El Registro de Jornada 2025 introduce cambios significativos en el control horario en las empresas españolas, con nuevas exigencias en cuanto a digitalización, precisión y almacenamiento de datos.
Esta normativa es parte de un esfuerzo más amplio por mejorar la transparencia laboral y garantizar que las horas de trabajo, incluidas las horas extra y descansos, se registren de manera justa y detallada.
A continuación, te explicamos cómo debe ser el registro de jornada en tu empresa para cumplir con la normativa que se prevé que entrará en vigor en 2025.
¿Por Qué Cambia el Registro de Jornada en 2025?
El principal objetivo de los cambios en el registro de jornada es proteger los derechos de los trabajadores, asegurar el cumplimiento de la jornada laboral y evitar abusos como el exceso de horas no remuneradas.
En 2025, se intensifican las exigencias para registrar las horas trabajadas de forma más detallada, precisa y accesible.
Con ello se pretende mejorar la supervisión por parte de las autoridades laborales y garantizar que tanto empleados como empleadores tengan un registro claro y accesible.
Estos cambios afectan a empresas de todos los tamaños, desde pymes hasta grandes corporaciones, y su implementación busca garantizar un control horario digital y centralizado que permita a los trabajadores y managers una visión clara de las horas registradas.
¿En Qué Consiste el Registro de Jornada 2025?
La nueva ley laboral, especifica que el registro de jornada debe ser digital, detallado y accesible en tiempo real, de manera que tanto empleados como la inspección de trabajo puedan ver el historial de horarios fácilmente.
Principales Requisitos
- Digitalización Obligatoria: El registro de jornada debe realizarse de forma digital, lo que significa que las empresas deben disponer de un sistema que registre la entrada y salida de los empleados de forma automatizada.
- Precisión y Detalle: El registro debe reflejar con exactitud las horas de inicio y fin de cada jornada, así como los descansos y pausas que realice el trabajador durante el día.
- Almacenamiento Seguro: Los registros deben almacenarse de manera segura durante al menos cuatro años para garantizar que las autoridades laborales puedan revisarlos en caso de auditoría.
- Accesibilidad: Tanto el trabajador como la administración, deben poder acceder a los registros en cualquier momento. Esto garantiza transparencia y permite a los empleados y a la Inspección supervisar los horarios.
¿Quiénes deben cumplir con el Registro de Jornada en 2025?
La normativa aplica a todas las empresas y autónomos con empleados en España, independientemente de su tamaño o sector. La implementación del registro de jornada digital es obligatoria tanto para los negocios pequeños como para las grandes corporaciones.
¿Cuándo entra en vigor el Registro de Jornada Digital?
Aunque aún faltan meses para la entrada en vigor de la normativa, se espera que el Registro de Jornada Digital sea obligatorio a lo largo de 2025.
Aunque la fecha exacta está por confirmarse, se recomienda que las empresas empiecen a prepararse desde ahora.
Implementar un sistema de control horario digital y capacitar al personal con antelación ayudará a garantizar un cumplimiento total desde el primer día, evitando posibles sanciones por incumplimiento cuando la normativa entre en vigor oficialmente.
Métodos Válidos y No Válidos para el Registro de Jornada en 2025
Métodos Válidos: Para cumplir con la normativa de Registro de Jornada 2025, las empresas deben usar sistemas digitales que registren automáticamente la entrada, salida y descansos de los empleados. Estos sistemas deben garantizar inalterabilidad, accesibilidad en tiempo real y conexión directa con la administración, permitiendo que los datos se revisen sin posibilidad de manipulación.
Métodos No Válidos: No se consideran válidos los métodos en papel, hojas de cálculo o registros manuales, ya que no ofrecen la seguridad ni trazabilidad requerida. Tampoco cumplen con la normativa sistemas que permitan cambios posteriores en los registros, ya que no garantizan la integridad de la información.
Consecuencias por no cumplir con el control horario
El incumplimiento de la normativa de control horario puede resultar en sanciones de distinto grado:
- Infracciones leves: Multas entre 751 € y 7.500 € por fallos en el registro de las horas trabajadas.
- Infracciones graves: De 7.501 € a 22.000 € por falsificación de registros o ausencia de un sistema adecuado.
- Infracciones muy graves: Desde 22.001 € hasta 187.515 € en casos de reincidencia o fraude sistemático en el control horario.
Estas sanciones buscan garantizar el cumplimiento y transparencia en la gestión de la jornada laboral.
¿Cómo implementar un Sistema de Registro de Jornada en 2025?
Para cumplir con la normativa del Registro de Jornada 2025, es recomendable utilizar un software de control horario que permita automatizar el proceso. A continuación, detallamos los pasos para implementar un sistema adecuado:
- Elegir un Software de Control Horario: La herramienta debe cumplir con los requisitos legales, ofreciendo registro de entrada y salida digital, control de descansos y almacenamiento seguro de los datos.
- Capacitar al personal: Es fundamental que todos los empleados comprendan cómo registrar su jornada y los beneficios de la digitalización en términos de transparencia y accesibilidad.
- Asegurar el cumplimiento y supervisión continua: Una vez implementado el sistema, es importante realizar auditorías internas periódicas para asegurar que el registro de jornada se esté cumpliendo correctamente.
- Establecer políticas claras de pausas y descansos: Definir tiempos y reglas para las pausas garantiza que los descansos estén adecuadamente registrados, evitando malentendidos.
¿Qué cambios específicos introduce la normativa de Registro de Jornada en 2025?
El Registro de Jornada 2025 trae consigo ciertos cambios importantes en comparación con normativas previas:
- Registro en tiempo real: El sistema de registro de jornada debe permitir a los empleados registrar sus horas en el momento exacto de entrada y salida, eliminando la posibilidad de registrar jornadas retroactivamente.
- Supervisión de descansos y pausas: Además de registrar la jornada completa, el sistema debe registrar también las pausas de los trabajadores, garantizando así un control exhaustivo de las horas trabajadas.
- Almacenamiento prolongado de datos: A diferencia de normativas previas, la nueva legislación exige un almacenamiento seguro de los registros durante al menos cuatro años, lo que refuerza la necesidad de sistemas de control horario digitales con almacenamiento en la nube o en servidores seguros.
Beneficios del Registro de Jornada Digital en 2025 para empresas y empleados
El Registro de Jornada Digital trae ventajas importantes tanto para los empleados como para las empresas. A continuación, se detallan los principales beneficios:
- Transparencia y Confianza: Los trabajadores pueden ver en tiempo real sus registros de jornada, lo que evita malentendidos sobre las horas trabajadas y genera confianza en la empresa.
- Cumplimiento de la Normativa: Las empresas aseguran que cumplen con la normativa legal, evitando multas y sanciones derivadas del incumplimiento del registro horario.
- Reducción de Horas Extra No Pagadas: El sistema permite registrar de manera precisa las horas extra, lo que garantiza que sean compensadas adecuadamente.
- Facilidad en las Auditorías: La accesibilidad digital de los registros facilita la supervisión por parte de las autoridades laborales, reduciendo el riesgo de sanciones en caso de inspección.
Preguntas Frecuentes sobre el Registro de Jornada en 2025
1. ¿Es obligatorio el Registro Digital en 2025?
Sí, la normativa exige que el registro de jornada sea digital para facilitar la precisión, el almacenamiento y la accesibilidad de los datos.
2. ¿Cuánto tiempo deben guardarse los Registros?
Los registros de jornada deben almacenarse durante al menos cuatro años para cumplir con los requisitos legales y estar disponibles en caso de auditoría.
3. ¿Puedo usar un sistema manual para el Registro?
No, la normativa de 2025 requiere un sistema digital de control horario, por lo que los sistemas manuales no cumplen con los requisitos establecidos.
4. ¿Cómo afecta el Registro de Jornada a los descansos y pausas?
El sistema de registro debe incluir tanto las horas de trabajo como los descansos y pausas que el trabajador realice durante su jornada.
5. ¿Qué sucede si no cumplo con el Registro de Jornada Digital?
Las empresas que no cumplan con la normativa pueden enfrentarse a multas y sanciones. La falta de registro de jornada es considerada una infracción laboral.
TramitApp: Una solución para cumplir con el Registro de Jornada en 2025
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Nuestro software permite a las empresas registrar digitalmente las horas de entrada y salida de los empleados, así como gestionar descansos y pausas de manera automatizada y accesible en tiempo real.
También ofrecemos almacenamiento seguro de los registros, cumpliendo con el requisito de mantener los datos durante cuatro años.
Además, facilitamos la gestión de otros aspectos laborales, como la reducción de jornada y el control horario en modalidad de teletrabajo, asegurando que tu empresa esté en regla con las normativas de 2025.
Con nuestra interfaz intuitiva y accesible, los managers de recursos humanos pueden monitorear los registros y garantizar el cumplimiento, mientras los empleados tienen acceso fácil a sus horarios.
