El uso de sistemas biométricos para el fichaje en empresas, como la huella dactilar o el reconocimiento facial, ha sido una práctica común en muchas organizaciones españolas. Esta tecnología, utilizada para monitorizar la asistencia y los horarios laborales, se alineaba con la legislación sobre el registro obligatorio de la jornada laboral establecida en 2019. Sin embargo, recientes cambios en la normativa, en particular las directrices de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), han puesto en tela de juicio la legalidad de estos métodos. Las empresas ya no pueden fichar con huella dactilar o reconocimiento facial por ser ilegal y, aquellas que lo hagan, serán multadas. Esto ha llevado a las empresas a buscar alternativas legales y seguras para el registro de la jornada laboral de sus empleados.
Pasa a ser ilegal el fichaje por huella dactilar o reconocimiento facial
La AEPD, en su Guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos publicada en noviembre de 2023, clasifica los datos biométricos como datos de categorías especiales de alto riesgo. Los datos biométricos son aquellos que utilizan los métodos de fichaje que hacen uso de la huella dactilar o reconocimiento facial. Esto significa que su tratamiento está sujeto a límites estrictos. Por lo tanto, el uso de datos biométricos en el contexto laboral para el registro de jornada deja de ser legal, a excepción de aquellas empresas que no formen parte de esta regla general y en donde se autorice específicamente su uso. El mero consentimiento del empleado ya no se considera suficiente.
Como resultado de las nuevas directrices, el fichaje con huella dactilar y reconocimiento facial ha pasado a ser ilegal en España para la mayoría de organizaciones. Las empresas que continúen utilizando estos métodos sin una justificación legal adecuada se enfrentan a serias sanciones económicas y daños a su reputación.
Las alternativas legales al fichaje biométrico
Como comentábamos, los recientes cambios realizados por la Agencia Española de Protección de Datos han restringido el uso de sistemas de fichaje biométricos en las empresas. En este contexto, es esencial que las compañías utilicen otras alternativas al fichaje por huella dactilar o reconocimiento facial. A continuación explicamos otras alternativas válidas de fichaje que puede utilizar tu empresa para que no sea sancionada y cumplir a su vez con la normativa de control horario.
Fichaje por Kiosko con PIN, Código QR o Tarjeta
Esta modalidad permite a los empleados fichar utilizando un Kiosko, donde pueden identificarse mediante un PIN personal, escaneando un código QR o utilizando una tarjeta física. Este método es seguro, fácil de usar y no involucra el procesamiento de datos biométricos, asegurando el cumplimiento de la RGPD.
Las empresas de software de control horario modernas ofrecen un fichaje por Kiosko que deja a un lado las antiguas máquinas de fichar con huella dactilar. Con una tablet situada en el lugar de entrada-salida de tu empresa puedes utilizar este fichaje sin costes adicionales de instalación o mantenimiento.
Estas son las opciones que puedes utilizar para el fichaje en Kiosko a través de nuestro software:
- Tarjeta: Esta opción permite a cada empleado disponer de su propia tarjeta NFC para fichar, simplemente acercándola al kiosko de fichaje. La ventaja de este método es su sencillez y rapidez.
- PIN: Cada empleado tiene un código PIN personal que introduce en el kiosko al momento de fichar. Esta opción es ideal para un control de acceso sencillo y flexible. Su implementación es rápida y no requiere formación especial para los empleados, minimizando la posibilidad de errores o pérdida de tarjetas. Para reforzar la seguridad y evitar fraudes, la aplicación puede configurarse para tomar una fotografía del empleado al fichar, utilizando su DNI y clave.
- Código QR: Los empleados generan un código QR único en sus dispositivos móviles que luego se escanea en el kiosko para registrar la entrada y salida.
Fichaje mediante aplicaciones móviles
Las aplicaciones móviles proporcionan una solución flexible para el control horario. Los empleados pueden fichar desde cualquier lugar, ideal para aquellos que teletrabajan de forma completa o parcial o los empleados que se desplazan frecuentemente. Ten en cuenta que el móvil ya es una parte más de nosotros, por lo que este sistema de fichaje se hace muy cómodo e intuitivo para los propios trabajadores. Estas aplicaciones para el fichaje por móvil no requieren datos biométricos, sino que se basan en la identificación del usuario a través de su dispositivo.
En TramitApp, la aplicación de fichaje destaca por poder geolocalizar el lugar de fichaje de entrada y salida de los trabajadores. Así, ayuda a las empresas a saber desde dónde inician o finalizan el turno de trabajo sus empleados, además de poder limitar los fichajes por IP o por geolocalización. Su diseño intuitivo y fácil de usar permite a los empleados marcar el inicio y fin de su jornada laboral con un simple clic, simplificando el proceso de fichaje y haciéndolo apta para todo tipo de personal, independientemente de su grado de cualificación.
Fichaje a través de la Web
Permite a los empleados registrar su jornada laboral mediante una plataforma web accesible desde cualquier ordenador. Es un sistema sencillo y eficiente, que no implica el uso de datos biométricos y facilita el control de la jornada laboral tanto en la oficina como en trabajo remoto.
Así, el fichaje por web es una solución especialmente diseñada para trabajadores de oficina, tanto en su puesto habitual como en modalidad de teletrabajo. Este método destaca por su accesibilidad y facilidad de uso, permitiendo a los empleados registrar su jornada laboral directamente desde su herramienta de trabajo habitual. Los usuarios pueden acceder fácilmente a su portal del empleado, minimizando la necesidad de formación y reduciendo los errores en el proceso de fichaje. La interfaz sencilla permite iniciar y pausar la jornada laboral con un solo clic.
Además, TramitApp ofrece la posibilidad de limitar las ubicaciones desde las que los empleados pueden fichar, mediante la configuración de IPs o coordenadas geográficas específicas. Esto asegura que el personal esté fichando desde su lugar de trabajo asignado, ya sea en la oficina o en una ubicación de teletrabajo aprobada, añadiendo una capa adicional de seguridad y control para los empleadores.
¿Qué tener en cuenta para elegir el sistema de fichaje idóneo para tu empresa?
Al elegir un sistema de fichaje, las empresas deben considerar varios factores, como la facilidad de uso, eficiencia, seguridad de los datos, y sobre todo, la conformidad con la normativa vigente. Es importante realizar un análisis detallado de las herramientas disponibles y seleccionar aquellas que se ajusten a las necesidades específicas de la empresa y de sus empleados.
Las alternativas al fichaje por huella o reconocimiento facial, además de cumplir con la normativa de protección de datos personales en España, ofrecen a las empresas una variedad de opciones para gestionar el control horario de sus empleados de manera eficaz y segura. En TramitApp, los métodos de fichaje por Kiosko, app o web pueden ser combinados entre sí si la empresa lo desea. De esta manera, buscamos adaptarnos a las necesidades y casuísticas de cada empresa, facilitando lo máximo posible la tarea de fichar y el cumplimiento de todas las normativas.
Excepciones y consideraciones especiales de la normativa
A pesar de las restricciones generales, existen circunstancias específicas bajo las cuales el uso de datos biométricos puede ser legal. Estas situaciones incluyen casos de interés público, necesidades sanitarias o de seguridad pública. Pero deben estar debidamente justificadas y hayan pasado por una evaluación de impacto detallada. Sin embargo, es importante recalcar que estas excepciones son limitadas y deben interpretarse de manera estricta. Para ello debe existir un enfoque en la minimización de los datos recogidos y garantizando la protección de los derechos y libertades de las personas.
Con la normativa actual y las directrices de la AEPD, es esencial que las empresas reconsideren sus métodos de control de presencia y opten por soluciones que respeten tanto la privacidad de los empleados como las exigencias legales. Las alternativas al fichaje por huella o reconocimiento facial -que ya no están permitidas- ofrecen opciones viables y legales que las empresas pueden adoptar para asegurar un registro de jornada laboral eficiente y conforme a la ley.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
