En el mundo empresarial, la productividad es uno de los objetivos más importantes a alcanzar. Sin embargo, muchas veces nos encontramos con problemas en la gestión de tareas y procesos que impiden que los trabajadores puedan desempeñar su trabajo de forma eficiente. Es en este punto donde entra en juego la gestión del workflow, que permite establecer procesos más claros, eficientes y automatizados que pueden mejorar significativamente la productividad. En este artículo, exploraremos qué es un workflow, cuáles son sus objetivos, cómo funciona, cómo mapear el workflow, cuáles son sus beneficios aplicados en la empresa y cómo los workflows pueden mejorar la productividad.
¿Qué es un workflow?
Un workflow es un conjunto de procesos y tareas que se deben seguir para realizar una actividad determinada. En otras palabras, es un esquema que describe cómo una tarea se lleva a cabo desde el inicio hasta su conclusión. Estos procesos se diseñan para ser eficientes, permitiendo que los trabajadores puedan realizar sus tareas de forma más rápida y efectiva.
Objetivos clave
El principal objetivo de un workflow es optimizar la realización de tareas, reduciendo el tiempo y los recursos necesarios para completar una actividad determinada. Además, los workflows también tienen como objetivo mejorar la calidad de los resultados, reducir errores y asegurarse de que todos los miembros del equipo están en la misma línea. Así también llevaremos una mejor gestión del tiempo laboral de nuestra plantilla.
¿Cómo funciona un workflow?
Un workflow generalmente comienza con una solicitud o un trigger (desencadenante) que inicia el proceso. A continuación, se establece una secuencia de actividades que se deben realizar para completar la tarea, con cada paso siguiendo al anterior. Cada paso puede requerir la aprobación de un supervisor, la revisión de un documento o la intervención de otro departamento. Una vez que se ha completado el último paso, se da por concluido el proceso.
Cómo mapear el workflow
Para mapear el workflow, es necesario identificar los pasos y procesos involucrados en una tarea o proyecto. Esto se puede hacer a través de un diagrama de flujo o mediante una lista detallada de las actividades que deben llevarse a cabo. Para este punto es importante considerar los siguientes aspectos:
- Identificar las tareas y procesos involucrados.
- Identificar los recursos necesarios para cada tarea.
- Establecer las relaciones y dependencias entre las tareas.
- Establecer los plazos para cada tarea.
- Asignar las tareas a los miembros del equipo.
Una vez que se ha mapeado el workflow, es posible identificar los cuellos de botella y los procesos que pueden ser mejorados. Esto permite a la empresa optimizar el proceso de trabajo y aumentar la productividad.
Beneficios de aplicarlo en la empresa
La implementación del workflow en una empresa tiene múltiples beneficios. A continuación, se enumeran algunos de ellos:
- Aumento de la eficiencia: Las empresas identifican los procesos que pueden ser mejorados y optimizarlos. Esto aumenta la eficiencia y reduce el tiempo necesario para completar una tarea o proyecto.
- Reducción de costos: Al aumentar la eficiencia, el workflow también ayuda a reducir los costos asociados con la realización de una tarea o proyecto.
- Mejora de la calidad: Las compañías pueden establecer gracias a ello los estándares de calidad para cada tarea y asegurarse de que se cumplan. Esto mejora la calidad del trabajo realizado.
- Mayor transparencia: Los miembros del equipo conocen los procesos que deben seguir y su papel en la realización de una tarea o proyecto. Esto aumenta la transparencia y mejora la comunicación entre los miembros del equipo.
- Mejora de la gestión del tiempo: El workflow permite a las empresas establecer plazos para cada tarea y asegurarse de que se cumplan. Esto mejora la gestión del tiempo y ayuda a evitar retrasos en la finalización de una tarea o proyecto.
Cómo los workflows mejoran la productividad
El workflow mejora la productividad de una empresa de varias maneras. A nivel general, destacamos los siguientes puntos:
- Establecimiento de prioridades: El workflow permite a las empresas establecer las prioridades de cada tarea y asegurarse de que se completen en el orden correcto. Esto evita que se pierda tiempo y recursos en tareas que no son prioritarias.
- Asignación efectiva de tareas: Asigna las tareas a los miembros del equipo que tienen las habilidades y conocimientos necesarios para realizarlas de manera eficiente. Así se reduce el tiempo necesario para completar una tarea y mejora la calidad del trabajo realizado.
- Identificación de cuellos de botella: Identifica los cuellos de botella en un proceso de trabajo y encontrar soluciones para mejorarlos. Lo que aumenta la eficiencia y reduce el tiempo necesario para completar una tarea.
- Reducción de errores: Establece los estándares de calidad para cada tarea y asegura que se cumplan. Esto reduce la posibilidad de errores y aumenta la calidad del trabajo realizado.
- Mayor colaboración entre equipos: Permite a los miembros del equipo trabajar juntos de manera más efectiva y colaborar en el cumplimiento de una tarea o proyecto. Esto aumenta la eficiencia y reduce el tiempo necesario para completar una tarea.
En resumen, el workflow es una herramienta clave para mejorar la productividad y eficiencia de una empresa. Permite a las empresas identificar los procesos que pueden ser mejorados y optimizarlos, lo que aumenta la eficiencia y reduce los costos asociados con la realización de una tarea o proyecto. Además, mejora la calidad del trabajo realizado, aumenta la transparencia y mejora la comunicación entre los miembros del equipo. En definitiva, el workflow es una herramienta esencial para cualquier empresa que quiera mejorar su productividad y eficiencia.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
