológicas y automatizadas.
Otras soluciones para realizar los cuadrantes
Como hablábamos, si para nuestra empresa la elaboración de los cuadrantes implica problemas de gestión, deberemos explorar otras soluciones. Lo mismo ocurre si tenemos problemas con el acceso y la visibilización del cuadrante por parte de los empleados. De nada sirve invertir el tiempo y el esfuerzo en realizar el cuadrante perfecto cada mes, si luego existen dificultades para que los empleados puedan visualizarlo. O no puedan consultar las últimas modificaciones realizadas.
Para ofrecer solución a los problemas que más tiempo consumen en la gestión de los cuadrantes mensuales y facilitar el acceso a los empleados, las empresas han optado por otras soluciones. Una de las más completas las ofrece los softwares de recursos humanos, que convierten el cuadrante en un cuadrante inteligente.
¿Y por qué decimos que es un cuadrante inteligente? Porque además de tener en cuenta todos los factores de cada empleado (tipo de jornada, indisponibilidades, roles…), la herramienta es capaz de planificar los turnos de trabajo de un año entero en cuestión de clicks. No es una forma de hablar, es gracias a la inteligencia artificial que integra especialmente diseñada para la planificación de turnos.
Te animamos a probarlo durante 15 días gratis para ver cómo es posible dar solución a todos los temas relacionados con la gestión y planificación del personal en tu empresa. Los empleados también lo agradecerán pudiendo acceder al cuadrante donde y cuando quieran gracias a la digitalización de la herramienta y disminuirá el tiempo dedicado a esta labor para los responsables. Evitando así problemas mayores como ha sucedido en otras empresas que no ponían a disposición con la suficiente antelación los cuadrantes mensuales a sus empleados.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
