Guía para la transformación digital de tu empresa

Todo el mundo habla de transformación digital de la empresa. Es seguramente el término de moda en el ámbito laboral. Pero, como suele ocurrir, al emplear este término no todo el mundo sabe concretar exactamente de qué está hablando o cómo conseguir la tan ansiada digitalización

Como Tramitapp es una herramienta que ayuda a la digitalización de las compañías, nos topamos con este problema varias veces al día en decenas de clientes. Por eso, hemos decidido redactar esta guía paso a paso para la transformación digital de tu empresa.

1.- Prepara tus sistemas para el teletrabajo

La primera pregunta que debes hacerte es si todos tus empleados tienen todo lo necesario para poder desarrollar sus tareas desde casa con la misma eficiencia que si lo hicieran en la oficina. ¿Disponen todos de una buena conexión a internet? ¿Tienen ordenadores portátiles? (Se recomiendo utilizar ordenadores específicos para el trabajo por motivos de seguridad) ¿Tienen acceso online a todas las herramientas que necesitan?

2.- Lleva toda tu información a servicios en la nube

Otro de los grandes problemas a los que nos enfrentamos es que tendemos a almacenar documentos en nuestros propios ordenadores o en servidores que solo son accesibles desde la oficina. Será necesario llevar todos los documentos a algún servicio en la nube que cumpla con los estándares de seguridad de nuestra compañía y que cumpla también con la normativa GDPR.

También es importante considerar establecer un sistema de archivo o un protocolo de almacenamiento y actualización de la información para que toda la empresa sepa donde se encuentra la información que necesita y los documentos estén siempre actualizados.

3.- Establece canales de comunicación digitales con tus equipos

La comunicación es el gran reto del teletrabajo. Por supuesto, podemos mantener abierto Whatsapp, el correo electrónico, el móvil, otro servicio de mensajería instantánea al gusto como Telegram o Slack, tener 20 grupos diferentes… Pero veremos que a la larga este sistema tan anárquico deja de ser operativo. Hay que definir donde se habla cada cosa y limitar y ordenar las comunicaciones.

Por otra parte, se corre el riesgo de que los equipos sufran problemas de aislamiento o descoordinación derivados de una comunicación deficiente. Establece un sistema de reuniones, lleva seguimiento de las personas (no solo de las tareas), tiende puentes para que las personas sigan conectadas entre sí aunque están físicamente separadas.

Unos canales de comunicación mal planteados pueden llevar también a sobre-estresar a los empleados. Recuerda el fenómeno de la infoxicación. Recuerda también que las personas tenemos derecho a la desconexión digital cuando estamos fuera de nuestra jornada de trabajo para evitar problemas.

4.- Digitaliza tu control de presencia

Al no existir muchas comunicaciones informales cuando todo el equipo está teletrabajando, es frecuente que no todo el mundo esté al tanto cuando una persona está de vacaciones, de baja laboral o, simplemente, saber quien va a estar en la oficina y quién no en determinadas fechas. Debes plantearte disponer de un sistema de control de presencia que disponga de un cuadrante global donde todas las personas interesadas puedan ver cuándo están trabajando los miembros de un mismo equipo y cuándo no.

5. Digitaliza tu control horario

Todas las empresas disponen de herramientas de control horario, pero no todas disponen de herramientas para ejercer correctamente el control horario del teletrabajo. Incluso si ya tienes varias herramientas que cumplan todas las casuísticas, puedes tener problemas con la coordinación de la información. Mezclar los fichajes en la oficina de tu aparato físico y los fichajes de teletrabajo de tu herramienta online puede ser realmente complicado. te recomendamos disponer de una herramienta de control horario 100% integrada con todos los servicios como la nuestra.

6.- Digitaliza la firma de documentos

La digitalización conlleva deslocalización, y la deslocalización hace que se firmen muchísimos documentos online. No todos los sistemas de firma electrónica tienen validez legal, te recomendamos consultar esta página donde hablamos sobre la normativa europea de firma electrónica. Si crees que en tu empresa no se firman tantos documentos, piensa simplemente en las altas y bajas de trabajadores, la formación en riesgos laborales, las nóminas, los justificantes… De media un trabajador tiene que firmar al menos 5 documentos al año.

7.- Digitaliza, al menos, parte del onboarding

Esto nos lleva a otro de los puntos cruciales de la digitalización: la incorporación de un nuevo trabajador a la empresa. Tradicionalmente, cuando se incorpora una nueva persona se le hace una pequeña presentación, se le pone un host o tutor que le acompañará un par de días para que le enseñe cómo funcionan las cosas y estará bajo la supervisión estrecha de su manager hasta que se haga con el control de su trabajo.

Bien es cierto que para las presentaciones y primeros días la cercanía que ofrece la presencialidad es difícil de sustituir. Pero con equipos cada vez más deslocalizados tenemos que saber que esto cada vez es más complicado y hay que lidiar con ello de la mano de la digitalización. Por no hablar de todo el papeleo y trámites engorrosos que suponen las incorporaciones tanto para el nuevo trabajador como para la empresa.

Imagina poder enviar al candidato seleccionado la documentación inicial de la empresa o la firma del contrato de forma digital y con plena validez jurídica. Podemos aprender a establecer un protocolo para lograr la transformación digital en los procesos de firma de documentos, de formación, de acompañamiento y de empowerment. Así no solo estaremos digitalizando las tareas administrativas que supone la incorporación

8.- Digitaliza tu contabilidad

Probablemente ya tienes informatizada toda tu contabilidad, pero lo que no es tan probable es que almacenes la información en la nube para que pueda ser consultada y editada desde cualquier lugar. Casi todas las herramientas más famosos de contabilidad ahora disponen de esta opción. Es muy recomendable que contemples la posibilidad de poder editar tus cuentas online.

9.- Crea sistemas de informes ágiles

La digitalización genera muchísima información, y la información es necesario procesarla, consultarla y utilizarla para evitar errores y mejorar nuestra empresa. La gran ventaja es que podemos empezar dando pequeños pasos cada vez, no necesitas informes absolutamente de todo en un primer momento. Piensa que información te resultaría útil tener en este momento, piensa en qué herramienta de las que estás usando te la puede proporcionar y piensa en cómo utilizar esa información para que te resulte útil. Si tus herramientas no te proporcionan toda la información que necesitas quizás deberías pensar en migrar a herramientas nuevas.

10.- Establece sistemas de revisión y mejora continua

La transformación digital sin un plan no sirve de nada. Debes establecer sistemas de revisión de informes y de mejora continua. Establece metas, crea planes de crecimiento, implementa mejoras y mide los resultados. En mundo digital está en continua evolución y debes avanzar constantemente si no quieres que tu empresa se quede obsoleta.

Creemos que con estos puntos queda cubierta la mayor parte de las áreas de las compañías, pero es posible que tengas alguna duda que no queda resuelta en este artículo. Añade un comentario y estaremos encantados de ayudarte.

Por qué es fundamental la transformación digital de las pymes

Llegados a este punto podemos preguntarnos si realmente merece la pena digitalizar nuestra empresa ahora. Piensa que la digitalización no atañe solo a las compañías, vivimos en una sociedad cada vez más digitalizadas donde los clientes y consumidores están adaptándose a estos entornos digitales.

Por lo tanto, las empresas que no renuevan sus procesos mediante la digitalización corren el riesgo de quedarse atrás frente a la competencia. Si no podemos estar en los mismos entornos que otras empresas digitales ni facilitar la labor a nuestros clientes, podemos perder un gran número de oportunidades.

Además la transformación digital, como vemos, no solo es una oportunidad a nivel externo, también lo es en la propia compañía a la hora de agilizar procesos, manejar la información y automatizar tareas. En cuestiones de Big Data, una empresa digitalizada es capaz de gestionar de forma más eficiente toda la información, analizando, almacenando y pudiendo recuperar fácilmente los datos generados.

La transformación digital traducida en sus 5 principales beneficios

La transformación digital aporta beneficios a todas las empresas independientemente de su sector. Las PYMES, aun con presupuesto reducido, son quienes más beneficios pueden obtener de poner en marcha este proceso de digitalización.

Mejora del rendimiento laboral

Como hemos mencionado, al digitalizar los procesos y automatizar tareas, la productividad de nuestros empleados aumenta significativamente. Quitando estas labores rutinarias que ocupan buena parte de su jornada les permitirá tener una carga menos que poder dedicar a otras tareas.

Ventajas competitivas

Una mayor competitividad es otro de los beneficios clave que podemos encontrar independientemente de la actividad que realicemos en la compañía. Podemos destacar en el mercado frente a otras empresas del sector que se resisten a digitalizarse.

Mayor autonomía de los empleados y equipos

La comunicación y coordinación entre empleados se ve mejorada gracias a las facilidades que aporta la digitalización. Así olvidamos también las continuas preguntas a los responsables o al departamento de RRHH que tienen que ver con turnos, vacaciones o gestiones como las bajas médicas. Digitalizando estas cuestiones, cada empleado podrá consultar y tramitarlo de forma autónoma desde el propio móvil bajo aprobación de las personas encargadas.

Reducción de costes

Como puede ser lógico, los costes operativos disminuirán, lo que puede marcar la diferencia para muchas pymes. Esto liberará los recursos financieros necesarios que poder destinar para realizar otras inversiones más estratégicas para la empresa.

Incremento de la satisfacción del cliente

La experiencia del cliente no siempre es positiva, pero podemos mejorarla gracias a la implementación de herramientas y estrategias que supone la digitalización. Ofrecer servicios más personalizados, automatizar tareas y facilitar su experiencia está en mano de la empresa, lo que conducirá a una mayor satisfacción en el cliente.