El paradigma de la digitalización se está imponiendo lentamente en los recursos humanos. Si bien es cierto que, poco a poco, los departamentos de RRHH se han ido adaptando poco a poco a las tecnologías de la información, muy pocos son los que han conseguido una gestión integrada de recursos humanos online.
A continuación resumimos cuales son las áreas principales que debes tener en cuenta para que no se te escape nada en tu plan de digitalización:
Establecer políticas y procedimientos
Es importante establecer políticas y procedimientos claros para el teletrabajo, incluyendo criterios para la selección de los trabajadores que pueden trabajar desde casa, procedimientos para la solicitud y la revocación del teletrabajo, y medidas de seguridad para proteger la información confidencial de la empresa.
Contratación Laboral
El proceso de altas y bajas puede consumir muchísimo tiempo si no cuentas con los recursos adecuados. ¿Sabías que se pueden enviar y firmar contratos online a través de nuestro software de recursos humanos? Son pocas las aplicaciones que tienen incluidas esta funcionalidad.
Cálculo de prestaciones de la Seguridad Social
Aunque existen tablas y herramientas donde puedes calcular cual es la prestación teórica a la seguridad social por parte del trabajador, lo cierto es que en la práctica esta suele variar a lo largo del tiempo porque se va ajustando en función de las circunstancias personales. Es conveniente contar con un gestor de nóminas online donde puedas mantener la trazabilidad de esta información y que puedas enviar directamente a tu asesoría o departamento financiero para no cometer errores y evitar malentendidos.
Retribuciones salariales, e incidencias en nóminas
Otro gran problema son las incidencias en la nómina, como pueden ser la gestión de tickets, gastos de largometraje, gastos de locomoción y otros gastos de representación. Tradicionalmente esto genera mucha suciedad en los flujos de trabajo y consume muchísimo esfuerzo. ¿Y si pudieras hacer que el propio trabajador volcara estos datos automáticamente en su nómina con solo hacer fotos a los documentos y pudieras delegar la supervisión en los mandos intermedios? Nuestro sistema de gastos de representación te permite hacerlo.
Comunicación efectiva y trabajo en equipo
El gran problema de los recursos humanos en la actualidad es la comunicación interna, ya sea entre la dirección y los mandos intermedios como entre los equipos y sus managers. La comunicación es clave para una gestión integrada de RRHH en línea. Es importante establecer canales de comunicación claros y eficaces para mantenerse en contacto con los empleados y resolver cualquier problema o inquietud que puedan tener.
Para mejorar los procesos, muchas empresas han optado por sistemas digitalizados de aprobación de bajas y permisos retribuidos, cuadrantes de vacaciones y otras funcionalidades que eliminan emails y reuniones innecesarias y depuran el proceso de comunicación.
Captación en línea
Los empleados deben estar capacitados para trabajar de manera efectiva desde casa, incluyendo el uso de las herramientas y los recursos necesarios. Es importante ofrecer capacitación en línea para garantizar que los empleados estén actualizados y preparados para trabajar de manera eficiente en un entorno en línea.
Supervisión y evaluación
Supervisar y evaluar el desempeño de los empleados que trabajan desde casa permitirá garantizar que se cumplan las políticas y los procedimientos de trabajo y para garantizar que los empleados estén cumpliendo con sus responsabilidades.
Cumplimiento de normativas
Otro gran problema es la cantidad creciente de normativas que debe cumplir un trabajador para poder desempeñar tu trabajo, lo que se conoce como compliance. Una buena forma de asegurarte de que todos los trabajadores están al día con su documentación es poder enviar masivamente documentos para firmar a todos tus trabajadores, donde puedas comprobar de un rápido vistazo quién ha firmado la documentación y quién no.
Gestión de sistemas de información y archivo
Los archivos físicos son ineficientes y, por suerte, ya no son un mal necesario. Siempre y cuando puedas contar con un archivo electrónico para almacenar la información, puedes prescindir de un archivo físico. No vale con almacenarlo en cualquier sitio, el archivo debe cumplir con la normativa GDPR, debe poder certificarse la validez de los documentos firmados y debe ser fácil de gestionar y modificar.
Establecer medidas de seguridad
Relacionado con el punto anterior, para la gestión integrada de recursos humanos online es esencial que garanticemos medidas de seguridad adecuadas. Solo así estaremos protegiendo la información confidencial y los datos de la empresa, pudiendo realizarlo de manera online. Esto puede incluir establecer medidas de seguridad para el acceso a la red, establecer políticas de uso de dispositivos móviles y garantizar la copia de seguridad de la información.
Hacer uso de herramientas tecnológicas
Utilizar herramientas tecnológicas nos permitirá facilitar la gestión de RRHH en línea, tales como sistemas de gestión de recursos humanos (SGRH) que permiten llevar un registro de los empleados, gestionar las solicitudes de teletrabajo, y supervisar y evaluar el desempeño. También se pueden utilizar herramientas de videoconferencia y colaboración para mantener una comunicación constante y eficaz con los empleados.
Sistemas de control horario
Entre las herramientas tecnológicas que mencionábamos antes, destaca la necesidad de realizar el registro de jornada ya que el control horario es obligatorio desde 2019. La empresa debe cumplir una serie de requisitos muy estrictos y, aunque no siempre seamos conscientes de ellos, tiene repercusión sobre otras áreas de gestión de personal como las nóminas, el cálculo de horas extra y horas complementarias o el cálculo de vacaciones. El asunto se complica si además nuestra plantilla trabaja con turnos rotativos o cuadrantes de trabajo variables.
Existen numerosas aplicaciones de control horario en el mercado, pero muy pocas han desarrollado sistemas que conectan automáticamente toda la gestión de los recursos humanos, y mucho menos su impacto en las nóminas. Si tienes dudas te recomendamos leer este post que resolverá todas tus dudas sobre control horario.
En resumen, una gestión integrada de recursos humanos en línea requiere un enfoque estratégico que incluye políticas y procedimientos claros, comunicación eficaz, capacitación en línea, supervisión y evaluación, medidas de seguridad y herramientas tecnológicas. Es importante que las empresas se adapten a las necesidades cambiantes de los empleados y de la organización para garantizar que el teletrabajo sea implementado de manera efectiva y que los derechos de los trabajadores sean protegidos.
Sobre el autor
Más de 10 años escribiendo sobre el mundo de la productividad en empresas y los recursos humanos.
