A priori, elaborar una nota de gastos puede parecer sencillo en la gestión de las empresas. Sin embargo, cuando la plantilla va aumentando es común que aparezcan problemas y desajustes si utilizamos un modelo en papel o Excel para que los empleados rellenen los gastos.
La tecnología está siendo el gran aliado para las empresas en tareas como controlar la solicitud y aprobación de las notas de gastos con precisión y sin errores. Un software de RRHH presenta una solución de gestión de gastos, por ejemplo, los gastos de locomoción, que permite simplificar el proceso y mejorar la comunicación interna entre la empresa y sus trabajadores.
¿Qué es una nota de gastos?
Una nota de gastos es un registro de los gastos realizados por un empleado en el curso de sus funciones laborales. Estos pueden incluir gastos de viaje, hospedaje, comidas, y otros gastos relacionados con el trabajo. Tradicionalmente, los empleados rellenan estos documentos manualmente de forma mensual, proporcionando tickets y justificantes de las transacciones realizadas. Tras ello, la nota de gastos se entrega al responsable o departamento de RRHH para que la empresa rembolse a los empleados los gastos efectuados.
¿Sigue tu empresa utilizando papel o Excel para gestionar las notas de gastos?
Históricamente, muchas empresas han confiado en métodos manuales y basados en papel para la gestión de gastos. Este enfoque no solo es propenso a errores, sino que también consume mucho tiempo y recursos.
Cuando el volumen de empleados es elevado, la gestión puede suponer un problema ya que estas notas de gastos tienen que pasar por una supervisión interna para, posteriormente, incorporarse los gastos a la contabilidad de la empresa y tenerlos en cuenta en la nómina de los empleados.
Además, la gestión manual de notas de gastos a menudo conduce a retrasos en los reembolsos, frustración entre los empleados y dificultades en el seguimiento y análisis de los gastos corporativos.
Las hojas de Excel son otras de las soluciones que utilizan muchas empresas. Pero estas plantillas no se integran con los demás sistemas de trabajo, por lo que resulta otra fuente de errores y conlleva horas de trabajo al igual que el papel.
La evolución hacia la digitalización
Con el avance de la tecnología, cada vez más empresas están adoptando soluciones digitales para la gestión de gastos. Las plataformas de software especializadas ofrecen una forma más eficiente, precisa y accesible de manejar las notas de gastos. Estas soluciones permiten a los empleados ingresar sus gastos de forma digital, los responsables reciben una notificación del gasto para validarlo y se crea así una incidencia en nómina. De esta forma, el procesamiento y el reembolso de los gastos de manera rápida y sin errores.
Beneficios de automatizar la gestión de gastos
Para las empresas que están planteándose si dar el salto a utilizar un software que les ayude a gestionar sus notas de gastos, hemos recopilado sus principales ventajas:
- Reducción de errores y fraude: La automatización minimiza los errores humanos y reduce las oportunidades de fraude en la presentación de gastos.
- Eficiencia en el proceso: La entrada de datos automatizada y la integración con otros sistemas corporativos agilizan el proceso, liberando tiempo valioso para otras tareas.
- Mejora de la transparencia: Los sistemas digitales ofrecen una visibilidad completa de los gastos, lo que facilita el seguimiento y el control por parte de la administración.
- Accesibilidad y comodidad: Los empleados pueden registrar gastos en cualquier momento y lugar desde su propio teléfono móvil y haciendo una foto al ticket, mejorando la experiencia del usuario y la satisfacción laboral.
- Análisis de datos avanzados: La digitalización permite un análisis de los gastos descargando un informe detallado, ayudando a las empresas a identificar patrones y oportunidades de ahorro.
Implementación de un sistema de gestión de gastos efectivo
Para migrar de un sistema manual a uno digital en la gestión de gastos, las empresas deben considerar los siguientes pasos:
- Evaluación de necesidades y selección de software: Identificar las necesidades específicas de la empresa y seleccionar un software de gestión de gastos que se adapte a estas necesidades. También podrás ver si otras funcionalidades que incorporen el software pueden serte de ayuda unido a esta gestión de gastos, por ejemplo, la gestión de nóminas.
- Integración con sistemas existentes: Asegurarse de que el nuevo sistema se integre sin problemas con otros sistemas de gestión de recursos humanos y contabilidad con los que ya cuentes, como el control horario, o de los que tengas pensado implementar.
- Capacitación y adopción: Capacitar a los empleados y administradores en el uso del nuevo sistema y fomentar su adopción a través de una comunicación clara sobre los beneficios y mejoras.
- Políticas de gastos claras: Establecer políticas de gastos claras y accesibles para todos los empleados, asegurando que comprendan qué gastos son reembolsables y cómo deben ser registrados. Por ejemplo, si hay gastos de representación o si cubren los gastos de kilometraje.
- Monitoreo y mejora continua: Monitorear la eficacia del sistema y hacer ajustes según sea necesario para mejorar continuamente el proceso de gestión de gastos.
Tendencias e innovaciones en la gestión de gastos
El futuro de la gestión de gastos en las empresas se perfila con varias tendencias e innovaciones emergentes:
- Inteligencia Artificial y Aprendizaje Automático: La inteligencia artificial está empezando a ser implementada en la gestión de hojas de gastos para mejorar la clasificación de gastos, detectar fraudes y proporcionar insights analíticos avanzados.
- Integración Móvil: Aunque ya es una realidad en muchos softwares, la capacidad de gestionar gastos a través de dispositivos móviles es cada vez más necesaria, ofreciendo comodidad y flexibilidad a los empleados en movimiento.
- Automatización mejorada: La automatización en la gestión de gastos se está volviendo más sofisticada, con capacidades para procesar y reconciliar gastos automáticamente.
- Análisis de gastos en Tiempo Real: La capacidad de analizar datos de gastos en tiempo real ofrece a las empresas información valiosa para la toma de decisiones rápidas y eficientes.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
