Cada vez son más las empresas que utilizan un software para digitalizar los procesos de RRHH, simplificar las gestiones y agilizar trámites. A la hora de decidir qué solución implementar surgen dudas sobre cuál será mejor para cubrir las necesidades de la organización y que no acabe en desuso. Existen dos soluciones: o bien optar por un SaaS (con funcionalidades de RRHH) o por los sistemas in-house que desarrolla la propia empresa.
Hay entidades que en algún momento se plantean desarrollar este software propio de RRHH. Cuando se opta por un sistema in-house se busca sobre todo que se adapte completamente a la organización. Pero esto no es sencillo y decidir por una solución propia viene seguido de una serie de factores que debes tener en cuenta.
Primero: pedir presupuesto
Cuando una empresa decide desarrollar su propio software en vez de externalizarlo comienzan pidiendo un presupuesto. Este será una estimación según las funciones que quieren desarrollar en su solución.
Debido a que se parte de un lienzo en blanco, es difícil acertar, por lo que podrían necesitar otro presupuesto o desarrollar finalmente menos herramientas de las que tenían pensadas en un primer momento.
Desarrollo e implementación
Según el presupuesto que haya recibido el departamento para realizar el software y el número de personal, su desarrollo e implementación llevará unos tiempos distintos. También hay que tener en cuenta cómo es el departamento IT de la entidad y a qué suele estar destinado. No tendrá el mismo departamento IT una empresa que se dedique especialmente al desarrollo de softwares que el de una organización con labores y fines completamente distintos.
Tras desarrollarlo no se pone en funcionamiento directamente. Son necesarias una serie de pruebas donde se establecen versiones que añaden nuevas características y eliminan errores. Tras finalizar la etapa beta se irá implementando en la compañía hasta que todos sus trabajadores puedan usarlo.
Por lo tanto, no es un periodo corto. Entre que se determina el proyecto, aprueban los presupuestos, se desarrolla, testea… La empresa necesita otra herramienta mientras tanto para poder llevar a cabo las labores que luego resolverán con su sistema in-house. Por ejemplo, hasta entonces, ¿cómo realizan el registro horario?, ¿es eficaz ese método como para mantenerlo hasta disponer de su propio sistema? Teniendo en cuenta que el control horario es obligatorio por ley y que en este tiempo de desarrollo podríamos enfrentarnos a inspecciones de trabajo.
La problemática del paso del tiempo en los sistemas in-house
Cuando la empresa ya ha implementado su sistema in-house, por norma general, al principio se ajusta a lo que ellos quieren. Al desarrollarse en función de la labor de la entidad y estando adaptado a sus trabajadores, el sistema puede funcionar bien y ser una solución idónea en el momento actual.
Los problemas llegan con el tiempo, cuando el software no evoluciona y hay alguna cosa que empieza a chirriar. Este suceso tan frecuente tiene sus motivos, ya que estas organizaciones que no se dedican íntegramente al desarrollo de software, carecen de las capacidades técnicas para adaptarse a la evolución del sector. La capacidad tecnológica va a ser siempre más limitada que la del equipo de tecnología de una organización que se dedica a ello. Si se deja de invertir en el desarrollo del sistema, este quedará obsoleto.
Hay que tener en cuenta que esta solución de RRHH no afecta a las ventas de la empresa, ya que está destinada únicamente a la gestión interna. Debido a ello, el proyecto en el que se invierte al principio, luego termina por no concederse más presupuestos para su mantenimiento o mejora.
Ante este escenario encontramos que los propios empleados van dejando de usar el sistema si no se ajusta a lo que ellos necesitan, no les aporta facilidades ni resuelve sus gestiones.
Por lo tanto, a medida que el sector va cambiando, los sistemas in-house resultan insuficientes para gestionar de forma correcta y eficiente las labores en el área de recursos humanos.
Seguridad y soporte de las soluciones internas
Si la solución in-house no se sigue desarrollando, también entra en juego la seguridad del sistema. Al no recibir actualizaciones, el riesgo de una brecha de seguridad termina siendo mucho mayor.
Además, peligra la seguridad de los datos sensibles de los trabajadores, ya que el departamento que desarrolla el software no está habituado a tratar con esta información. Debido a ello se necesita un equipo destinado a dar soporte al software de forma continua y no solo durante su desarrollo.
¿Cumplen con la normativa?
En el momento del desarrollo del sistema este se realiza conforme a la normativa vigente. Pero, ¿y si en 6 meses cambia la normativa? Aquí llega el problema, cuando el software no se actualiza y salen leyes nuevas u otras se van modificando o van progresando, como la ley del teletrabajo. En ese momento, al no actualizarse según la normativa el sistema no puede utilizarse.
Si una solución de RRHH destinada a los trabajadores no se ajusta a la ley, la empresa puede tener problemas legales. Por ejemplo, en una inspección de trabajo donde pidan el registro de jornada y resulte que este no cumple con la última normativa que ya está en marcha.
Nuestra alternativa a los sistemas in-house
Ya hemos comentado las dificultades que presentan los sistemas in-house con el paso del tiempo en términos de actualización, usabilidad y normativa. La alternativa a estos son los SaaS, software que permite a los empleados utilizar en la nube las herramientas y funcionalidades actualizadas.
En Tramitapp ofrecemos un software destinado a los RRHH que se adapta a las necesidades de tu empresa y es completamente personalizable. Disponemos de funcionalidades que cubren desde un sencillo registro del control horario a otras como la firma electrónica. Todas sincronizadas y dedicadas a reducir las gestiones y trámites. Vamos a resumir los cuatro puntos clave que diferencian las características del software de Tramitapp al de las soluciones in-house:
- Actualizaciones. Según evoluciona el sector vamos ofreciendo novedades en nuestras funcionalidades para hacértelo todo más fácil y que el sistema no quede desfasado. Lo que hoy te parece útil, mañana también lo será.
- Flexibilidad. En Tramitapp te puedes dar de baja de los servicios que no necesitas o contratar nuevos según vayas requiriendo. En cambio, con las soluciones in-house, si has invertido todo en una serie de funcionalidades, pase lo que pase te tienes que quedar con ellas.
- Seguridad. Al dedicarnos profesionalmente al desarrollo de software, la seguridad del sistema y de los datos sensibles está más que presente en nuestro día a día. Contamos con un equipo de soporte que estará a tu lado para resolver cualquier problema. Además, disponemos de la certificación en seguridad ISO 27001.
- Normativa. Tu entidad puede estar tranquila de cumplir siempre con la jurisdicción, ya que nosotros estamos siempre vinculados a la ley y atentos a las nuevas normativas.
Descubre más sobre Tramitapp y sobre cómo automatiza y digitaliza los procesos que quitan tiempo a los RRHH de tu empresa. Nosotros nos encargamos de todo para que ese tiempo que ahorras puedas centrarte en tu negocio.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
