Los cuadrantes de trabajo son esenciales en todas las compañías ya que nos ayudan a llevar un correcto orden y control sobre los horarios de los empleados, más aún si en la empresa emplean turnos de trabajo rotativos. Si has llegado hasta aquí posiblemente sea porque en tu empresa existen dudas acerca de cómo elaborar los cuadrantes de trabajo o bien pienses que este proceso puede mejorarse. Estás en el lugar indicado, abordaremos los puntos básicos que debes saber para obtener las claves sobre cómo optimizar esta tarea de planificación.
¿Qué son los cuadrantes de trabajo?
Con cuadrante de trabajo nos referimos a la tabla o documento que se emplea para organizar los turnos de los empleados y a los que ellos accederán para disponer de toda la información de sus turnos. En definitiva, podemos definirlo como la tabla en la que quedan reflejados los turnos de los distintos trabajadores.
Claves a tener en cuenta para mejorar tus cuadrantes de trabajo
Elabóralo con la mayor antelación posible
Es esencial elaborar el cuadrante con cierta antelación para que nuestros empleados puedan conciliar mejor su jornada laboral. También es importante esta antelación para que, si algún empleado tiene un impedimento, estemos a tiempo de rectificar y encontrar alguna solución.
Algunas empresas optan por realizar el cuadrante de un año completo, lo que desde TramitApp recomendamos para tener los menores imprevistos posibles.
Resuelve todos los imprevistos que vayan surgiendo
Si un empleado avisa de una indisponibilidad en su turno, no dejes para más tarde la tarea de modificar el cuadrante. Es importante que, aunque falten diez meses para que suceda, abordemos estos problemas y les pongamos solución. Ya surgirán otros contratiempos para los que no tendremos tanta antelación y requerirán nuestro tiempo.
Ten en cuenta los aspectos legales
A veces no deparamos en todas las normativas vigentes acerca de la planificación de turnos y el cuadrante. Es verdad que los aspectos legales están en continuo cambio y resulta difícil permanecer informados de las modificaciones en las empresas o en nuestro sector si no contamos con un compliance officer.
Entre los aspectos legales a tener en cuenta está no poder realizarse más de dos semanas seguidas en horario nocturno, a no ser que el trabajador lo elija. También debemos tener en cuenta los tiempos de descanso de al menos doce horas entre una jornada laboral y otra. Si tu empresa funciona por turnos rotativos y quieres saber de qué formas puedes organizarlos, hemos elaborado un post en el te explicamos 5 opciones para organizar los turnos de trabajo rotativos.
¿Te parece complicado gestionar fácilmente los cuadrantes de trabajo?
Al fin y al cabo los cuadrantes de trabajo es una tarea que tienen prácticamente todas las empresas. Pero no muchas se preocupan por mejorar la gestión y siguen realizándolo de la misma manera que desde hace décadas, aunque esto suponga un gran esfuerzo y horas y horas de trabajo de la persona responsable.
Porque una cosa es elaborar el cuadrante pero esta no será, ni mucho menos, la tarea a la que dediquemos más tiempo. Las continuas modificaciones e imprevistos que vayan surgiendo junto con cuadrar las bajas, vacaciones o ausencias será lo que más tiempo nos quite en el día a día.
Si las tareas de la persona responsable de elaborar los cuadrantes de turnos se acumulan, será mucho más efectivo que se apoye en una herramienta de planificación de turnos. Para algo las nuevas tecnologías están en nuestro día a día, ¿por qué no aplicarlas a nuestra empresa? Con un planificador de turnos inteligente (inteligente ya que hace uso de la Inteligencia Artificial), podremos incluso elaborar el cuadrante de un año completo en unos cuantos clicks.
Escríbenos sin compromiso y te contamos en unos minutos cómo puedes realizar los cuadrantes de trabajo de forma ágil y sin errores. Además, podrás probar nuestra herramienta durante 15 días de forma gratuita y cancelarlo cuando quieras. Pero una vez sepas cómo se simplifica la gestión de los cuadrantes, seguramente no quieras volver a tu método tradicional.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
