Uno de los métodos más conocidos para organizar los turnos rotativos de trabajo es utilizar plantillas de Excel. Esta herramienta tan socorrida trata de organizar los horarios de trabajo de toda la plantilla y plasmarlo gráficamente en un cuadrante. En este artículo te contamos qué debes tener en cuenta a la hora de realizar la plantilla de turnos de tu empresa y si verdaderamente estamos cumpliendo con la protección de datos.
¿En qué consiste una plantilla de turnos?
La plantilla de turnos de trabajo es una de las formas más usuales de organizar los horarios de los distintos empleados en una empresa. Esta plantilla suele estar en Excel y el responsable de turnos de la empresa se encarga de ir imputando a mano los turnos de los distintos empleados.
Siendo un método usado durante las últimas décadas, esta solución comienza a quedarse atrás dando paso a otras herramientas más sofisticadas de planificadores digitales inteligentes que se ayudan de la última tecnología para automatizar esta tarea, ahorrando tiempo y sin cometer errores.
¿Qué es la GDPR?
La GDPR, del inglés General Data Protection Regulation, es el Reglamento General de Protección de Datos (siglas RGPD en español). Una normativa creada por la Unión Europea que tiene como objetivo garantizar la protección y privacidad de los datos de cada usuario.
La nueva Ley de Protección de Datos que entró en vigor en mayo de 2018 establece multas para quien no cumpla con el reglamento. Por lo tanto, las empresas pueden ser sancionadas ante una inspección de trabajo si no cumplen con la GDPR con sus empleados.
La GDPR en las empresas
Los sistemas de gestión de los datos personales en las empresas se están quedando anticuados y la búsqueda del cumplimiento de la protección de datos está requiriendo un mayor compromiso por parte de las compañías. Debemos ser conscientes de que cada vez el volumen de datos sensibles que se manejan en las empresas es mayor, por lo que necesitamos controlarlo.
Estos cambios que se están produciendo en la gestión de datos de las empresas cambia la forma de trabajar con los datos personales de nuestra plantilla o candidatos que mandan su currículum, por ejemplo.
La plantilla de turnos de trabajo y la GDPR
Como hemos hablado, para gestionar los horarios de los empleados las empresas elaboran plantillas de turnos. Estas plantillas, elaboradas comúnmente en Excel, es habitual que figuren nombre y apellidos de cada trabajador e incluso otros datos sensibles como su DNI u otras identificaciones. Por lo tanto, en algo tan habitual como es la plantilla de turnos las empresas deben ser conscientes de que deben cumplir con la GDPR y del tratamiento que se hace de todos los datos que gestiona de sus trabajadores.
Por lo tanto, disponiendo del cuadrante de trabajo en una plantilla de Excel podríamos tener problemas con la GDPR con los datos sensibles del trabajador. Estos cuadrantes suelen entregarse al empleado en papel que fácilmente puede ser extraviado o exponerse en un tablón de anuncios donde cualquiera puede tener acceso a los datos.
Además, la compañía debe también facilitar al empleado poder conocer cuáles son los datos personales que tiene sobre él. Estos datos (dirección, teléfono, cuenta bancaria…) deben poder ser modificables por el trabajador de forma sencilla o cancelarlos si fuese necesario.
De esta forma, desde TramitApp ayudamos a las empresas a cumplir con la GDPR poniendo a disposición una herramienta que permite al trabajador acceder a toda su información almacenada en su propio perfil. Donde también puede acceder a su cuadrante desde una plataforma segura y con fácil acceso utilizando su propio móvil u ordenador. Te dejamos este artículo si quieres saber más sobre cómo nuestro software te puede ayudar a cumplir con la GDPR. También permite estar actualizados del resto de normativas en materia laboral y de RRHH, cumpliendo con tods las obligaciones impuestas y revisando los procedimientos internos de la compañía.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
