Ante las distintas normas y regulaciones a las que se enfrenta cada empresa y su sector, aparece la figura del compliance officer. El compliance officer es un profesional cada vez más solicitado por las empresas, que son conscientes de la importancia del complimiento normativo. En este artículo hablaremos de cuáles son las herramientas de compliance officer que utiliza para llevar a cabo sus tareas en la empresa. Toma nota porque seguro que son de gran utilidad para aplicar en tu compañía.
¿Qué labor tiene el compliance officer?
El cumplimiento normativo y regulatorio de las empresas está ligado a constantes modificaciones, variaciones o la entrada de nuevas normativas que cumplir. En la mayoría de las empresas llevar un seguimiento del cumplimiento de la normativa puede ser complicado y no es algo que podamos dejar a medias. Ante un incumplimiento, la empresa puede enfrentarse a distintas sanciones y penalizaciones.
A pesar de que esta figura no es obligatoria en España, cada vez más empresas buscan estar siempre actualizados en materia legal y no temer a la Inspección de Trabajo. Una figura que sea experto en supervisión y tome las medidas de prevención necesarias para asegurar que todo se está realizando según la normativa.
Cuadros de mando
Para llevar un control del cumplimiento de los distintos objetivos del compliance los cuadros de mando son la herramienta idónea. Este debe incluir indicadores con los que poder obtener una visión completa del estado de la empresa y sus procesos. Así, se podrá reportar en qué situación de cumplimiento y de riesgo a tiempo real está cada una de las áreas y procesos que compite a la compañía.
Herramientas de análisis de riesgos
El compliance debe saber cuáles son los riesgos de estar incumplimiendo alguna normativa que tiene la empresa al desarrollar su actividad. Así, estas herramientas tratan de identificarlos y ofrecer respuestas para disminuir las consecuencias de aquellos riesgos que podrían perjudicar a la compañía.
Las normativas ISO ofrecen distintos criterios que los compliance officer están adaptando para determinar distintas matrices de los riesgos y para proceder, tras ello, a su gestión. Entre ellas destaca la norma ISO 31000:2018 que recoge los principios y directrices para gestionar cualquier tipo de riesgo e implementar su proceso de gestión en la empresa. Esta puede ser utilizada en cualquier tipo de empresa y será de gran ayuda para alcanzar los objetivos teniendo en cuenta el riesgo en la toma de decisiones.
Sistemas de monitorización
Otra de las herramientas indispensables para el compliance officer son los sistemas de monitorización. Estos ayudan a detectar acciones sospechosas en la empresa combinada con un sistema de alertas nos podrá informar de acciones sospechosas con mayor facilidad.
Para las empresas que hayan realizado su proceso de transformación digital con éxito dispondrán de toda la información integrada en un ERP. Utilizando así un sistema de monitorización donde cualquier tarea quede registrada, nos será más fácil detectar acciones sospechosas en la empresa.
Habilitar un canal de denuncias
Si la empresa dispone de un canal de denuncias interno, los propios trabajadores podrán comunicar las posibles incidencias que vean en la compañía. Para este fin está la Directiva Whistleblower, ley reguladora que protege a las personas informantes sobre las irregularidades en su ámbito laboral.
A pesar de que en España la directiva todavía no está en vigor, podemos establecer un canal de denuncias que será una herramienta de comunicación e información muy importante entre la empresa y los empleados.
Gestión de evidencias
No podemos olvidarnos de las herramientas que ayudan a llevar un control de la efectividad de procesos o acciones que tome la empresa. Así podremos evidenciar las formaciones que se han dado a los empleados o un contrato enviado a un proveedor. Entre estas herramientas destaca el email certificado, que permite evidenciar y justificar la entrega son herramientas que evidencian y permiten justificar los emails enviados.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
