Los procesos de onboarding siempre fueron una parte importante y delicada de los recursos humanos. Se dice que la primera impresión es la que cuenta. Como compañía, la primera impresión que demos a un candidato va a ser un reflejo de cómo sea el día de su incorporación a la compañía.
Probablemente tengas experiencia en hacer procesos de onboarding físicos, pero en los últimos tiempos los onboardings online han ganado protagonismo. Esto se debe a las empresas que cuentan con modelos de trabajo remoto, híbrido o contratan a empleados que trabajan desde otros lugares. Debido a ello, nos hemos visto con la necesidad de digitalizarnos totalmente. Es normal que te surjan algunas dudas sobre como tener éxito en un proceso de inducción de personal 100% online, muy pocas empresas tenían procesos establecidos y todavía hoy muy pocas cuentan con las herramientas adecuadas.
En Tramitapp hemos aprendido a hacer procesos de onboarding 100% online y con ello hemos redactado esta pequeña guía paso a paso que quizás te resulte de ayuda.
Dar de alta el email del empleado
Es lo primero que debemos hacer. El email es el canal de comunicación más cómodo en una organización porque se puede consultar en cualquier momento, se puede almacenar y sirve como identificador del nuevo compañero. Es una buena idea que la dirección email siga cierto patrón para que sea fácil de recordar como nombre+apellido@dominio.extensión o algo parecido.
Piensa en hacerlo con cierta antelación porque a veces los equipos de TI no pueden ser todo lo ágiles que les gustaría.
Notificar al equipo que va a entrar un nuevo compañero
Muchas veces olvidamos en las empresas que la comunicación es esencial, especialmente cuando hacemos un onboarding 100% online, ya que no existen canales de comunicación informal. Esto es más importante cuanto más grande sea tu empresa. Es una buena idea que todos los compañeros sepan que entra alguien nuevo a trabajar con ellos con cierta antelación. Idealmente, es conveniente que sepan por lo menos su nombre, su puesto, su rol en la empresa y su correo corporativo.
Si además se incluye algo de información personal como aficiones, películas preferidas o últimos libros que ha leído conseguirás humanizar al nuevo compañero y tender puentes para que establezca vínculos personales desde el primer momento.
Dar de alta al empleado en las herramientas de la compañía
También es una buena idea crear un listado de herramientas a las que la nueva incorporación debería tener acceso y saber qué nivel de acceso debería tener para esa herramienta.
Entre estas herramientas pueden estar canales de comunicación corporativa (Zoom, Skype), software de recursos humanos y control horario (Tramitapp), herramientas de trabajo (Office 360, Google Suite) y las herramientas propias de su especialidad laboral (Google Analytics, Hubspot, SAP…)
Enviar los contratos para firmar online
Puedes pensar que en este punto los contratos ya deberían estar firmados, pero hay un pequeño problema: al tratarse de una incorporación online, la firma de documentos puede resultar un poco complicada. Afortunadamente, existen herramientas para la firma digital de documentos bastante económicas y que te permiten agilizar mucho un proceso de onboarding digital. Con la herramienta adecuada pueden realizarse firmas online con total validez jurídica.
Ten en cuenta que en un proceso de inducción de personal normalmente no se firma solo el contrato laboral: se firman también las políticas de confidencialidad, documentos de responsabilidad personal y de cesión de los equipos informáticos, posiblemente algo de compliance…
Saludo y presentación
Es el momento en el que la persona responsable de la contratación se una a la nueva incorporación en una videollamada y comience el onboarding propiamente dicho. En esta llamada el nuevo compañero o compañera debe sentirse cómo arropado y tranquilo. Piensa que probablemente esté hecho un manojo de nervios, con ansiedad por empezar y más perdido que un pulpo en un garaje, sobre todo si es joven.
Tu eres su anfitrión y su mentor en este momento. Ayúdale a rellenar toda la documentación que pudiera tener pendiente, explícale paso a paso como van a ser sus primera horas en la compañía y gánate su confianza desde el primer momento. Haz que el onboarding sea una experiencia gratificante.
También puedes hacer una breve presentación de las personas con las que va a trabajar más estrechamente y quizás a su manager, pero no lo sueltes a los leones todavía. Cuando se incorpora alguien nuevo es porque tienen mucho trabajo que hacer, y ya habrá tiempo para hacerlo. En el proceso de inducción debes procurar que se sienta cómodo, máxime cuando lo estamos haciendo todo 100% online. Humaniza la compañía, humaniza el proceso.
Explicar las políticas de empresa
Una vez están todos los asuntos formales resueltos es el momento de explicar algunas normas básicas y políticas de empresa, para que conozca mejor las reglas de la compañía de la que entra a formar parte. Desde cuales son las costumbre de los descansos o de entrada y salida hasta con quien debe hablar si tiene algún problema.
También está bien explicar algo de la estructura de la empresa. Cuáles son los departamentos, quienes son los responsables… En un onboarding digital no puedes llevar al candidato mesa por mesa presentándole a todo el mundo, así que, si tienes la ocasión, puedes probar a hacer una videollamada con las personas más relevantes que debe conocer. Volvemos a recomendar humanizar a las personas y a la organización.
En una buena idea apoyar esta explicación en algún tipo de documentación que pueda consultar más adelante, porque es probable que el candidato recuerde muy poco de lo que le expliques en ese momento. Si además lo gestionas desde un gestor documental online te asegurarás que se lo has enviado automáticamente y podrás comprobar si lo ha leído.
Explicar los procesos de la compañía
Todas las empresas del mundo tienen procesos, aunque pienses que la tuya no los tiene. Por ley, hay al menos 3 procesos básicos que tu empresa está aplicando y que deberías explicar cómo funciona.
- Cómo se ficha. El control horario es obligatorio para todas las empresas españolas desde 2019. Es muy posible que utilices una herramienta de control horario como Tramitapp. Es fundamental que el nuevo empleado aprenda a fichar porque tendrá que hacerlo cada día y, si no lo explicas bien, puede que cometa errores.
- Cómo gestionar las bajas. Tanto las bajas por enfermedad como las ausencias por enfermedad de un familiar o cualquier otro imprevisto. En el proceso de onboarding debería quedar claro con quién debe hablar y a quién debe poner en copia. Si utilizas una herramienta de gestión de bajas por enfermedad y una herramienta para controlar ausencias laborales enséñale a utilizarla.
- Política de vacaciones. Con cuenta antelación debe pedirlas, qué debe tener en cuenta para hacerlo, con quien debe coordinarse. En el caso de que tengas también una herramienta para gestionar y coordinar las vacaciones de tu equipo es el momento de mostrar su funcionamiento.
Reunión personal con el manager
Es el momento de transferir el rol de anfitrión del onboarding a la persona con la que la nueva incorporación va a trabajar más estrechamente. Haz la transferencia de forma suave y agradable, para poder trasladar el vínculo de confianza que estas empezando a construir al manager. 10 minutos de conversaciones triviales pueden acortar sorprendentemente los tiempos del proceso de incorporación y lograr que el nuevo empleado sea más productivo más rápido.
En resumen, lo más importante para hacer un onboarding online es humanizar el proceso, ganarte la confianza del candidato, hacer las cosa de forma ordenada y que no se te olvide nada, idealmente usando alguna herramienta para procesos de onboarding que te ayude a gestionarlo todo y, sobre todo, nunca dejes solo al candidato en sus primeras horas para que no se sienta perdido o desatendido.
Sobre el autor
Más de 10 años escribiendo sobre el mundo de la productividad en empresas y los recursos humanos.
