Cuando llega el momento de gestionar los cuadrantes de turnos de trabajo, muchas empresas optan por emplear una calculadora de turnos para simplificar la gestión. En este artículo analizamos la utilidad de la calculadora de turnos y qué deberías saber antes de decidirte a utilizar una de ellas.
¿Qué es realmente una calculadora de turnos?
En aquellas empresas que tienen turnos de trabajo rotativos, los responsables de organizar los turnos suelen hacer uso de soluciones que les ayuden con esta gestión. Ahí es donde entra la calculadora de turnos, una herramienta utilizada para organizar los turnos con el que obtenemos una propuesta de qué patrón de turnos podemos aplicar a nuestra plantilla.
Una calculadora de turnos busca planificar de manera más sencilla la organización de los empleados con turnos rotativos. Ayudando al departamento de recursos humanos o al responsable a obtener el patrón de turnos que puede aplicar a los trabajadores, eso sí, teniendo que revisarlo y aplicar modificaciones, como veremos más adelante.
¿Cómo funciona?
Para utilizar la calculadora, primero debemos establecer distintos parámetros con exactitud y sin caer en errores. En primer lugar, hay que fijar cuáles son los turnos de trabajo que se utiliza en nuestra empresa, esto es, las distintas jornadas de los empleados con su hora de inicio y fin.
Tras ello deberemos incorporar el número de profesionales que compone la plantilla y distinguir a cada trabajador en los distintos turnos y entre los distintos departamentos. Otros de los parámetros que incluir será cuántos trabajadores necesita nuestra empresa para cada día y turno de trabajo.
Finalmente, la calculadora genera una propuesta de cuál sería el patrón de turnos de trabajo para los distintos empleados. La propuesta de turnos generada no es la definitiva y deberemos revisarla y modificarla, como veremos más adelante.
¿Realmente la calculadora de turnos ahorra tiempo y dinero?
Entre los motivos principales por los que se utiliza la calculadora de turnos es por su ahorro de tiempo y coste para la empresa. Pero debemos plantearnos si esto es realmente así. La herramienta nos ofrece un patrón de turnos que sí o sí debemos modificar ya que no respeta muchas de las restricciones legales o las políticas que tengamos en nuestra empresa. Nos referimos, por ejemplo, a respetar los descansos, si en la compañía no se puede trabajar más de dos noches seguidas.
Además, la calculadora no tiene en cuenta las estacionalidades de la empresa, ni hace distinción por departamentos. Al final necesitaremos repetir una y otra vez el proceso, revisarlo, modificarlo y comprobar que no hay errores.
En definitiva, lo que por un lado nos ahorramos en tiempo de planificación, deberemos emplear gran parte del tiempo en su revisión y modificación. A su vez, en algunos casos puede dar lugar a más errores que si realmente realizáramos nosotros el cuadrante de turnos. Los errores pueden traducirse en mayores costes para la empresa y en diversos problemas con los trabajadores si no se respeta correctamente las políticas. Todo ello supone un gran inconveniente si lo que queríamos era agilizar la gestión de turnos sin preocuparnos por nada más.
¿Mi empresa necesita una calculadora de turnos u otro sistema?
Ahora que entendemos qué es y cómo funciona, pasamos a la duda más frecuente: cómo puedo agilizar entones la planificación de turnos en mi empresa. Como hemos visto, el uso de una calculadora de turnos puede resultar contraproducente debido al gasto de tiempo que nos supondrá revisar y modificar los patrones y conseguir que cumplan todas las condiciones legales y de la empresa.
Si realmente queremos ahorrar tiempo en la planificación de turnos, existen opciones más avanzadas que incluso automatizan esta labor. Un planificador inteligente consigue elaborar los turnos de la plantilla en cuestión de clicks gracias a la inteligencia artificial. Además del tiempo que ahorra esto a los responsables de turnos, minimiza los errores de la planificación, por lo que su inversión es ínfima si tenemos en cuenta la cantidad de horas que ahorra al departamento.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
