Realizar el cálculo de vacaciones de los trabajadores puede suscitar dudas, polémica y, ante cualquier error, ocasionar problemas a nuestra plantilla que nos haga perder su confianza. Por ello saber cómo gestionar y calcular las vacaciones de los empleados es fundamental, aunque difícil labor, para los departamentos de recursos humanos o responsables.
Los sistemas más tradicionales que venían utilizándose hasta ahora están quedándose desfasados por los conflictos que puede generar su uso, ya que son sistemas más mecánicos. Nos referimos, por ejemplo, a las plantillas de Excel, que tantos errores puede suponer al equivocarnos en alguna celda al hacerlo de forma manual.
Por esta razón, y en un paso hacia la minimización de errores, la mayoría de los departamentos de RRHH están optando por utilizar herramientas destinadas especialmente a la gestión de vacaciones para poder coordinar y calcular las vacaciones de toda la empresa de manera centralizada.
¿Qué establece la ley sobre las vacaciones?
Primero debemos asegurarnos de que tenemos claros los aspectos más básicos acerca de las vacaciones de trabajo y su gestión. Para ello, podemos echar un vistazo a lo que establece el Estatuto de los Trabajadores acerca de las vacaciones de los empleados. Basando en el artículo 38 y correspondientes, encontramos:
- Las vacaciones son un derecho que tienen los trabajadores y que deben disfrutar obligatoriamente. Por lo tanto, estas no son intercambiables por dinero.
- La empresa y el trabajador deben acordar con cierta antelación de cuáles serán los periodos de vacaciones o días de descanso.
- Cada trabajador por cuenta ajena debe disfrutar cada año un mínimo de 30 días de vacaciones naturales retribuidas o 22 días hábiles. Pudiendo ampliarse esta cifra en el convenio colectivo o por parte de la empresa, pero no podemos acumularlas de un año para otro.
- Los empleados nunca pueden ser sancionados con menos días de vacaciones.
- Durante el periodo vacacional, los trabajadores deberán cobrar el 100% de su salario habitual.
¿Días de vacaciones naturales o laborables/hábiles?
Otro de los aspectos que debemos tener en cuenta es si nuestra empresa cuenta con días naturales de vacaciones (30 días) o son días hábiles de vacaciones (22 días). Estos días, como comentábamos, son los días mínimos que establece el Estatuto de los Trabajadores, pero pueden ser más días según la empresa o su convenio.
Independientemente sean días naturales o laborables, debemos saber que en ningún caso las vacaciones pueden empezar a contar un domingo, festivo u otro día inhábil.
Cálculo de las vacaciones de los empleados
En España, para saber realizar el cálculo de las vacaciones no hay que hacer grandes trucos, tan solo un cálculo en función de si la empresa cuenta con días naturales o hábiles y si el empleado se incorporó más tarde.
De forma general, para realizar el cálculo de las vacaciones hay que dividir el total de los días de vacaciones que por contrato o convenio tiene el trabajador entre los 12 meses del año. La cifra que nos dé esta división son los días de vacaciones que tendrá este empleado por cada mes trabajado. Con ello solo tendremos que multiplicar esta cifra por los meses que queden hasta final del año.
Teniendo en cuenta los días de vacaciones naturales o laborables, el cálculo sería el siguiente:
- Los empleados que tengan 30 días de vacaciones naturales tendrán 2,5 días de vacaciones por cada mes que se haya trabajado.
- Los empleados que tengan 22 días laborables tendrán 1,8 días de vacaciones por cada mes trabajado.
Por otro lado, si un empleado se incorpora a lo largo del año a la empresa, deberemos multiplicar los días de vacaciones que le corresponden por mes trabajado por los meses que faltan para fin de año.
Aquí puedes leer el artículo que preparamos si en tu caso quieres saber cómo calcular las vacaciones por horas de tus empleados.
Cómo simplificar el cálculo y la gestión de vacaciones
A pesar de que el cálculo de las vacaciones lo podemos realizar fácilmente, es común cometer algún error teniendo en cuenta las distintas variables de contratos y casos específicos de cada empleado. Pero lo que supone un verdadero reto y donde más problemas se encuentran los responsables de RRHH es en la propia gestión de las vacaciones de la plantilla. Con gestión de vacaciones nos referimos a coordinar los días libres de la plantilla con los horarios, ausencias y turnos de todo el equipo. Esto implica mucho tiempo de gestión que se verá como tiempo perdido ante cualquier fallo o modificación.
Si hasta ahora hemos administrado de manera manual toda esta información sabrás lo frecuente que es tener errores humanos en esta gestión. Pero las vacaciones es un tema muy sensible para los empleados por lo que no podemos permitirnos que estos errores puedan afectarles.
Para resolver estos problemas que acompañan a la gestión de las vacaciones, utilizar un sistema de gestión de vacaciones de los empleados simplifica esta tarea, poniéndoselo más fácil a los responsables y a los propios empleados y sin dar lugar a errores de cálculo ni gestiones. ¿Quieres saber cómo facilitar esta tarea de cálculo y gestión de vacaciones?
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
