Un ERP, también conocido como software de gestión empresarial, busca mejorar la gestión de los procesos de la empresa, agilizándolos y mejorando la productividad de los trabajadores y departamentos en general. Una vez implementada la solución, la empresa puede obtener más potencial de ella adaptando los módulos disponibles. En este post te daremos algunos consejos para mejorar tu ERP y gestionar así las áreas de RRHH de forma más sencilla de la mano de la digitalización.
¿Qué es un ERP?
Un ERP es un sistema de software de gestión empresarial que ayuda a las organizaciones a integrar y administrar sus diferentes procesos de negocio, como finanzas, compras, inventarios, producción, recursos humanos, entre otros. Un sistema ERP proporciona una visión integral y en tiempo real de las operaciones de la empresa, permitiendo a los usuarios tomar decisiones informadas y mejorar la eficiencia de los procesos.
Un sistema ERP se compone de módulos específicos para cada área de negocio, y estos módulos se integran entre sí para compartir información. Los datos se almacenan en una base de datos centralizada, lo que permite una fácil accesibilidad y colaboración entre los diferentes departamentos y niveles de la organización. Los sistemas ERP son ampliamente utilizados en una variedad de industrias, incluyendo fabricación, logística, servicios y comercio.
Además de integrar y administrar los diferentes procesos de negocio, los sistemas ERP también pueden ayudar a las empresas a mejorar su eficiencia, reducir costos, y aumentar la satisfacción del cliente. Al proporcionar información en tiempo real, los usuarios pueden tomar decisiones informadas y responder rápidamente a cualquier cambio en el mercado o en la operación. Los sistemas ERP también pueden ayudar a automatizar tareas repetitivas, lo que reduce la carga de trabajo de los empleados y mejora la precisión de los datos.
Beneficios de un ERP completo
Poseer un Planificador de Recursos Empresariales o ERP en tu empresa conseguirá automatizar y optimizar la mayoría de las tareas operativas que se llevan a cabo a lo largo del día. Esto es gracias a que un ERP está basado en un conjunto de aplicaciones software que son las que permiten automatizar estos procesos.
Si contamos con un ERP que se integre completamente a nuestra empresa, conseguiremos una mejora en el proceso de toma de decisiones gracias a la centralización de la información. También se refuerza la seguridad de los datos, debido a que con un ERP todos se almacenan en una base de datos con acceso protegido y restringido.
Otro de los beneficios esenciales y el que nos ocupa en este post es la escalabilidad que estos poseen. Una empresa puede estar satisfecha con su ERP debido a que cubre con sus necesidades actuales, pero las necesidades siempre van cambiando. Por ello es importante que el ERP disponga de módulos adicionales que puedan ser incorporados conforme las exigencias y necesidades de la empresa vayan en aumento. De esta forma, el ERP aporta un gran margen de mejora y continua actualización para la entidad.
Implementa un sistema ERP en la empresa
Para implementar un sistema ERP, es necesario planificar cuidadosamente y llevar a cabo un proceso de implementación adecuado. Esto incluye identificar los procesos de negocio que se beneficiarán de la implementación de un sistema ERP, seleccionar un sistema que se adapte a las necesidades específicas de la empresa, y llevar a cabo una adecuada capacitación y adopción del sistema por parte de los empleados.
Cómo mejorar el ERP de mi empresa
Las empresas toman su tiempo para buscar qué ERP se adapta mejor según su configuración y características. Después de seleccionarlo inician el proceso de implantación y adaptación y se olvidan de ello.
Este software de gestión no debe ser una herramienta de gestión estática, por lo tanto, debemos acostumbrarnos a actualizarlo buscando qué nuevas funcionalidades añadir con el objetivo de optimizar más los procesos de nuestra empresa. Añadir nuevas funcionalidades a un sistema ERP existente puede ayudar a mejorar aún más la eficiencia y productividad de la empresa.
Las modificaciones son posibles gracias a la estructura por módulos que componen los ERP, preparados para ampliar sus funciones. Debemos priorizar aquellos que nos aporten una mayor escalabilidad y posibilidades de ampliación. Existen una gran variedad de módulos disponibles que puedes integrar, algunos de los que más destacables por las mejoras que aportan son los siguientes:
Módulo de gestión de nóminas
Sincronizar nuestro ERP con un gestor de nóminas lograremos un extra de eficiencia en la gestión de nuestra empresa. El gestor de nóminas logra automatizar la gestión de las nóminas de los empleados con una sola herramienta, horrando tiempo en el proceso y minimizando los posibles errores humanos.
Módulo de gestión documental
Añadir este módulo al ERP nos permitirá almacenar todos los documentos que la empresa va generando. La herramienta nos permite centralizar la información volviéndola completamente accesible. Todos los documentos guardados en el gestor se respaldarán automáticamente y quedarán almacenados bajo medidas de seguridad. Importante priorizar que el gestor de documentos cumpla con la GDPR.
Módulo de gestión comercial
Si integramos un módulo de gestión comercial a nuestro software lograremos tener una mayor visión de quiénes son nuestros contactos y clientes. Esto se reflejará no solo en el departamento de recursos humanos sino también en el de marketing ayudando idear y detallar las campañas que se vayan realizando.
Módulo de proyectos
Este módulo es esencial para la gestión de los proyectos, incluyendo la planificación de los proyectos, el seguimiento de los proyectos y la generación de informes de proyectos.
Módulo de RRHH
Integrar un módulo de recursos humanos proporciona una mejor gestión de los empleados de una empresa, incluyendo el seguimiento de la nómina, la gestión de los beneficios laborales y la gestión de las vacaciones y los permisos. Además, permite tener una visión más completa y detallada de los empleados y su rendimiento, lo que ayuda a la toma de decisiones estratégicas de la empresa.
Módulo de CRM
La integración de un módulo de CRM (Customer Relationship Management) en un sistema ERP consiste en conectar las funciones de gestión de relaciones con los clientes con las funciones de gestión de los procesos empresariales.
Al integrar un módulo de CRM en un ERP, se pueden compartir información y datos entre ambos sistemas, lo que permite una mejor visibilidad y una mayor eficiencia en la gestión de las relaciones con los clientes. La integración también permite automatizar y optimizar procesos, como la generación automática de facturas y la generación de informes de ventas y marketing, lo que reduce el tiempo y los costos asociados con la gestión de las relaciones con los clientes.
Además, logra que las empresas tengan una mejor comprensión de sus clientes y sus necesidades, lo que les permite mejorar su estrategia de marketing y ventas, y así aumentar las ventas y las ganancias.
Módulo de gestión del punto de venta
Si disponemos de un Terminal Punto de Venta (TPV), podemos vincularlo con el ERP. Esto nos permitirá centralizar los procesos productivos y administrativos de nuestro negocio. El software del TPV se adapta al sector consiguiendo una mayor accesibilidad al poder consultar informes y otros documentos desde cualquier lugar. Con el uso de esta herramienta los procesos de venta se convierten en una tarea mucho más ágil y sencilla.
Al agregar nuevas funcionalidades a un sistema ERP existente, es importante asegurarse de que estas funciones se integren correctamente con el sistema existente y sean fáciles de usar para los usuarios. También es importante considerar cuidadosamente si estas funciones son realmente necesarias para la empresa y si se justifica el costo de implementarlas.
Por último, cabe destacar que al disponer de estos módulos en la nube se mantendrán siempre actualizados. Tan solo hará falta hacer una versión iniciar y tras ello no habrá que preocuparse de las actualizaciones, ya que el software se encarga de ello. Otra de las ventajas de la solución cloud es la enorme accesibilidad que brinda, permitiendo acceder a toda la información de nuestros módulos desde donde se quiera y en cualquier momento.
En resumen, un ERP es una herramienta clave para la gestión empresarial, ayudando a las organizaciones a integrar y administrar sus procesos de negocio, mejorar su eficiencia, y tomar decisiones informadas para maximizar su rendimiento y productividad.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
