El mapa de procesos es una herramienta de planificación que todavía no es habitual en las compañías pero que aporta grandes a la hora de desarrollar los planes estratégicos de manera simplificada. Así, ayuda a establecer los distintos pasos que lleva a cabo la empresa. Si quieres saber por qué deberías elaborar uno y cómo realizarlo, continúa leyendo. Esta herramienta puede ser una ventaja competitiva frente al resto de empresas que aún no conocen su utilidad.
¿Qué es y cuál es la función de un mapa de procesos?
Podemos definirlo como la representación gráfica en forma de diagrama que refleja todos los procesos de una empresa, incluyendo sus interrelaciones. Es importante que el mapa de procesos sea lo más claro y conciso posible para que todos los miembros del equipo puedan comprenderlo y se obtenga una visión global de lo que está ocurriendo en la empresa.
El objetivo principal de elaborarlo es conocer el funcionamiento de cómo se realizan y desarrollan los procesos de la empresa y sus actividades. También busca coordinar los distintos departamentos que componen la entidad y mejorar el desarrollo de sus procesos a nivel estratégico. Estos procesos que quedan representados son aquellos que abarcan todas las actividades que realiza la empresa
¿Es verdaderamente útil elaborarlo en mi empresa?
A pesar del tiempo que podemos emplear en elaborarlo, que no es mucho, contar con un mapa de procesos puede ayudarnos a realizar una autoevaluación de la empresa y sobre cómo estamos realizando los procesos e identificar posibles mejoras. También nos ayudará a detectar ventajas competitivas y administrar los recursos y actividades de la empresa. Por lo tanto, sí, puede resultar verdaderamente útil ponerlo en práctica en nuestra entidad.
Por otro lado, poder contar en un único documento donde aparezca detallada toda la información sobre los procesos de nuestra empresa nos ayudará de cara a las nuevas incorporaciones, pudiendo adjuntar este mapa de procesos al manual de bienvenida del empleado. También podemos utilizarlo en las reuniones de planificación de la compañía, de cara a las evaluaciones del desempeño o en cualquier tarea en la que necesitemos analizar nuestros procesos.
Cómo realizar el mapa de procesos
Ahora que ya sabes en qué consiste, es posible que quieras saber cómo se realizaría el tuyo propio. En primer lugar, deberemos clasificar los procesos que emplea nuestra empresa en tres categorías diferentes:
- Procesos operacionales: todos los relacionados con el desempeño de la empresa.
- Los procesos estratégicos: aquellos que buscan la mejora continua.
- Procesos de soporte: sobre los que se apoya el resto de procesos y aporta coherencia al resto.
Tras la clasificación, es hora de representar gráficamente nuestro mapa de procesos según las categorías que hemos definido en el paso anterior. En el centro del mapa situaremos los procesos operacionales, mostrados secuencialmente de izquierda a derecha. Y, a los lados, los procesos estratégicos y de soporte que se encargan de apoyar al resto.
Es importante conocer todas las conexiones de la empresa ya que el mapa se puede considerar como una “telaraña” de procesos que están interrelacionados entre sí. Teniendo además en cuenta los inputs y outputs que suceden en cada proceso en línea con los objetivos marcados en función de las necesidades que buscamos satisfacer.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
