La gestión de vacaciones de la plantilla es una de las tareas más importantes para los departamentos de RRHH al no poder cometerse errores. Para los empleados es uno de los momentos más deseados donde no quieren encontrarse con problemas o fallos que puedan repercutirles en sus días libres. Además, una mala gestión de las vacaciones puede provocar enormes pérdidas económicas para la empresa.
Para poder facilitar esta labor a los responsables de RRHH y asegurar la correcta administración a los trabajadores, hemos elaborado esta guía para la gestión de vacaciones. En ella recogeremos los aspectos que más dudas suscitan y más quebraderos de cabeza supone para las empresas.
La problemática en la gestión de vacaciones
Es importante empezar esta guía siendo conscientes de todos los factores que deben tenerse en cuenta para la gestión de vacaciones. Son muchos los aspectos que debemos tener presentes antes de realizar un cuadrante de vacaciones para nuestra plantilla. Al poco que la empresa ya cuente con varios trabajadores en su plantilla, saber cómo coordinar los días de vacaciones de todos ellos puede ser una odisea.
La propia gestión de las vacaciones implica largas horas de trabajo para la persona responsable, pero no todo queda ahí. Debemos tener en cuenta también todas las modificaciones que pueden surgir debido a la marcha de un empleado, una baja médica o similar. En este caso habrá que volver a realizar la distribución de las vacaciones y conseguir que todo cuadre correctamente.
Sin olvidarnos de las frecuentes preguntas por parte de los empleados acerca de cuántos días de vacaciones tienen aún disponibles, cuántos han gastado ya o cómo deben solicitar estas vacaciones.
Realizar el cálculo de las vacaciones que pertenecen a cada empleado
Lo primero que debemos tener claro para la gestión de vacaciones es si nuestra empresa se rige por días naturales o días laborables y cuál es su política de vacaciones. Además, hay que tener presente las reglas de la empresa en cuanto a la caducidad de las vacaciones y si existen diferencias entre los distintos tipos de contrato que haya en la empresa.
Si necesitas ayuda en esta cuestión y quieres saber más hemos escrito un artículo sobre cómo hacer el cálculo de las vacaciones de los trabajadores.
Cómo deben solicitarse los días de vacaciones
Otro de los factores que queremos abarcar en la guía que supone la gestión de vacaciones es tener en cuenta cómo va a llevarse a cabo esta solicitud. Para solicitar las vacaciones existen cartas que deben ser escritas y presentadas, pero existe otros métodos para facilitar a los empleados esta gestión.
Podemos olvidarnos del papeleo, las preguntas frecuentes y los malentendidos con soluciones destinadas a ello. Poner a disposición de los empleados la posibilidad de solicitar ellos mismos sus vacaciones, teniendo en cuenta las directrices de la empresa, ahorrará horas de trabajo. De esta forma los responsables solo tendrían que confirmar o rechazar la solicitud. Te explicamos cómo solicitar los días de vacaciones de forma que se reduzca la carga del departamento de RRHH.
¿Es posible optimizar la gestión?
Como vemos, gestionar, coordinar y administrar las vacaciones de toda la plantilla es todo un reto. No podemos cometer errores ya que está en juego no cubrir correctamente los puestos, que nos sobre o falte personal y perder la confianza de nuestros empleados.
Para facilitar la labor las empresas comienzan a dejar a un lado los métodos más tradicionales para ayudarse de herramientas digitales que les aporte facilidades en la gestión y se reduzcan las posibilidades de cometer errores.
Si en tu empresa todavía se realiza esta gestión mediante una plantilla de Excel, seguramente te interese saber que puedes automatizar la mayor parte del proceso. Gracias a las soluciones de control de vacaciones podrás centralizar todo lo relacionado con este trámite, lo que facilitará la gestión desde el propio teléfono.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
