Al realizar un proyecto, la organización y el orden es fundamental. Podemos llevar a cabo un muy buen trabajo pero, si no somos estrictos en su organización, el tiempo invertido será mucho mayor y disminuyen las posibilidades de que resulte exitoso. Para este fin, el cronograma de un proyecto es una herramienta esencial que nos ayuda a ser previsores y mejorar la gestión del personal implicado en el mismo.
Elaborar el cronograma del proyecto no requiere gran inversión de tiempo y los beneficios que nos puede aportar son múltiples. Por ello hemos elaborado esta guía sobre cómo hacerlo, ¡toma nota!
¿Qué es el cronograma de un proyecto?
Podemos definir este tipo de cronograma como una herramienta de planificación utilizada para organizar el trabajo y a los trabajadores que forman parte de un determinado proyecto. Gracias al cronograma podremos organizar de forma sencilla los proyectos, organizando a los empleados y elaborando calendarios de trabajo.
Para los empleados, el cronograma funciona como una hoja de ruta donde se descomponen las tareas que deben realizar, sus plazos y cuáles van a ser el resto de acciones por las que pasará este proyecto.
El tiempo invertido en realizar el cronograma de un proyecto puede sernos de gran ayuda durante la duración del mismo, haciendo que ahorremos tiempo, organicemos al equipo y no se dupliquen las tareas. También permite que los empleados implicados puedan ver todas las acciones que conforman el proyecto en su conjunto, cómo se relacionan las diferentes tareas y en qué orden se deben realizar.
Beneficios de utilizar el cronograma
Entendiendo el funcionamiento de un cronograma podemos distinguir sus diversas ventajas de realizarlo y emplearlo en la empresa:
- Organizar de manera más eficaz los equipos de trabajo, así como a los responsables que se encargarán de supervisar el trabajo.
- Tener en cuenta los posibles retrasos que podría sufrir el proyecto y anticiparnos a ellos.
- Fomentar la comunicación interna entre los distintos departamentos.
- Obtener una visión más completa del proyecto y de todas las partes que lo componen.
- Simplificar la gestión de los recursos de los que disponemos.
- Adecuar de forma más objetiva los tiempos que tomarán las distintas tareas.
- Mayor rendimiento de los empleados al tener de forma más organizadas y planificadas las acciones a realizar.
¿Cómo crear un cronograma de proyecto?
Esta guía te será útil para elaborar el cronograma de manera efectiva y teniendo en cuenta todos los aspectos necesarios.
Define las tareas que conforman el proyecto
Lo primero que debemos hacer es definir cuáles van a ser las tareas y actividades que necesitaremos para completar el proyecto. Suelen ser los responsables de las áreas involucradas quienes realizan una lista de los objetivos que se pretenden conseguir y qué tareas y acciones nos llevarán a lograrlo.
Organización de tareas y plazos
Tras ello, organizaremos las tareas según el orden en el que deben realizarse y asignaremos un tiempo o plazo estimado para el cumplimiento de cada tarea. Clasificar las tareas que dependan de otras también será necesario para no dejar ningún cabo suelto.
A la hora de fijar los plazos de realización, procura ajustarlos con la realidad de producción y rendimiento de la empresa. Establecer plazos muy ambiciosos puede ser perjudicial para los propios trabajadores, donde el estrés laboral por los plazos de entrega o síndromes como el burnout podrían aparecer
Composición del cronograma
Después de agrupar toda la información necesaria, deberemos plasmarla en nuestro cronograma. Estos suelen realizarse en una plantilla u hoja en blanco donde distribuyamos en filas y columnas información como: las tareas o actividades a realizar, el tiempo estimado de entrega, los recursos de los que disponemos y quién será la persona responsable de supervisar cada parte.
Este cronograma no es algo fijo, es más, es conveniente ir ajustándolo y modificándolo con nuevas acciones o cambios en los recursos. Todo dependerá también del enfoque que le vayamos dando y las dinámicas que implementemos en nuestro trabajo.
Monitorización del cronograma
Por último, nos queda comprobar y supervisar el cumplimiento de esta organización. La realización del cronograma de un proyecto simplificará el monitoreo para los responsables al descomponerse las actividades en distintas tareas para la plantilla.
Podemos ayudarnos de un software de RRHH que posea una herramienta de gestión de tareas y control horario. Así, desde la plataforma gestionaremos las horas de trabajo efectivo y organizaremos los proyectos. Por ejemplo, podremos asignar cada tarea a su respectivo equipo o responsable, establecer el plazo que hay para cumplirla y que, una vez marcada como finalizada, se vaya desencadenando el resto de tareas que conforman el proyecto.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
