La transformación digital de las empresas ha provocado que cada vez más compañías implementen sistemas de HRIS. Saber qué son y qué beneficios aportan pueden suponer un cambio de la perspectiva y hacernos cuestionar si estamos gestionando correctamente nuestro capital humano. ¿Quieres conocer las claves y planteártelo por ti mismo? Te lo explicamos todo en este artículo.
¿Qué es un HRIS?
HRIS son las siglas de Human Resources Information Systems, que traducido viene a ser un Sistema de Información de Recursos Humanos o SIRH. El HRIS se define como un sistema que gestiona la información de los empleados de la compañía, facilitando el trabajo de los departamentos de RRHH.
Los HRIS ayudan a las empresas y a sus departamentos de RRHH a trabajar de forma más eficaz. De esta forma ahorran tiempo y costes además de facilitar la toma de decisiones de una empresa gracias a la información que gestionan.
Como ves, implementar un software HRIS puede revolucionar la gestión de tu empresa, abarcando a toda la plantilla y también a la contratación de nuevos trabajadores. Pero no todo queda ahí, te contamos cuáles son algunos de los beneficios más destacados que puede traer un HRIS para tu empresa.
Beneficios de contar un sistema HRIS
Información accesible y organizada
Imagina la cantidad de documentos que genera un solo trabajador: contratos, permisos, bajas médicas, informes, entre otros trámites. Ahora multiplica todo eso por el tiempo que pase en la compañía y, por último, multiplica por el número de empleados que hay en la empresa. Los documentos y la información generada son inabarcables, ¿verdad?
La gestión tradicional que se ha venido realizando durante décadas ha quedado obsoleta. Las empresas tienen problemas diarios a la hora de gestionar sus documentos en papel, almacenarlos y acceder a ellos. Es por ello por lo que cada vez más compañías buscan un cambio que les permita consultar la información sin perder tiempo buscando documentos.
Un HRIS al digitalizar los documentos de los empleados permite localizar la información en un click y desde cualquier lugar. Cabe destacar que esta información del gestor documental queda almacenada en servidores seguros y solo se permite su acceso a quienes tengan permisos en la compañía.
Fomenta la comunicación interna
Cuántas veces los empleados se ven en la situación de tener que comunicarse con su jefe o responsables para gestionar un permiso o solicitar un documento pendiente. Uno de los aspectos clave de los HRIS es facilitar la comunicación en la empresa: entre los trabajadores, los empleadores y entre el propio departamento de RRHH. Esta mejora de la comunicación interna facilitará el día a día de la empresa haciendo más sencillas las comunicaciones, lo que repercutirá a su vez en una mejora del clima laboral de la empresa.
Mayor eficiencia en la toma de decisiones
Al tener todos los documentos e información localizada en un mismo sistema, el departamento de Recursos Humanos podrá tomar decisiones de mayor calidad. Lo que permitirá al departamento ganar horas en estas tareas administrativas que poder invertir en otras funciones más estratégicas. Del mismo modo, esto mejorará la productividad de empleados y responsables de equipo al aligerarse la carga administrativa de trabajo.
¿Qué tener en cuenta para elegir un HRIS?
Existen multitud de opciones de HRIS en el mercado, por lo que puede ser desalentador intentar acertar con la que será más efectiva en nuestra empresa. Lo que debemos tener en cuenta es si cubre las necesidades y características específicas de nuestro negocio. Además de conocer cuáles son las funcionalidades que nos serán de utilidad para cubrir las tareas de nuestro departamento de RRHH.
La mayoría de sistemas HRIS argumentan que poseen una interfaz flexible que les permite adaptarse a las empresas, pero no solo debemos fijarnos de ello. Tendremos que cerciorarnos si la solución cuenta con la posibilidad de integración y compatibilidad con otros sistemas que tengamos incorporados en la empresa, como las nóminas.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
