¿Es legal la firma electrónica? Esta es una de las principales preguntas que se hacen las personas y los responsables de RRHH cuando hablamos de digitalizar una firma. El paso del papel y boli a las herramientas digitales suele implicar cierta reticencia y multitud de dudas porque necesitamos asegurarnos de su veracidad y legalidad ante cualquier supuesto. En este artículo trataremos estas cuestiones, así como la legalidad del email certificado, que cuenta con unas características comunes a la firma electrónica. ¡Toma nota!
¿Es legal la firma electrónica?
La tecnología ha ido sustituyendo la manera tradicional en la que hacemos las cosas, como es el caso de las gestiones en una empresa. Firmar los documentos de forma electrónica además de ser más sencillo, ya que no requiere la presencialidad de los firmantes, es un método mucho más seguro que la firma tradicional tal y cómo la conocíamos hasta ahora.
Ante la pregunta de su legalidad, podemos responder de forma abreviada con un “sí”, y ahora te explicamos por qué. La firma electrónica es legal en la Unión Europea y en muchos otros países que así lo determinan. Por lo tanto, firmar un documento, como por ejemplo un contrato de trabajo, desde el propio móvil es un hecho completamente válido y legal.
¿Y el email certificado?
Un poco más de lo mismo. El email certificado también está reconocido en la Unión Europea como un instrumento con validez legal. Por lo tanto, si contamos con una herramienta de email certificado, su uso se considera válido y una prueba que poder utilizar incluso ante un juicio. Este email tendría la misma validez que el conocido burofax.
¿Qué normativa regula la legalidad de ambos?
El Reglamento nº 910/2014, conocido como eIDAS, entrado en vigor en toda Europa el 1 de julio de 2016, reconoce como válidos las firmas electrónicas y los emails certificados. Este reglamento, aplicable en España y toda la Unión Europea, regula el uso ambas, otorgándole plena validez legal. Aunque para ello deben cumplir con los requisitos de validez dispuestos por el Reglamento.
Esta normativa derogaba a la anterior, la Directiva 1999/93/CE que permitía a cada estado decidir sobre el reconocimiento de las firmas. De esta forma, con la entrada de elDAS (siglas en inglés de sistema europeo de reconocimiento de identidades electrónicas), se resolvieron las dudas de interpretación de la Directiva anterior. Así se acabó reconociendo las firmas electrónicas entre los diferentes países de la Unión Europea.
Por lo tanto, el reglamento europeo es quien establece el marco jurídico de las firmas electrónicas y de los emails certificados, así como el de los sellos electrónicos y marcas de tiempo, los documentos electrónicos y servicios de entrega electrónica y los servicios de certificación para la autenticación de sitios web.
Requisitos para su validez legal
El reglamento eIDAS, como hemos indicado, reconoce la validez tanto de la firma electrónica como del email certificado. Sin embargo, no todas las herramientas cumplen con los requisitos de validez dispuestos por el Reglamento. Estos requisitos podemos resumirlos en:
- Prueba de identidad. El sistema empleado para la firma o email certificado debe identificar unívocamente al firmante. De esta forma se reducen las posibilidades de que se lleve a cabo una suplantación de identidad.
- Integridad del documento. La herramienta debe asegurar que, tanto la firma o el email, no pueden ser alterados una vez firmado o enviado.
- Sellado de tiempos. Es el mecanismo que demuestra que el documento fue firmado en la fecha y hora indicada y no ha sido alterado.
- Conformidad de las dos partes. El sistema debe indicar que, tanto remite como remitente, conocen el contenido del documento y saben lo que están firmando, en el caso de la firma electrónica.
En definitiva, necesitamos utilizar una herramienta o solución que se rija por los requisitos del reglamento eIDAS. Solo de esta manera podremos asegurar su validez legal. Si estás pensando en ponerlo en marcha en tu empresa, contar con una herramienta de firma electrónica avanzada puede ser el mejor de los aliados, ya que va un paso más allá que hacer un garabato en la pantalla. Cumple con todos los requisitos de la normativa, con lo que podremos disfrutar de todos los beneficios de poder firmar de manera digital. Y, por supuesto, asegurándonos de que tiene la misma validez que una firma convencional.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
