Con el auge del teletrabajo y el cambio de cultura empresarial, son muchos los mandos intermedios y directores de empresas que están manifestando su preocupación por cómo controlar el trabajo remoto.
Sin entrar a juzgar la idoneidad de implantar sistemas de control a efectos de liderazgo y gestión empresarial lo cierto es que muchas personas consideran que es necesario mantener un control rígido sobre la actividad de los trabajadores cuando se encuentran trabajando desde casa. Este hecho está justificado por la preocupación acerca de una bajada de la productividad de los trabajadores y que esta pueda incidir negativamente en los resultados de la compañía.
Lo que es cierto, es que preguntar continuamente a una persona que está haciendo o monitorizar su pantalla en momentos puntuales han demostrado ser métodos poco efectivos para ejercer este control, ya que implican un esfuerzo extraordinario por pare de los gestores de equipo que, a la larga, deja de resultar efectivo.
A continuación detallamos algunas maneras de ejercer un control sobre el trabajo remoto de forma no invasiva pero que ha demostrado ser muy eficaces.
Horario y horas extra
Las primeras preguntas que suelen hacerse los empresarios son»¿Mis trabajadores están cumpliendo su horario?» «¿Se conectan a las horas que necesito que estén trabajando».
Lo tradicional era que en las empresas que controlaban las horas de entrada y de salida, así como los descansos, contaran con dispositivos como relojes para fichar o control de acceso mediante tarjeta o huella dactilar. Esto, lógicamente, no es aplicable cuando tenemos a todo nuestro equipo disperso y trabajando desde casa.
Por fortuna, existen métodos muy efectivos para ejercer digitalmente el control horario del teletrabajo. Con un sistema de control horario basado en la nube, resultará muy sencillo saber a qué hora entra a trabajar cada persona, qué descansos hace y a qué hora termina su jornada.
Actividad
Otra de las preguntas frecuentes es «¿En qué están empleando su tiempo?». Una forma muy sencilla de poder capitalizar el trabajo de los empleados es registrar cuantas horas dedican a cada tarea o proyecto. De este modo, podremos calcular si sacar adelante determinadas tareas les cuesta más o menos esfuerzo en casa o en la oficina, y podremos medir de forma bastante fidedigna la productividad del trabajador.
En el caso de que en los informes de actividad veamos que se ha dedicado demasiado tiempo a alguna tarea, podremos preguntar específicamente sobre este caso concreto al trabajador. Si disponemos de informes diarios, semanales y mensuales, será bastante sencillo poder comprobar si los tiempos reales se ajustan a los tiempos esperados.
Ubicación
Algo bastante habitual es que, al conceder permiso para que una persona pueda trabajar desde casa, se le pida que trabaje siempre en el mismo lugar, por considerar que ese lugar (normalmente su domicilio) dispone de todo el equipamiento necesario para poder llevar a cabo la actividad habitual de forma eficiente. Existe cierta preocupación por parte de muchos responsables de equipos que consideran que si las personas a su cargo trabajan desde una segunda residencia o cualquier otra ubicación no habitual, su productividad decaiga.
Esto puede resolverse geolocalizando los fichajes. Existen tecnologías que facilitan la posición de los empleados a la hora de fichar tanto de entrada como de salida, pudiendo tener una foto de dónde se encuentra el trabajador.
Control de identidad
Otra preocupación habitual es saber si efectivamente la persona que ficha es quien dice ser o es un compañero o familiar el que está fichando por el. Un ejemplo es el caso de una persona que está trabajando en su segunda residencia en la playa pero le pide a su compañero de piso que fiche desde su domicilio habitual. EL trabajo se realiza efectivamente, pero el trabajador no está donde dice estar y en sus registros de geolocalización aparece como que esta en su casa.
Esto puede resolverse mediante el control horario por reconocimiento facial. Esta tecnología convierte los marcadores biométricos del rostro del empleado en la «clave» que activa la aplicación de control horario, a modo de huella dactilar. La gran ventaja con respecto a la huella es que no necesita de ningún aparato específico para ser implantada, es suficiente con que el trabajador cuente con un teléfono móvil con cámara.
Si es nuestro deseo reforzar las medidas de control sobre el trabajo remoto y queremos hacerlo de forma efectiva, eficaz y que no requiera mucho esfuerzo extra por parte de la dirección de la empresa, es muy recomendable llevar un paso más allá la transformación digital de la compañía contratando un software de gestión de recursos humanos en la nube que disponga de todos los sistemas de verificación que pueden garantizar que todas las personas están cumpliendo las directrices de la empresa.
Sobre el autor
Más de 10 años escribiendo sobre el mundo de la productividad en empresas y los recursos humanos.
