Cuando hablamos de gestionar el talento de una entidad, incluso en la planificación de personal, nos encontramos con términos como la matriz de polivalencia. En este artículo te contamos por qué es importante calcular dicha matriz y su desarrollo en las empresas.
Qué es la polivalencia en una empresa
La polivalencia se entiende como la capacidad que tiene un empleado de realizar diversas funciones y tareas en la empresa. Esta versatilidad requiere el mismo nivel de efectividad para el trabajo que se realice. De esta forma, si una empresa dispone de empleados polivalentes, termina ahorrando en la contratación de más empleados para las distintas funciones.
En qué consiste la matriz de polivalencia
La matriz de polivalencia es la herramienta que se encarga de medir y evaluar el nivel de versatilidad de un equipo o plantilla. Detectando así de qué forma se desenvuelve cada empleado en diferentes tareas. Para ello, realiza un análisis de las diferentes skills de los empleados mediante una evaluación de su desempeño.
Otra de las tareas que serán de ayuda para calcular esta matriz de polivalencia es llevar un control horario por proyectos. De esta forma, se podrá observar cuánto tiempo emplea cada trabajador en realizar una determinada tarea y cómo funciona el equipo en su conjunto realizando un proyecto.
Objetivos y beneficios de realizar la matriz de polivalencia
Al realizar la matriz de polivalencia se muestra la relación que existe entre los diferentes requisitos para un puesto de trabajo y las capacidades con las que cuenta el equipo. Con ello podemos saber si los trabajadores están capacitados para cubrir un puesto distinto al suyo habitual. Además de conocer qué empleados de un determinado equipo o de la plantilla requieren una formación específica para llevar a cabo este nuevo puesto o tarea.
En definitiva, la matriz de polivalencia determina qué personas están en condiciones de realizar tareas diferentes a su puesto de trabajo habitual si fuese necesario. Permitiendo desarrollar así las múltiples habilidades de nuestros empleados. Esto nos servirá de gran utilidad en el caso de, por ejemplo, estar un empleado de baja y saber qué compañero podría llevar a cabo sus tareas durante este periodo de tiempo.
Qué beneficios aporta
Realizar este análisis puede aportar para nuestra empresa una serie de ventajas que compensa el tiempo empleado en su realización. Si contamos con empleados capacitados para realizar otras tareas, uno de los beneficios que conseguiremos es no parar el ritmo de trabajo. Lo que servirá para hacer frente a imprevistos o periodos de vacaciones.
La matriz de polivalencia nos permite conocer de un vistazo quiénes son los empleados con los que podemos contar para realizar una determinada labor. Dándonos también una visión de las necesidades de la plantilla y de los puestos que podríamos necesitar cubrir mediante una contratación. También nos ayudará a tomar decisiones clave como saber si debemos elaborar planes de formación en nuestra empresa para aquellos trabajadores o equipos que lo necesiten.
Mejorando esta matriz y su desarrollo en nuestra empresa obtendremos una plantilla versátil y más flexible.
Cómo elaborar la matriz de polivalencia
Elaborar dicha matriz es sencillo si contamos con la información adecuada a través de una base de datos de nuestros empleados. En ella debemos disponer del material suficiente sobre nuestro personal, un punto de inicio clave que nos ayudará a tomar las primeras decisiones.
Entre los aspectos esenciales a la hora de conformar la matriz se encuentra el análisis y la descripción de los puestos de trabajo. En este análisis se debe detallar las funciones, tareas y formación necesaria para realizarlo. Por otro lado, para elaborar la matriz necesitamos conocer los niveles o grados de polivalencia que requiere cada una de las tareas. Estos grados se configuran según los conocimientos de cada trabajador, su capacidad de transmisión de estos conocimientos y nivel actuación. Los empleados se ajustarán a cada nivel según su polivalencia en las distintas áreas y puestos de trabajo. En esta imagen puedes ver un ejemplo de matriz de polivalencia.
Podemos calcular una matriz global de toda la empresa o una por departamento o sección. Dependiendo de las necesidades con las que cuente la organización y su número de empleados.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
