La entrada en vigor de la nueva Ley de Protección de Datos en 2018, conocida como GDPR, cambió radicalmente la forma en que las empresas manejan los datos personales. Esto no solo ha tenido un gran impacto en la privacidad de los ciudadanos europeos, sino que también ha transformado la manera en que los departamentos de Recursos Humanos gestionan la información y los procesos de selección. A continuación, exploraremos en detalle cómo esta ley afecta a los recursos humanos, los procesos de selección, la gestión de currículums y las medidas que las empresas pueden tomar para cumplir con esta regulación.
Relación entre la ley de protección de datos y el departamento de RRHH
Esta regulación ha cambiado la forma en que se recopilan, almacenan y gestionan los datos personales de los empleados. Ahora, los departamentos de Recursos Humanos deben priorizar el consentimiento claro y específico para recopilar información personal, así como asegurarse de que solo se recopilen datos necesarios para los fines informados. Estos cambios buscan garantizar una mayor privacidad y seguridad de los datos de los empleados, al tiempo que requieren una mayor diligencia y responsabilidad en el manejo de la información sensible.
Es necesario el consentimiento de los trabajadores
La GDPR exige que las empresas obtengan un consentimiento claro y específico de los empleados para recopilar y procesar sus datos personales. Esto significa que los departamentos de Recursos Humanos deben informar a los empleados sobre qué datos se recopilan y con qué propósito.
Minimización de datos
Esto implica que las empresas solo pueden recopilar la información necesaria para el propósito específico que se les ha informado. En el contexto de Recursos Humanos, esto significa que los departamentos deben revisar y ajustar sus prácticas de recopilación de datos, asegurándose de que solo se obtenga la información necesaria para gestionar el empleo y cumplir con las leyes laborales.
Procesos de selección en RRHH y la ley de protección de datos
Los procesos de selección en recursos humanos se han visto notablemente influenciados por la Ley de Protección de Datos. Esta normativa ha introducido importantes restricciones y requisitos en la gestión de datos personales de los candidatos. Ahora, las empresas deben asegurarse de que los currículums y la información personal de los candidatos se manejen con cuidado y se eliminen cuando ya no sean necesarios para el proceso de selección. Esto implica una mayor responsabilidad en la conservación y protección de los datos, así como la necesidad de informar a los candidatos sobre cómo se utilizarán sus datos durante el proceso de selección, contribuyendo a una mayor transparencia y privacidad
Currículums y protección de datos
Como comentábamos, los procesos de selección se han visto afectados por la GDPR. Los candidatos envían currículums que a menudo contienen información personal sensible, como datos de contacto, historiales educativos y experiencia laboral. Las empresas deben ser conscientes de que estos datos están protegidos por la ley y deben ser tratados con cuidado.
Conservación de datos
GDPR establece reglas estrictas sobre la conservación de datos. Las empresas no pueden conservar currículums o datos de candidatos indefinidamente. Deben eliminarlos cuando ya no sean necesarios para el proceso de selección.
Medidas clave para cumplir con GDPR en recursos humanos
Es responsabilidad de las empresas implementar acciones para asegurar la conformidad con el Reglamento General de Protección de Datos. Te contamos las medidas clave que pueden ponerse en marcha desde el propio departamento de recursos humanos.
Designación de un delegado de protección de datos
Una medida clave para cumplir con GDPR es designar un Delegado de Protección de Datos (DPO). Este profesional es responsable de supervisar el cumplimiento de la ley dentro de la organización.
Formación de empleados
Es esencial que los empleados de Recursos Humanos estén bien informados sobre GDPR. La formación puede ayudar a garantizar que comprendan sus responsabilidades y se adhieran a las prácticas adecuadas de manejo de datos.
Estas acciones, junto con la revisión y ajuste de las políticas de recopilación y retención de datos, son esenciales para preservar la privacidad de los datos personales de los empleados y cumplir de manera exitosa con GDPR.
Herramientas para cumplir con la Ley de Protección de Datos
Para ayudar a cumplir con la normativa, muchas empresas optan por utilizar softwares de recursos humanos. Esto les permite agilizar sus procesos y gestiones del departamento mientras se aseguran de cumplir con la GDPR.
En TramitApp ayudamos a cumplir con la GDPR a las empresas gracias a simplificar el proceso de gestión de los datos personales de los trabajadores, desde la recopilación hasta el cumplimiento de las regulaciones de privacidad. Destacando la capacidad para adaptarnos a las necesidades específicas de las empresas y garantizar que estén en conformidad con GDPR, permitiendo a las organizaciones gestionar sus datos de manera eficiente y segura.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
