La factura electrónica en España está experimentando una transformación significativa. A raíz de la Ley Crea y Crece las exigencias para la facturación electrónica han aumentado.. Desde 2015, la facturación electrónica es obligatoria en las transacciones con la administración pública. Sin embargo, no todo queda aquí, esta normativa amplía su alcance.
A día de hoy son muchas las empresas que todavía manejan sus cuentas en papel, lo que evidencia la necesidad de adaptarse a este cambio. La implementación de la factura electrónica pasará a ser obligatoria para todas las empresas, no solo en transacciones con la administración sino también entre profesionales.
Situación de la factura electrónica en España
La transición hacia la factura electrónica en España y en todo el mundo es una respuesta a la creciente demanda de procesos empresariales más rápidos y eficientes. Esta evolución no solo es el resultado de los avances tecnológicos sino también de un cambio más profundo en la mentalidad empresarial. Las organizaciones buscan continuamente formas de mejorar la eficiencia, reducir costes y cumplir con las regulaciones más estrictas. La factura electrónica ofrece todas estas ventajas, simplificando los procesos administrativos y permitiendo un mejor flujo de trabajo.
Desde la introducción de la factura electrónica en las transacciones con la administración pública, ha habido un impulso constante hacia la digitalización completa de los procesos de facturación en España. Este cambio ha sido tanto una respuesta a las necesidades internas de las empresas para ser más ágiles y competitivas, como un cumplimiento de las normativas gubernamentales que buscan fomentar prácticas comerciales transparentes y eficientes.
En este contexto, las empresas españolas están rediseñando sus estrategias administrativas y financieras para incorporar soluciones digitales. La factura electrónica no es solo una herramienta para cumplir con la ley; es un elemento clave para estar a la vanguardia en un mercado globalizado y digital.
Implicaciones legales de la factura electrónica
La normativa española está evolucionando para adaptarse a este nuevo paradigma digital. La legislación actual está encaminada a que todas las empresas, incluyendo pymes y autónomos, adopten la factura electrónica según se remite en la Ley Crea y Crece.
La factura electrónica es un instrumento útil para reducir los costes de transacción del tráfico mercantil y puede servir, además, para facilitar el acceso a la información sobre los plazos de pago entre empresas.
En el artículo 12 de la Ley Crea y Crece se modifica la Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la información, regulándolo de esta forma:
Todos los empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales. El destinatario y el emisor de las facturas electrónicas deberán proporcionar información sobre los estados de la factura. – Artículo 12 Ley Crea y Crece.
Los plazos para implantar este tipo de facturación para las compañías son:
- Finales de 2024 para aquellas empresas que facturen más de 8.000.000 euros al año.
- Finales de 2025 para las empresas que facturen menos de 8.000.000 euros al año.
Pasos para implementarlo con éxito en la empresa
La implementación de la factura electrónica en las empresas es un proceso que requiere una planificación detallada. s
Evaluación de necesidades y planificación
Antes de implementar la factura electrónica, una empresa debe evaluar sus necesidades específicas. Esto incluye entender el volumen de facturación, los procesos internos actuales, y los requerimientos legales. Una vez realizada esta evaluación, se debe desarrollar un plan de implementación que incluya objetivos, plazos y responsables.
Selección de software adecuado
La elección del software es crucial. Debe ser una solución que se integre fácilmente con los sistemas existentes en la empresa y que ofrezca las funcionalidades necesarias. Existen softwares especializados que no solo realizan la gestión de facturas electrónicas, también tienen otras funcionalidades que apoyan la gestión de recursos humanos desde una única plataforma.
Configuración y personalización del sistema
Tras seleccionar el software, es importante configurarlo adecuadamente. Esto incluye personalizarlo según las necesidades específicas de la empresa, como la incorporación de logos, ajustes de formatos de factura, y configuración de flujos de trabajo.
Capacitación del personal
La capacitación es esencial para asegurar que todos los empleados comprendan cómo utilizar el nuevo sistema. Esto no solo incluye el uso del software, sino también la comprensión de los procesos revisados de facturación electrónica. Es esencial priorizar el uso de una única plataforma y asegurarnos de que esta es sencilla e intuitiva.
Cómo ayudar a realizar el cambio a la factura electrónica
Uno de los principales desafíos en la implementación de la factura electrónica es la resistencia al cambio y la necesidad de adaptarse a nuevas tecnologías. Aquí es donde un software de RRHH juega un papel crucial. Su uso puede actuar como un catalizador en el proceso de transición, ofreciendo no solo eficiencia en la gestión de facturas electrónicas, sino también integración y mejoras en el resto de aspectos de la gestión de recursos humanos.
Al implementar una herramienta con múltiples funcionalidades, las empresas pueden abordar varios desafíos simultáneamente. Por ejemplo, los softwares de RRHH no solo gestionan las facturas electrónicas, sino que también ayuda en áreas como el control de horarios y la gestión de ausencias, lo que proporciona una solución integral. Esta integración facilita a los empleados la adaptación a los nuevos sistemas, ya que pueden ver beneficios tangibles en distintas áreas de su trabajo, no solo en la facturación.
Además, el uso de una plataforma única para diversas funciones reduce la carga de aprendizaje para los empleados y simplifica los procesos administrativos. La familiaridad con una sola herramienta que abarca múltiples aspectos de la gestión empresarial facilita la transición y aumenta la eficiencia general. La capacitación del personal también se vuelve más sencilla y directa, ya que los empleados solo necesitan familiarizarse con un sistema en lugar de varios.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
