Si en nuestra empresa contamos con una correcta gestión del cuadrante y de los turnos de trabajo estaremos prácticamente asegurando una buena organización de nuestra plantilla y eliminar todas aquellas dudas acerca de los horarios laborales que corresponden a cada trabajador.
Así, el cuadrante de trabajo se considera una herramienta indispensable no solo para los empleados, también para los responsables o jefes de equipo que pueden obtener toda la información acerca de los turnos de trabajo de un solo vistazo y pudiendo filtrar entre los empleados que componen la plantilla.
Con una correcta gestión de los cuadrantes de trabajo facilitaremos el día a día de empleados y empleadores. Automatizar la gestión nos asegurará no cometer errores, malentendidos y poder gestionar con eficacia las posibles ausencias e imprevistos que surjan.
¿Qué entendemos por cuadrante de trabajo?
Al hablar de cuadrante de trabajo nos referimos a la tabla o representación gráfica donde figuran los distintos turnos de cada empleado. Los cuadrantes muestran los horarios de trabajo dividido en los diferentes días de la semana y se suelen realizar de manera mensual, trimestral o anual.
Si en nuestra compañía existen distintos turnos de trabajo la realización del cuadrante se vuelve en un imprescindible para mantener a toda la plantilla organizada. Por lo tanto, resulta indispensable invertir recursos para contar un cuadrante bien hecho donde consten los turnos de trabajo además de las vacaciones, ausencias o posibles bajas de los trabajadores.
Problemas habituales en la gestión del cuadrante y los turnos de trabajo
Los empleados agradecen conocer sus turnos de trabajo con la máxima antelación posible para poder organizar y conciliar mejor sus vidas. Pero hacer esta planificación no es tarea sencilla para la empresa. Tenemos que pensar que, además del tiempo invertido en realizar el cuadrante, hay que sumar todo el tiempo que se emplea en ir modificándolo debido a los imprevistos del día a día.
Las herramientas diseñadas específicamente para la planificación de turnos de trabajo y gestión del cuadrante están permitiendo solucionar aquellos problemas habituales que surgen con soluciones genéricas como plantillas de Excel. Hablamos por ejemplo del hecho de tener que rehacer todo el cuadrante cada vez que existe una incidencia como una baja médica. Esto supone para la persona responsable emplear varias horas a lo largo de la semana para modificar el cuadrante de trabajo. En las modificaciones de cuadrantes es donde más errores se cometen al intentar tener en cuenta el cómputo de horas de cada trabajador, respetar sus horarios de descanso o las indisponibilidades de cada uno.
Otro de los grandes dilemas con la gestión el cuadrante y los turnos de trabajo es el hecho de tener que comunicar los horarios a los empleados. Aunque publiquemos en un tablón de anuncios o entreguemos en papel los turnos de trabajo, si existen modificaciones en los horarios tendremos que trasladárselo a todos los empleados de nuevo y asegurarnos que sepan cuáles son las últimas novedades.
¿Cómo automatizar los cuadrantes de turnos? Utiliza la inteligencia artificial
Para resolver estas gestiones de recursos humanos que tanto afectan a la plantilla, como son los cuadrantes de trabajo, la tecnología ha ido ideando soluciones que ponen fin a los citados problemas habituales.
Podemos disponer de un software que nos ayude a elaborar los cuadrantes de trabajo de forma automática con el uso de la IA, imputando los turnos de los empleados en cuestión de clics y realizar así una planificación de los horarios sin complicaciones ahorrando horas de trabajo. Contando con un planificador de turnos inteligente la propia herramienta nos dirá cuántos trabajadores son necesarios para cada turno para así poder asignarlos. Todo ello teniendo en cuenta los distintos parámetros referentes al número de horas que establece su contrato, indisponibilidades o descansos.
Configurando los datos de los horarios de nuestra empresa el software genera una propuesta de cuadrante de trabajo de forma automática. También se encarga de recalcular las horas de trabajo por cada empleado y ajustarlo a las vacaciones, ausencias u otros factores que debes tener en cuenta a la hora de elaborar los turnos de trabajo. Imagina la de horas de trabajo manual que esto ahorra y cómo eliminaría la posibilidad de producirse errores humanos en la tarea.
Consigue una mejora en la comunicación con los empleados
Además de ser una mejora para los responsables de recursos humanos encargados, emplear herramientas digitales para los turnos de trabajo también beneficia a los propios empleados al disponer de todo lo referente a sus horarios desde un único lugar.
Según se recoge en el artículo 34.6 del Estatuto de los Trabajadores, todas las empresas están obligadas a exponer en un lugar visible su calendario laboral. Este hecho supone un problema para el trabajo remoto y también para todas las empresas que al realizar cambios en el cuadrante necesitan después comunicárselo a su plantilla.
¿Imaginas poder ver los turnos de trabajo desde el móvil? Contar con un software de planificación permitirá que cada trabajador tenga acceso a su horario de trabajo en el ordenador, desde la plataforma web, o desde la app. Además, con el sistema de notificaciones automáticas que dispone, cualquier cambio que haga la empresa en el cuadrante, el trabajador lo recibirá al instante en su móvil.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
