Las empresas se enfrentan cada mes al reparto de nóminas entre sus empleados. Este trámite que siempre se ha hecho en papel comienza a digitalizarse gracias a la nómina electrónica y el envío de nóminas por correo. Te explicamos las dudas más frecuentes que surgen acerca de esta digitalización y de utilizar un difusor de nóminas por correo electrónico.
¿Es obligatorio imprimir en papel las nóminas?
Una de las preguntas más habituales que se plantean en el reparto de nóminas es si las empresas están obligadas a entregarlas en papel a sus trabajadores.
El artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores recoge: “La documentación del salario se realizará mediante la entrega al trabajador de un recibo individual y justificativo del pago del mismo.”. Después menciona que el recibo de salarios debe ajustarse al modelo que apruebe el Ministerio de Empleo y Seguridad social, salvo excepciones. Tras ello la legislación no exige ningún formato concreto para entregar las nóminas, ni en papel ni de forma electrónica, tan solo remarca la obligatoriedad de su envío.
Existen entidades que imprimen las nóminas de sus empleados dándolas en mano y otras empresas que envían sus nóminas por correo electrónico. Ambas opciones son válidas, ya que lo importante es que el empleado reciba la nómina y que en ella consten todos los conceptos que debe documentar.
Por lo tanto, no es obligatorio imprimir la nómina, el método de distribución queda en manos de la empresa. Lo que debe contener tanto la nómina electrónica como en papel son los conceptos obligatorios. Esto se puede reflejar de la misma forma en ambas modalidades. Es más, muchas de las empresas que entregan sus nóminas en papel lo hacen a partir de imprimir una nómina electrónica.
Envía las nóminas automáticamente a toda la plantilla
Gracias a los avances tecnológicos como la nube o el desarrollo de software, la información electrónica se ha convertido en mucho más accesible que aquella disponible en papel. Por ello, el envío de nóminas por correo electrónico es una solución cada vez más generalizada para hacer llegar la nómina a los trabajadores y que estos puedan consultarla a su vez desde su propio correo.
El difusor permite que todas las nóminas generadas se distribuyan a los empleados automáticamente. ¿Qué beneficios tiene este envío? Emplear menos tiempo en el proceso de reparto de nóminas, minimizar los errores o enviar el documento también a aquellos que no estén en el centro de trabajo.
Existen diferentes herramientas de difusor de nóminas por correo electrónico que cumplen con el cometido de distribuir las hojas de salario. Este envío debe incluir un recibo individual para cada empleado de la empresa con el justificativo del pago del mismo.
Un paso más allá en la gestión de nóminas
No hace tantos años desde que las organizaciones realizaban las nóminas de toda la plantilla sin ayuda informática. Este hecho ahora impensable, consumía una enorme cantidad de recursos para la empresa y hacía aún más tedioso el trámite.
Gracias al desarrollo de la tecnología la realización de nóminas se lleva a cabo desde los ordenadores y no a mano. Lo que agiliza el proceso y minimiza los errores. Si las mejoras de digitalizar el desarrollo de nóminas son evidentes, ¿por qué no digitalizar también el proceso de reparto?
Contando con una herramienta de gestión de nóminas online conseguiremos digitalizar los procesos de generar, pagar y enviar las nóminas. De esta forma, se automatiza, eficienta y simplifica la gestión, incluido el reparto, de nóminas entre los trabajadores.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
