Una de las tareas clave a las que se enfrentan cada mes todas las empresas es la realización de nóminas. Saber cómo hacer una nómina desde 0 explicado paso a paso y conocer los puntos clave de su gestión nos ahorrará más de un dolor de cabeza.
¿Qué es y quién elabora las nóminas?
Debemos partir de la base, nunca está de más repasar los conceptos básicos acerca de las nóminas para comprender mejor así en qué debe consistir su elaboración.
Una nómina es un documento que recibe el empleado cada mes donde se detalla su sueldo percibido por el trabajo realizado. La nómina se considera también el acuerdo materializado entre la empresa y el trabajador. En este documento aparece por tanto información sensible del empleado (datos personales) por lo que su realización y difusión debe realizarse correctamente.
Las nóminas, por lo tanto, es un documento básico que se utilizan en todo tipo de empresas. Su realización suele correr a cargo de un equipo especializado para el mismo fin. Otras veces la empresa cuenta con una única persona encargada de realizar el documento para toda la plantilla. Por ello es tan importante conocer las claves sobre su realización para poder calcular y crear las nóminas de forma optimizada.
Pasos previos a la elaboración de la nómina
Antes de sumergirnos en el proceso de la elaboración de nóminas debemos pensar qué herramientas disponemos para su elaboración y futura difusión. Por ejemplo, contar con un gestor de nóminas online podría ayudarnos en la gestión y automatización del proceso.
Debemos determinar todos aquellos factores que influyen en la nómina y en el total a percibir del empleado. Para ello hay que tener en cuenta el tipo de contrato, el convenio colectivo que aplique y otras cuestiones que influyan en la nómina (bajas, pagas extra, complementos salariales…).
Partes en las que debe estar dividida la nómina
Por lo general, las nóminas de los trabajadores poseen la misma estructura, pudiendo dividirlas en diferentes apartados:
Encabezado de la nómina
- Datos de la empresa
En primer lugar, en las nóminas aparecen los datos personales de la empresa: nombre legal, domicilio fiscal, su Código de Identificación Fiscal (CIF) y el código de cuenta de cotización.
- Datos del trabajador
También aparecen en el encabezado los datos esenciales del empleado como su nombre, DNI, categoría profesional, grupo de cotización o su número de afiliación a la Seguridad Social.
- Periodo de liquidación
Debemos estipular el periodo del mes trabajado, incluyendo fecha de inicio, fin y el total de días a los que hace referencia esa nómina.
Devengos
En esta sección debe constar la distribución del salario bruto. Encontramos aquí una serie de conceptos según el convenio colectivo al que pertenezca la entidad y sus pactos individuales.
Estas percepciones pueden ser salariales o no salariales. Las salariales hacen alusión al total de las percepciones económicas que reciben los trabajadores, ya sea en diero o en especias, más los pluses. Estas cotizan en la Seguridad Social. Por otro lado, las percepciones no salariales, que no cotizan en la Seguridad Social, son las que incluyen las indemnizaciones, suspensiones, despidos o cualquier percepción extra que compensen gastos al empleado.
Deducciones
En este apartado quedan reflejadas las cantidades que se deben descontar de los devengos. Por lo tanto, a partir de estas deducciones se obtiene como resultado el salario neto que obtenga el trabajador.
Entre las deducciones más importantes debemos tener en cuenta: los anticipos, la aportación del empleado a la Seguridad Social, el absentismo, los días de huelga, el IRPF y el valor de los productos en especie, entre otras.
Líquido a percibir
Una vez establecidos los devengos y las deducciones del empleado obtendremos el líquido a percibir, que es la cantidad que cobra el trabajador.
Pie de nómina
En el apartado final de la nómina nos encontramos la determinación de las bases de cotización a la Seguridad Social por contingencia comunes y por accidente de trabajo, los conceptos de recaudación conjunta y aportación de la empresa.
Distribución de la nómina
Una vez elaborada la nómina de los empleados, es importante realizar su correcta distribución entre la plantilla de la empresa. Automatizar el reparto de nóminas puede ahorrar tiempo y esfuerzo en el proceso, además de conseguir gestionar las incidencias con la misma herramienta. Para ello, un gestor de nóminas online se encarga de enviar las nóminas a todos los empleados con un clic. Siendo compatible con el programa de nóminas que utilices en tu compañía.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
