La LOPD afecta de forma directa al departamento de RRHH de las empresas ya que este debe asegurarse de cumplir con esta ley y proteger la privacidad de los datos personales de los empleados. En este artículo te contamos los aspectos esenciales de la LOPD y todas las gestiones que debe realizar el departamento de recursos humanos en torno a ella.
¿Qué es la LOPD?
La Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) es una normativa legal recogida en el BOE que establece las reglas y procedimientos para el tratamiento de datos personales en España. Su objetivo es proteger los datos personales de los ciudadanos y garantizar su privacidad.
Antes de entrar en detalle sobre cómo afecta la LOPD al departamento de RRHH, es importante recordar algunos de los principios fundamentales de esta ley. En primer lugar, la LOPD establece que toda persona tiene derecho a la protección de sus datos personales, y que estos datos solo pueden ser recogidos y tratados de forma lícita, leal y transparente. Además, la LOPD establece que cualquier empresa o entidad que trate datos personales debe garantizar la seguridad y confidencialidad de dichos datos, y que solo pueden ser utilizados para los fines para los que han sido recogidos.
Misión del departamento de RRHH
El departamento de Recursos Humanos de una empresa debe asegurarse de cumplir con esta ley y proteger la privacidad de los datos personales de los empleados. Esto incluye garantizar que se recogen y almacenan de manera adecuada, y que sólo se utilizan para los fines para los que fueron recabados. Además, el departamento de RRHH debe informar a los empleados sobre sus derechos en relación con el tratamiento de sus datos personales, y brindarles acceso a esta información en caso de que lo soliciten.
Por ejemplo, cuando una empresa contrata a un nuevo empleado, el departamento de RRHH es el encargado de recoger y almacenar sus datos personales. Estos datos se refieren a su nombre, dirección, DNI, etc. Los datos son necesarios para llevar a cabo el alta del empleado en la seguridad social y para cumplir con las obligaciones laborales y fiscales de la empresa. Sin embargo, el departamento de RRHH debe cumplir con los principios de la LOPD en la recogida y tratamiento de estos datos.
Por lo tanto, la LOPD afecta de manera directa al departamento de RRHH de cualquier empresa, ya que es en este departamento donde se gestionan y almacenan la mayor parte de los datos personales de los empleados.
¿Qué acciones debe cumplir RRHH para cumplir con la LOPD?
Para cumplir con estas obligaciones, el departamento de RRHH debe llevar a cabo una serie de medidas. En primer lugar, debe informar a los empleados sobre el tratamiento de sus datos personales, incluyendo la finalidad del mismo, así como el plazo de conservación de los datos. Esta información se puede facilitar a través de una cláusula en el contrato de trabajo, un folleto informativo o una página web interna de la empresa.
En segundo lugar, el departamento de RRHH debe obtener el consentimiento de los empleados para el tratamiento de sus datos personales. Esto puede hacerse mediante la firma de un documento en el que se indique que el empleado ha sido informado y ha dado su consentimiento para el tratamiento de sus datos.
Además, el departamento de RRHH debe garantizar la confidencialidad y seguridad de la información de los empleados. Para ello, es importante implementar medidas de seguridad adecuadas. Entre ellas, la encriptación de los datos o el uso de contraseñas seguras. También es necesario establecer un protocolo de actuación en caso de sufrir una brecha de seguridad. Si quieres saber más sobre ciberseguridad, aquí te contamos cómo proteger la seguridad digital de tu empresa.
Herramientas que pueden ayudarnos a cumplir la LOPD
Algunas herramientas que pueden ayudar a cumplir con la LOPD incluyen:
- Herramientas de encriptación. Permite proteger la información de accesos no autorizados mediante el uso de cifrado.
- Herramientas de gestión de datos. Ayudan a organizar y gestionar la información de manera segura, cumpliendo con los requisitos de la LOPD.
- Herramientas de cumplimiento normativo. Permiten verificar que se cumplan todos los requisitos de la LOPD y otras normativas relacionadas.
- Herramientas de seguridad de la información. Incluyen medidas como cortafuegos, sistemas de detección de intrusiones, y otras medidas que ayudan a proteger la información de ataques externos.
Además de estas herramientas existen algunos software de RRHH que cumplen con la LOPD y pueden ayudarnos además a agilizar diferentes gestiones del departamento. Por ejemplo, a llevar una gestión de las horas de trabajo fichadas por los empleados o gestionar los documentos de la empresa. Todo ello teniendo como base el cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
