La gestión de recursos humanos puede compararse en muchas empresas como un ejercicio de malabares debido a la multitud de tareas administrativas y de gestión de personal. Aquí es donde entra en juego los SIRH para facilitar la labor e informatizar esta función administrativa de la empresa. SIRH, sistema de información de RRHH, es una de las soluciones cada vez más empleadas en las empresas que buscan una mejora en la gestión de procesos del departamento. En este artículo te contamos las características de un SIRH y qué beneficios aporta para que determines si debes implementarlo en tu compañía.
¿Qué es un Sistema de Información de Recursos Humanos (SIRH)?
Un SIRH, también conocido en inglés como HRIS (Human Resources Information Systems) es un conjunto de soluciones o módulos que cubren las funciones relacionadas con el departamento de recursos humanos de una entidad. Posee una variedad de herramientas digitales intuitivas y prácticas destinadas a los profesionales de RRHH para el desarrollo de las tareas diarias con mayor eficiencia.
Su implementación en la empresa debe ser completa, aportando una visión general de los recursos humanos a pesar de que cada herramienta sea independiente. Digitalizando las tareas del departamento conseguiremos una visión integral de la gestión de personas.
Así el SIRH informatiza la mayor parte de los campos relacionados con la gestión de personas. Con ello, para ayudar a realizar las tareas del departamento de RRHH, podemos encontrar tantos programas como funciones tiene el departamento. Por ejemplo, gestionar el control horario de los empleados, los organigramas de la empresa o trabajar en el clima laboral entre trabajadores y responsables.
Las características principales de un SIRH
A la hora de buscar un SIRH para nuestra empresa hay que tener presente cuáles son las características básicas que debe cumplir de forma que nos permita mejorar el rendimiento y eficiencia de nuestra compañía. Hemos recopilado sus aspectos más esenciales:
- Todo conectado. Si nuestro Sistema de Información de Recursos Humanos cuenta con distintos programas y herramientas. es importante que estos funcionen en su conjunto y no de forma aislada. Esto es, que todos los módulos estén conectados y sean compatibles entre ellos. Cada herramienta funcionará de forma independiente, pero afectará al resto de tal forma que no tengamos que duplicar trabajo.
- Implementarse de manera integral. Si buscamos tener una visión general de los RRHH de nuestra empresa, el SIRH deberá implementarse en todas las parcelas de trabajo. Si por ejemplo contamos con herramientas para ser más eficientes en el registro de jornada, de poco sirve si realizamos de forma convencional otras tareas que podemos también integrar bajo el mismo sistema.
- Autonomía de los empleados. Las herramientas que incorpora el sistema promueve la propia autonomía de los trabajadores, que disponen de mayor información para alcanzar sus objetivos fijados.
- Seguridad de la información. Toda la información que alberga y se gestiona en un SIRH debe respetar los principales protocolos de seguridad de la compañía. Esto aportará mayor tranquilidad a empleados y responsables de la empresa.
- Ahorro de tiempo y flexibilidad. El acceso a las herramientas y a la información almacenada debe permitir poder trabajar con agilidad. Antes que priorizar un diseño atractivo, contar con un SIRH flexible y funcional nos facilitará el día a día.
Cuáles son los beneficios de contar con un SIRH
Hemos visto que un SIRH aporta las herramientas digitales necesarias para desarrollar las tareas del día a día del dto. de RRHH sin sobreesfuerzos laborales. Pero ahora vamos a conocer cuáles son los beneficios concretos que aporta si lo implementamos en nuestra empresa.
La información de tu empresa siempre actualizada
Los módulos de los SIRH suelen tener la característica de ofrecer los datos siempre actualizados. De forma que, si estos módulos están conectados entre sí, al modificar la información en uno se cambiará automáticamente en la de los otros módulos con los que guarde relación.
Fácil manejo de las herramientas digitales
Las herramientas digitales que forman parte de un SIRH están creadas para poder utilizarlas de forma intuitiva y sin conocimientos específicos. Con una breve explicación o formación, cualquier empleado puede hacer uso de ellas.
Autonomía para los trabajadores
Como hablábamos en sus características, otra de las ventajas clave de un SIRH es la autonomía que ofrece a los empleados de la plantilla. Los trabajadores obtienen un control sobre su portal de empleado y la gestión de diversas herramientas digitales pudiendo utilizar además las herramientas disponibles en el SIRH. Esta mayor autonomía permite que el manager o responsable tan solo tenga que supervisar los fichajes u otros trámites de los trabajadores.
Datos siempre protegidos
Los sistemas de información de RRHH manejan una gran cantidad de datos personales y sensibles de la empresa y sus trabajadores. Debemos encontrar la solución que garantice la protección de los datos mediante sus protocolos de seguridad. Los SIRH reciben actualizaciones periódicas de seguridad y otras mejoras para asegurar la protección de la información privada y respete siempre los principales protocolos de seguridad. De esta manera aporta una inmensa tranquilidad a la empresa sabiendo que los datos permanecen a salvo.
Eficiencia y productividad del departamento
Una de las grandes misiones de un SIRH es ahorrar tiempo y, con ello, dinero al departamento de recursos humanos de nuestra compañía. Están diseñados para tener un acceso inmediato a la información y reducir el tiempo que se emplea en realizar las gestiones del día a día. Por lo tanto, el diseño de estos sistemas está orientado para que sea funcional, intuitivo y eficiente.
Garantías jurídicas
La protección de datos y las garantías jurídicas que aporta un Sistema de Información de Recursos humanos nos ayuda a emitir informes con plena validez legal, por ejemplo en lo referente al registro de jornada. Desde el sistema nos será más fácil comprobar el estado de nuestros trámites y gestiones para no olvidarnos de nada y disponer de toda la información bien almacenada. De cara a una inspección de trabajo donde tengamos que aportar documentos de la empresa e información de nuestros empleados nos facilitará enormemente la labor.
Mejora de la comunicación interna
La integración del SIRH supone un puente entre el departamento de gestión de personal y los empleados de nuestra empresa. La plataforma es una vía de comunicación más en términos de tareas como solicitar las vacaciones, gestionar las ausencias o tramitar una baja laboral. Los trabajadores agradecen ser más autónomos y no tener que acudir a la oficina o departamento de RRHH cada vez que necesiten realizar una gestión.
Llegados a este punto puedes plantearte si realmente tu empresa necesita este software. Te animamos a probarlo de forma gratuita para que comprobéis de primera mano todas sus ventajas.
Como vemos, las ventajas que ofrece este sistema pueden dar un giro 360º a la administración de nuestra empresa. Si no sabemos muy bien por dónde tirar, prioriza cuáles son las necesidades de tu compañía. Así no fallarás al buscar un sistema que incluya esas características que verdaderamente sean útiles para desempeñar las tareas de gestión de RRHH.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
