Para aquellas empresas que buscan mejorar su comunicación interna las herramientas tecnológicas pueden se convierten en un salvavidas. Necesitamos así que las herramientas que utilicemos se adapten a las necesidades de nuestra empresa y sean fáciles de implementar en el día a día. Desde TramitApp queremos dar una visión de cuáles son los aspectos y herramientas necesarias para lograr mejorar la gestión de la comunicación interna en las organizaciones.
En este artículo, en primer lugar, trataremos la relevancia y el reto de fortalecer la comunicación interna en las organizaciones. Tras ello, explicaremos dichas herramientas que pensamos que podrían serte de ayuda para emplearlas en tu empresa.
¿En qué consiste la comunicación interna?
La comunicación interna se define como el conjunto de canales, métodos y herramientas informativas utilizados dentro de una empresa para llegar a los empleados en diferentes departamentos o áreas.
Esta forma de comunicación tiene como fin principal motivar, retener y fidelizar al equipo, especialmente en un contexto competitivo por el talento.
Para potenciar la eficiencia de los empleados es esencial que se sientan parte de la organización y alineados con sus valores. Una comunicación interna efectiva no solo mejora la productividad de los empleados sino que también se traduce en una mayor satisfacción del cliente.
La relevancia de la comunicación interna en las empresas
Durante los últimos años, las empresas se han enfrentado a situaciones excepcionales. Los modelos de teletrabajo y trabajo híbrido han hecho que muchas empresas tengan que trabajar con equipos en remoto. Para hacer frente a este reto, las organizaciones han comenzado una transformación digital.
A medida que las entidades son cada vez más grandes, el problema de la comunicación interna se acentúa. Incluso se convierte en el principal motivo de pérdida de productividad en los equipos. La comunicación interna, aquella dirigida a los propios trabajadores, es un elemento primordial en todas las organizaciones. Debido a ello es necesario fomentarla apoyándonos en las herramientas de RRHH. ¿Y con qué objetivos? Poder gestionar de manera más fluida y ágil la comunicación en las empresas. Contar con un software de recursos humanos nos hará disponer de las herramientas necesarias para lograr la mejora de la comunicación.
Herramientas de comunicación interna
¿Buscas herramientas en las que apoyarte? Desde TramitApp hemos recopilado las herramientas clave que ayudarán a tu empresa a mejorar la comunicación interna.
Organigrama de empresa
Una de las herramientas más esenciales de la comunicación interna son los organigramas. El organigrama permite tener una visión de toda la plantilla. Por ello es importante que esté actualizado con las últimas incorporaciones y modificaciones de nuestra empresa.
Esta herramienta nos ayuda a saber a nivel interno con quién debemos contactar de la plantilla para resolver un problema o duda, además de ser elementar al realizar un onboarding para que el nuevo trabajador sitúe todos los puestos que existen.
Digitalización de los documentos para empleados
Los documentos entre empresa-empleados son una parte elemental en la comunicación interna. Digitalizar los documentos permite al trabajador acceder, desde su móvil o desde la web, a los documentos de la empresa y del departamento de RRHH. Para ello es importante que sea la propia empresa quien otorgue los permisos de qué documentos se pueden visualizar por parte del trabajador.
Si contamos con la herramienta adecuada, dicha funcionalidad permite al departamento de RRHH hacer comunicaciones masivas para los empleados, haciéndoles llegar información o documentación específica.
Email certificado
El email certificado es útil y práctico para cualquier tipo de empresa. Su función es clara: permite realizar entregas certificadas de información o documentación. Contando con la misma validez legal que un burofax, el email certificado se presenta como una funcionalidad que ahorra tiempo a la empresa y garantiza de forma fehaciente que el empleado ha recibido el documento e incluso de que ha sido abierto.
En este artículo te contamos en qué consiste la entrega certificada y cuáles son las evidencias que se reflejan durante el proceso: cuando se envió el documento, cuando se entregó, cuando se leyó y desde dónde. Sus usos son diversos, puede emplearse para la entrega de material específico, comunicar cambios de horario o protocolos a seguir. Lo que se traduce en un apoyo para la comunicación interna en cuanto al envío de comunicaciones digitales.
Firma electrónica avanzada y plantillas de firma
La firma electrónica avanzada, es una de las funcionalidades más requeridas para las empresas a la hora de contar con un software de RRHH. Cuando el empleado firma un documento que la empresa le envía, este documento se cifra y queda almacenado en la nube a través de la tecnología blockchain.
En resumen, la firma electrónica avanzada permite firmar desde cualquier lugar con total validez legal, lo que elimina las barreras físicas en la empresa. Además, asegurando la integridad del documento mediante el sellado de tiempos y almacenándose en ficheros seguros.
Cómo un software de RRHH puede ayudarte
Si buscas herramientas de comunicación interna es recomendable que busques una solución 360. Los softwares de recursos humanos ofrecen una serie de herramientas digitales para facilitar las labores de coordinación y gestión de los equipos. Permitiendo también digitalizar todas aquellas funciones que solemos hacer de manera presencial. Así, gracias a las herramientas digitales, la empresa obtiene beneficios como la eficiencia y automatización de los procesos.
Con comunicación interna no nos referimos a mantenerse conectado con los compañeros con Zoom o Telegram. Las herramientas que ofrece un software de RRHH van más allá. Para apoyarla hay que establecer los canales y protocolos adecuados y optimizados. Así el equipo se mantendrá tanto coordinado como cohesionado.
TramitApp cuenta con las herramientas que hemos mencionado, como los documentos del empleado, el email certificado o la firma electrónica. Todas ellas, permiten a los trabajadores realizar las tareas del día a día de forma digital, e incrementar la productividad de los equipos.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
