El outsourcing de nóminas es uno de los términos anglosajones más empleados al ser muchas las empresas que deciden externalizar esta actividad. Saber exactamente en qué consiste y qué ventajas e inconvenientes supone puede ayudarte a decantar la balanza de implementarlo o no en la empresa
¿Qué es el outsourcing de nóminas?
Entre las tareas más externalizadas por las empresas destaca el outsourcing de nóminas. Este consiste en contratar el servicio a otra empresa para que se encargue de realizar los procesos relacionados con las nóminas de los empleados. Esto puede ser los cálculos y abonos de salario o la gestión y administración de las nóminas entre los trabajadores.
La externalización de la nómina ayuda a reducir el quebradero de cabeza que supone para las personas responsables al reducir las tareas administrativas. También actúa sobre todo lo referente a las retenciones y cotizaciones de la Seguridad Social.
La necesidad de contar con un outsourcing de nóminas
Dentro de todas las opciones que pueden externalizarse, las nóminas son unas de las funciones más elegidas por las empresas. Esto se debe a que las nóminas han ido convirtiéndose en una labor cada vez más compleja.
- A nivel de cálculo realizar las nóminas de cada trabajador y tener en cuenta factores como los pagos en especie o la retribución flexible son cada vez más comunes y complican aún más la tarea.
- Más allá del cálculo, las compañías también buscan también externalizar la gestión de nóminas para que les ayuden con las tareas relacionadas con la administración del departamento de RRHH y de la plantilla. Para ello optan por softwares de RRHH que cuentan con un gestor de nóminas online y reducen el tiempo mensual dedicado al envío, gestión y administración de nóminas.
¿Qué ventajas tiene el outsourcing de nóminas?
Además de las propias ventajas que supone externalizar una actividad compleja para la empresa, como despreocuparnos y poder centrarnos en otras tareas más estratégicas, el outsourcing de nóminas aporta otra serie de beneficios:
- Ahorro de tiempo gracias a las automatizaciones. La tecnología ayuda a que el tiempo invertido por estas tareas se reduzca y las nóminas se actualicen de manera automática.
- Empresa más competitiva. Que los procesos internos que realiza la compañía se reduzcan ayuda en poder ser más competitivos en otras acciones estratégicas.
- Un paso más en la digitalización. Contar con una herramienta de software que digitalice la gestión de nóminas puede ser un primer paso para digitalizar nuestra empresa.
¿Cuáles son los inconvenientes de externalizar las nóminas?
Como en todo, donde hay ventajas también podemos encontrar inconvenientes si decidimos optar por el outsourcing de nóminas. Siendo conscientes de estas desventajas podremos intentar paliarlas:
- Cuidado con los gastos extra. Debemos saber muy bien qué estamos contratando exactamente y que no haya letra pequeña con funciones añadidas fuera del precio base.
- Da prioridad a la seguridad de la información. Las nóminas forman parte de los datos más sensibles que manejan las empresas. Pon importancia a contratar un servicio que cuente con normativas de seguridad vigentes como la ISO 27001 que acredita ser un Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI).
- Busca la compatibilidad con otros programas. No todas las herramientas están preparadas para que puedan conectarse entre sí. Por ejemplo, si contratamos una solución que gestione las nóminas es importante que se pueda conectar con el programa de pago de nóminas.
Como vemos, el outsourcing de nóminas, también conocida como externalización del servicio de nóminas, puede ser todo un alivio para la mayoría de empresas. Para ello no debemos olvidar la importancia de externalizar esta tarea a una compañía que se adapte a nuestras necesidades y poder así realmente despreocuparnos. Aunque contemos con tiempo para realizar esta tarea, los errores y problemas que nos ahorrará y poder poner el foco en otras tareas más importantes será un punto a favor que nos ayudará a ser más competitivos en la empresa.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
