Una de las funcionalidades de un software de RRHH más empleada por las empresas es la firma electrónica. Poder firmar digitalmente un documento en un dispositivo móvil o web y desde cualquier lugar ha abierto un terreno de posibilidades, convirtiendo incluso a un documento electrónico en más seguro que uno en papel. En este artículo vamos a contarte cuáles son los pasos para realizar el proceso de firma electrónica gestionado a través de la plataforma de TramitApp y cuáles son sus características.
En qué consiste la firma digital de TramitApp
En primer lugar debemos saber qué es una firma digital. En resumidas cuentas, es la firma convencional pero realizada en formato electrónico. Lo primero a destacar de la firma realizada a través de TramitApp es que cuenta con plena validez legal, por lo que obtiene las mismas garantías que la firma realizada en papel.
La firma electrónica permite dejar atrás los conocidos papeleos de oficina. Al integrarla, la documentación se almacena de forma digital y solo las personas autorizadas tendrán acceso a los documentos. Lo que convierte a la firma electrónica en una herramienta más segura que el papel. Además, la herramienta permite que los documentos estén siempre actualizados. Perfecto para almacenar aquellos que la empresa siempre necesita y que tan solo haga falta enviarlo para su firma. Como por ejemplo, disponer de las políticas de confidencialidad actualizadas para poder enviar a un nuevo trabajador que acabe de incorporarse a la empresa.
Implementar la firma digital de TramitApp en tu empresa permite eliminar las barreras físicas a la hora de firmar. Por lo que se vuelve esencial para aquellas empresas que cuentan con toda o parte de su plantilla trabajando en remoto. La gestión para firmar digitalmente un documento se puede hacer desde cualquier lugar, tan solo hace falta un dispositivo para acceder a la herramienta de TramitApp y desde ahí realizar la firma.
Cómo firmar digitalmente un documento con TramitApp
Disponiendo del módulo de firma, los empleados pueden firmar desde su teléfono móvil o desde la web, en cualquier lugar y de manera muy sencilla, por lo que el proceso ocupará solo unos minutos.
Paso 1: Seleccionar el documento que quiere enviar la empresa
Desde el apartado de trámites, la entidad sube a la plataforma el documento que quiere enviar al trabajador. Este documento podemos o bien adjuntarlo desde el ordenador, o seleccionarlo desde los documentos disponibles que ya han sido subidos con anterioridad a la plataforma. En este proceso se selecciona también el tipo de documento enviado, rótulo que se adjuntará en el envío.
Paso 2: Elegir a quién se envía para firmar
En este momento la empresa selecciona a qué trabajador envía el documento. Al estar toda la plantilla registrada en la plataforma, puede seleccionarlo a través de su nombre, apellidos y DNI para evitar confusiones.
Este documento puede enviarse también a más de un empleado mediante la funcionalidad de firma masiva, muy útil para mandar comunicados de empresa que requieran la firma de toda la plantilla o de parte del equipo.
Firma masiva de documentos en TramitApp
Paso 3: Notificación al trabajador del documento pendiente de firma
Una vez enviado el documento, el trabajador (o trabajadores) recibe en su móvil una notificación a través de la app de TramitApp donde se le informa de que tiene un documento pendiente de firma.
Notificación del documento pendiente de firma
Paso 4: Acceso y revisión del documento por parte del empleado
Una vez recibida la notificación, con solo hacer click en ella, se redirige al empelado al propio documento que se le ha enviado para su lectura. Documento que ha sido almacenado en la nube en nuestros servidores seguros. Desde TramitApp no permitimos firmar ningún documento si este no ha sido abierto previamente por el trabajador. Tras revisar la documentación aparecerá la opción de firma.
Paso 5: Firma del documento
Al presionar el trabajador la opción de firma, aparecerá un recuadro donde poder realizarla. Si el empleado se encuentra desde la app, podrá firmar deslizando su dedo en la pantalla. Si por el contrario, el trabajador está en la web de TramitApp, realizará la firma empleando el ratón, o la pantalla táctil del ordenador si fuese el caso.
Firma electrónica realizada con TramitApp
Paso 6: Comprobante del proceso de firma
Una vez confirmado el documento, este se envía y tanto el trabajador como la empresa reciben automáticamente en su correo una copia con el comprobante del documento que se acaba de firmar. En este comprobante aparecerá bajo la firma el nombre, los apellidos y el DNI del empleado que la ha realizado. Así como la fecha y la hora exacta del momento en el que se realizó la firma a través de TramitApp.
Si quieres conocer cómo nuestra herramienta de firma electrónica puede facilitar las gestiones del día a día en tu empresa, te animamos a probarla gratuitamente durante 15 días.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
