Desde la entrega en vigor de la normativa de control de jornada en 2019 muchos usuarios nos han preguntado por una plantilla de control horario de trabajadores.
Aunque consideramos que una plantilla no es la mejor forma de registrar la jornada laboral, hemos preparado una plantilla en PDF que puedes descargar aquí y que te permitirá cumplir con el expediente de cara a una posible inspección.
En todo caso, como decíamos, una plantilla de control horario no es la mejor solución. ¿De verdad compensa llevar un registro horario a mano cuando, por solo 20 € al mes puedes contratar una aplicación de control de jornada que hará todo el trabajo por ti?
Vemos a analizar en detalle las ventajas y desventajas que tiene que utilices una plantilla para llevar un control de los fichajes de tus empleados. Si tienes dudas puedes resolver todas tus dudas sobre control horario leyendo este post.
Implica en primer lugar que cada vez que un trabajador ficha para entrar y salir de la oficina hay que modificar el documento, así que tiene que haber un responsable de introducir y mantener actualizados los datos varias veces al día.
Todo esto lleva a un sin fin de errores humanos, lo que conlleva una importante pérdida de tiempo y, a la larga, nos veremos atrapados en un sistema de registro de jornada ineficiente y que nos hace perder dinero. La mayor pérdida de productividad en las empresas corresponde a la falta de optimización de los procesos diarios y a los problemas de comunicación interna que pueden generar.
Por no hablar de las modificaciones lógicas en los registros de cada trabajador debido a las circunstancias personales de cada indivíduo. Si la jornada laboral fuera inmutable y se desarrollara siempre de la misma manera sin alteraciones de ningún tipo no habría grandes problemas. La realidad es que no funciona así. Las personas sufren bajas laborales, necesitan atender asuntos propios, de vez en cuando sufren retrasos… en definitiva, existen innumerables situaciones en las que nuestros registros de entrada y salida se van a ver alterados por circunstancias ajenas a la empresa.
Además, es frecuente que cuando se centraliza un sistema de fichaje que queda al arbitrio de un solo responsable las personas a su cargo pidan modificaciones o reclamen no estar de acuerdo con algunas de las entradas en la plantilla de control horario. Esto genera malestar y ruido en las empresas. Podemos eliminar toda esta tensión dejando que sea el propio trabajador el que marca sus fichajes bajo la supervisión de un responsable, pero con una plantilla de control horario es muy difícil de hacer.
Este asunto se complica cuando hablamos de control de jornada laboral en plantillas sujetas a turnos de trabajo rotativos o con horario flexible. Se hace extremadamente difícil controlar las horas de fichaje de todos los trabajadores, lo que habitualmente se traduce en un control horario aproximado con horas inventadas que es muy difícil de defender en una inspección de trabajo.
Es decir, llevar todo el sistema de control de jornada a través de una plantilla de control horario es posible y legal, pero hay que hacerlo bien y eso es muy difícil y conlleva muchísimo trabajo. No es extraño que las empresas que registran la jornada de este modo tengan problemas para superar con éxito una inspección de trabajo, lo que puede acarrear multas de hasta 187.515 €
Por muy poco dinero podemos contratar un sistema de registro de la jornada laboral en la que los propios trabajadores fichan. Lo normal en estos sistemas es que sean los propios trabajadores los que marcan a qué hora empiezan a trabajar y a qué hora dejan de trabajar. Los sistemas de control horario permiten normalmente que un responsable supervise todos estos fichajes, y pueda aprobar o rechazar la información suministrada por el trabajador.
Estos registros quedan almacenados en el sistema, lo que permite consultar fichajes pasados, además de comprobar saldos de horas trabajadas por día, mes y año. Esto es especialmente útil para plantillas con jornadas variables o turnos rotativos. Estos informes pueden exportarse en excel o directamente en el formato preferido por la inspección de trabajo, que cada vez menos está a favor de la documentación física y más a favor de la documentación en formato digital.
Recuerda que hemos puesto una plantilla de control horario a tu disposición en este enlace, pero no está de más que te informes de nuestra solución de registro de jornada porque de verdad creemos que puedes ahorrar tiempo y dinero utilizándola.
Sobre el autor
Más de 10 años escribiendo sobre el mundo de la productividad en empresas y los recursos humanos.
