La gestión del tiempo es una de las tareas más importantes para cualquier empresa, especialmente para aquellas que tienen muchos empleados. Un buen sistema de control de asistencia puede ahorrar tiempo y dinero a largo plazo. En este artículo, te mostraremos cómo implementar un sistema de control presencial para optimizar la gestión de horarios en tu empresa.
¿Qué es el control presencial?
El control presencial es un sistema que registra la entrada y salida de los empleados en su lugar de trabajo. Se utiliza para llevar un registro de las horas trabajadas por cada empleado y garantizar que se cumplan los horarios establecidos. Este sistema es esencial para cualquier empresa que quiera optimizar su gestión de horarios y aumentar la productividad y el rendimiento. Además, desde 2019 tener un sistema de control horario es obligatorio en España para cumplir con la normativa de registro de jornada establecida en el BOE.
Beneficios del control presencial
- Optimiza la gestión de horarios.
- Ahorra tiempo y dinero a largo plazo.
- Garantiza que los empleados cumplen con sus horarios.
- Facilita la identificación de problemas en el horario de trabajo.
- Evita el fraude en los registros de horas trabajadas.
- Mejora la productividad y el rendimiento.
Cómo implementar el control presencial
- Selecciona el sistema adecuado: hay muchas opciones disponibles en el mercado, desde sistemas de fichaje con tarjetas magnéticas hasta sistemas biométricos. Elige el sistema que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa.
- Capacita a tus empleados: es importante que los empleados estén familiarizados con el nuevo sistema y sepan cómo utilizarlo correctamente.
- Define las políticas y los procedimientos: establece políticas claras y procedimientos específicos para el uso del sistema. Establece sanciones para aquellos que incumplen las políticas establecidas.
- Monitorea el sistema: monitorea el sistema de manera regular para asegurarte de que está funcionando correctamente. Realiza pruebas de vez en cuando para asegurarte de que el sistema está registrando las horas correctamente.
- Analiza los resultados: analiza los datos recopilados para identificar problemas en el horario de trabajo. Utiliza estos datos para mejorar la productividad y el rendimiento.
¿Qué hacer si el sistema de control presencial falla?
A pesar de todos los esfuerzos para implementar y monitorear un sistema de control presencial, pueden surgir problemas. En caso de que el sistema falle, es importante tomar medidas para evitar cualquier impacto negativo en la empresa.
- Comunica a los empleados: avisa a los empleados de la falla del sistema y pídeles que registren sus horas de trabajo manualmente.
- Soluciona el problema lo antes posible: trata de solucionar el problema lo antes posible para minimizar el impacto en la empresa.
- Analiza las causas de la falla: analiza las causas de la falla y toma medidas para evitar que vuelva a suceder en el futuro.
Consejos para optimizar el sistema de control presencial
- Realiza pruebas regulares del sistema para asegurarte de que está funcionando correctamente.
- Capacita a los empleados sobre el uso adecuado del sistema.
- Define políticas claras y procedimientos específicos para el uso del sistema.
- Monitorea el sistema de manera regular para asegurarte de que está registrando las horas correctamente.
- Analiza los datos recopilados para identificar problemas en el horario de trabajo.
Preguntas frecuentes
1. ¿Qué beneficios ofrece el control presencial para mi empresa?
El control presencial puede ayudar a optimizar la gestión de horarios, ahorrar tiempo y dinero a largo plazo, garantizar que los empleados cumplan con sus horarios y mejorar la productividad y el rendimiento. Además, estaremos cumpliendo con la normativa de control horario y, ante una posible inspección de trabajo, podremos presentar los registros de jornada para evitar cualquier tipo de sanción.
2. ¿Cuál es el sistema de control presencial más adecuado para mi empresa?
Hay muchas opciones disponibles en el mercado, desde sistemas de fichaje con tarjetas magnéticas hasta sistemas biométricos. Elige el sistema que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa. Lo más recomendado es utilizar un software que proporcione distintos sistemas de fichaje. De esta forma los empleados podrán fichar por el sistema que más se adapte a ellos o combinar distintos tipos de fichaje (fichaje por app, web o mediante un kiosko).
3. ¿Cómo puedo optimizar el sistema de control presencial?
Realiza pruebas regulares del sistema, capacita a los empleados sobre el uso adecuado del sistema, establece políticas claras y monitorea el sistema regularmente para garantizar su correcto funcionamiento. A la hora de elegir el sistema, es importante buscar uno que tenga un funcionamiento sencillo e intuitivo y que sea accesible para todos los empleados. Por ejemplo, los empleados que teletrabajen necesitarán un sistema que les permita registrar su jornada de trabajo desde casa.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
