El uso de sistemas biométricos como el fichaje mediante huella dactilar ha ganado popularidad en las empresas españolas en los últimos años. Este método de fichaje para el control de la asistencia y el horario de los empleados permitía cumplir con la normativa de registro de jornada obligatoria desde 2019. Sin embargo, recientes cambios en la normativa han generado dudas sobre si es legal fichar con huella. Aquí exploramos en detalle lo que implica esta normativa y cómo afecta el uso de la huella dactilar en el ámbito empresarial.
Cambios en en control de presencia mediante sistemas biométricos
El valor de los datos personales ha tomado una mayor relevancia en el mundo digital ante la expansión de las capacidades tecnológicas y el auge de la ciberdelincuencia. De esta forma, se ha presentado una nueva legislación que refleja la creciente preocupación por la seguridad y privacidad de la información personal, particularmente en lo que respecta a datos sensibles como las huellas dactilares, el reconocimiento facial y otros identificadores que utilizan datos biométricos.
Se consideran datos biométricos, según la RGPD, a aquellos datos personales relativos a las características físicas, fisiológicas o conductuales de una persona física. Estos datos biométricos permiten o confirman la identificación única de dicha persona física mediante el uso, por ejemplo, de imágenes faciales o datos dactiloscópicos.
En noviembre de 2023, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) publicó la Guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos. Esta guía establece que el tratamiento de datos biométricos, incluyendo las huellas dactilares, se considera un tratamiento de categorías especiales de datos de alto riesgo. Según el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), esto implica límites estrictos para su tratamiento.
Por lo tanto, ¿es legal fichar con huella dactilar?
En el contexto laboral, el uso de datos biométricos para el registro de jornada solo es legal si se basa en una norma con rango de ley que autorice específicamente su uso para dicha finalidad. Por lo tanto, el uso de la huella dactilar debe estar específicamente autorizado por una norma con rango de ley. El consentimiento del empleado, en este contexto, no es suficiente para justificar la legalidad del sistema. Esto marca una diferencia notable respecto a las prácticas anteriores, donde el consentimiento podía ser considerado una base para el uso de dichos sistemas.
Fichar con huella dactilar en España pasa a ser ilegal y las empresas que lo utilizaban deberán cambiar su método de fichaje.
Otros métodos de fichaje a los que también afecta esta normativa
Además de las huellas dactilares, otros métodos biométricos como el fichaje por reconocimiento facial o de iris también entran en una zona de incertidumbre legal, dado que implican el tratamiento de datos personales de categoría especial. Estos métodos, sin una justificación y autorización legal adecuada, no se consideran conformes con el RGPD.
Tanto el fichaje con huella dactilar como el fichaje por reconocimiento facial pasan a ser ilegales en su uso para la mayor parte de empresas.
¿Qué ocurre si sigo utilizando sistemas biométricos?
Son muy específicas las excepciones que permiten seguir empleado el fichaje por huella dactilar u otras opciones biométricas. La mayor parte de las empresas que utilizaban estos métodos de registro de jornada tendrán que cambiarlo, ya que deja de ser legal fichar con huella. El incumplimiento de la normativa puede acarrear serias sanciones económicas y daños a la reputación de la empresa. Además, los empleados afectados podrían iniciar acciones legales por la violación de sus derechos a la privacidad y protección de datos personales.
Las empresas que utilicen métodos de fichaje biométricos, como la huella dactilar, deberán cambiar su método de fichaje. De no ser así, la AEPD podrá ir a por estas empresas y sancionarlas.
¿Qué excepciones y consideraciones especiales existen?
Existen ciertas excepciones donde el uso de datos biométricos podría ser permitido. Estas incluyen situaciones donde exista un interés público, sanitario o de seguridad pública, siempre que el uso de este mecanismo esté debidamente justificado y se haya realizado una evaluación de impacto detallada. Sin embargo, estas excepciones son limitadas y deben interpretarse de manera estricta para asegurar la conformidad con el RGPD.
Te contamos en detalle las excepciones permitidas para la nueva normativa:
- Interés público: Se refiere a situaciones donde el uso de datos biométricos puede ser esencial para el bienestar general de la población. Esto podría incluir contextos como la gestión de emergencias o la seguridad pública.
- Necesidades sanitarias: En contextos sanitarios, los datos biométricos pueden ser útiles para la identificación precisa de pacientes o para garantizar la administración correcta de tratamientos médicos.
- Seguridad pública: En casos de seguridad nacional o para la prevención de delitos graves, el uso de datos biométricos podría considerarse justificado.
Para las empresas, esto significa que el uso de sistemas biométricos para el control de presencia de los empleados está generalmente prohibido, a menos que puedan encuadrarse claramente en una de estas excepciones y hayan pasado por la evaluación de impacto requerida. Las empresas deben ser conscientes de que cualquier uso indebido o no justificado de datos biométricos puede conllevar sanciones significativas bajo el RGPD.
Elige una herramienta de fichaje adecuada y legal para tu empresa
Las empresas que hasta ahora han utilizado el fichaje con huella dactilar deben revaluar sus métodos para asegurarse de que cumplen con la nueva legislación. Esto implica realizar un análisis de las herramientas de control horario utilizadas y, en caso de ser necesario, implementar cambios significativos para evitar sanciones.
Tras los cambios con la normativa, las alternativas legales siguen incluyendo sistemas basados en tarjetas de identificación o aplicaciones móviles que no requieran datos biométricos. Estos métodos pueden ser igualmente efectivos para el control de la jornada laboral y son más seguros desde el punto de vista de la normativa con la protección de datos personales. Al seleccionar una herramienta de fichaje, las compañías tienen que considerar factores como la facilidad de uso, la eficiencia, la seguridad de los datos y, por supuesto, la conformidad legal.
Desde TramitApp ofrecemos distintos métodos de fichaje que se adaptan a las necesidades de cada empresa, proporcionando alternativas legales y efectivas para el control de la jornada laboral sin depender de datos biométricos. Entre estas opciones está el fichaje por Kiosko a través de PIN, código QR o tarjeta, la App móvil o el fichaje a través de la Web. Esto permite a los empleados fichar de manera flexible, ya sea en la oficina o en remoto, pudiendo combinar entre las distintas opciones de fichaje si así lo permite su empresa.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
