Bien es sabido que estamos en una sociedad cada día más digitalizada. Hemos dejado a un lado los procesos tradicionales para dar paso a los digitales con el objetivo de facilitarnos el día a día. Entonces, ¿por qué no aplicar lo mismo en el trabajo? Esta es la cuestión que se plantean muchas empresas a la hora de decidir si realmente necesitan un software de RRHH que digitalice sus procesos y les permita dejar a un lado las tareas de gestión que tanto tiempo quitan a los empleados, a sus responsables y al departamento de recursos humanos.
Muchos trabajadores relacionan el concepto de software de RRHH únicamente con el control horario, pero las soluciones que ofrece no solo se quedan en el cumplimiento de las normativas. Un software de recursos humanos implica también digitalizar los documentos de empresa, poder tramitar las bajas médicas desde el propio móvil, gestionar las vacaciones de los equipos desde la plataforma y un largo etcétera. Si quieres saber más acerca de todo lo que incluye, te dejamos este artículo donde explicamos las funcionalidades de un software de RRHH.
A pesar de generalizarse su implantación cada vez más, sabemos que algunas organizaciones pueden no precisar sus funciones o pensar que no está destinado para ellos. Para resolver las dudas e inclinar la balanza de la digitalización hemos redactado este artículo que esperemos que te sea de ayuda.
Necesidad de cambios en los departamentos de Recursos Humanos
La gestión de los RRHH en las organizaciones ha cambiado enormemente en los últimos años. O al menos así debería de haber sido para conseguir adaptarse a las distintas situaciones y necesidades de las compañías y de los propios empleados. Las empresas saben que no es viable tener grandes departamentos de RRHH cuando puedes automatizar tareas y agilizar las gestiones. De esta forma se busca ganar tiempo, recursos y ser más competitivos.
A raíz de la pandemia, las entidades han puesto a prueba la organización de sus departamentos y la gestión del área de los recursos humanos a distancia. Saber administrar equipos y procesos en una situación extrema como ha sido el Covid-19, ha traído a las empresas consigo un análisis de cuáles son sus puntos fuertes y cuáles sus carencias que no deben dejarse a un lado si queremos mejorar. Debido a ello, es importante que eliminemos aquellas dificultades en la gestión de RRHH que hayamos ido encontrando. Si piensas que tu empresa no ha sabido hacer frente de la mejor forma a la gestión de personas, es probable que un software de RRHH pueda serte de ayuda para automatizar los procesos. Pero vamos a detallar más detenidamente otros factores a tener en cuenta para la decisión.
La importancia de un software de RRHH en una sociedad digital
La expansión de los modelos de trabajo remoto y trabajo híbrido han supuesto un reto para las empresas. En este desafío, el rol que juega el departamentos de recursos humanos es crucial ya que deben asegurarse de contar con las tecnologías necesarias para poder hacer frente a este nuevo escenario. Como vemos, estamos ante una sociedad cada vez más digitalizada donde gran parte de los empleados priorizan estos modelos de trabajo (en Madrid se sitúa en un 22% quienes teletrabajan de forma regular). Con la competencia sumándose al carro de la digitalización debemos plantearnos si realmente podemos permitirnos no realizarlo nosotros también.
Cuando las tablas de Excel ya no son suficientes
Los documentos de Excel donde se almacenan los datos de los empleados se quedan pequeños y obsoletos cada vez con mayor facilidad debido al Big Data. Además de ser poco seguros, sus opciones son muy limitadas. Si tu empresa sigue empleando Excel en la gestión del departamento, es una señal inequívoca de que la entidad necesita cambiar la gestión de sus recursos humanos.
Si buscar cualquier información se vuelve difícil
No hace falta que la empresa sea grande para tener una cantidad considerable de información. Cuando esto ocurre, la información termina por almacenarse en multitud de hojas, o en archivos que acaban perdidos por el ordenador.
Si durante el confinamiento o en época de teletrabajo la empresa no puede acceder a toda su documentación por albergarse ésta en formato papel en la oficina, necesita digitalizarse. Lograr la digitalización de tu empresa permite que los trabajadores tengan acceso a todos los documentos e información pertinente. Esta documentación digitalizada se logra mediante un software de RRHH y se traduce en la herramienta del gestor documental online. De esta forma, la información queda almacenada en la nube, en servidores seguros a los que poder acceder con previo permiso.
En definitiva, si cada vez que se necesita un dato específico la tarea de encontrarlo y acceder a ello es una odisea, es otro de los indicadores de necesitar urgentemente una digitalización. Lo que facilitaría además la comunicación entre empresa y empleado.
Pérdida de seguimiento de los trabajadores y control horario ineficaz
Si la empresa no tiene ninguna herramienta para medir la actividad de sus empleados, está perdiendo información muy valiosa. Esto se observa si por ejemplo, al fichar la jornada laboral los empleados no pueden registrar qué proyecto han estado realizando durante sus horas de trabajo.
También, si el control horario se realiza desde una hoja de firmas o Excel, la entidad no podrá llevar el registro horario de los trabajadores en remoto, ni contabilizar con exactitud las horas de trabajo y tiempos de descanso.
Los software de RRHH disponen de una solución de control horario que permite realizar los fichajes de forma sencilla. Además de poder aportar información más detallada que un registro tradicional: a qué hora exacta y desde dónde se fichó, para qué proyecto y desde qué dirección IP.
Falta de seguridad en los equipos
La pérdida o filtración de datos es uno de los temores más frecuentes para las empresas. Una quiebra de seguridad en uno de los ordenadores significaría el acceso a información sensible y documentos relevantes para la entidad. Si crees que las medidas de seguridad podrían mejorar, un software de recursos humanos podría serte de ayuda mediante el cifrado de datos. Nuestra plataforma TramitApp está alojada en servidores seguros y contamos con el certificado de seguridad ISO 27001.
Automatización y ahorro de tiempos mediante un software de RRHH
Si el departamento de RRHH emplea su tiempo en realizar tareas que podrían automatizarse, deberías pensar si es mejor externalizar estas labores. Con un software de RRHH, las entidades pueden ganar más de un 75% de tiempo que poder dedicar a otras funciones más estratégicas para la empresa.
Esta carga de trabajo que se ve reducida en el departamento de recursos humanos también se debe al hecho
Ten en cuenta: no vale cualquier software
Como todo en la vida, no cualquier cosa vale. Si tomamos la decisión de digitalizar nuestros RRHH debemos saber elegir cuál es el software más adecuado para nuestra compañía. Algunos no estarán destinados para las características de nuestra empresa y estos serán los que realmente no necesitemos o no tengamos todos los beneficios que aportaría su implementación.
El área de RRHH debe asegurarse de que la implementación de estas nuevas tecnologías realmente beneficien a la compañía y a los empleados que trabajan en ella. Si la plantilla no sabe cómo utilizar las herramientas que incorpora, el software terminará por ser algo que nadie quiera usar y prefiera realizar de la manera tradicional.
Por todo ello es importante asegurarnos de haber dado con un software de RRHH que sea intuitivo y de fácil manejo para toda la plantilla. Solo así notaremos una clara diferencia en los procesos y tareas más tediosas del día a día. ¿En qué aspectos debemos fijarnos? Aquellos software de fácil manejo incorporan todas las funcionalidades en una misma plataforma, sencilla, donde prima la usabilidad. Tras una breve formación con la implementación de la herramienta los empleados deben ser capaces de acceder a la información y realizar sus tareas diarias con las herramientas incluidas. No se tardará mucho tiempo en que la plantilla se acostumbre a su uso, en cuanto vean que pueden hacer sus gestiones más sencillas se pondrán las pilas en darle un correcto uso.
Como conclusión, digitalizar el departamento mediante un software de RRHH traerá grandes ventajas y, a un precio muy asequible, menor del que se pueda pensar con los procesos que automatiza y gestiona. Si tienes dudas sobre cómo nuestro software puede adaptarse a tu empresa y qué funcionalidades puede ofrecerte, no dudes en solicitar una demo con nosotros.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
