Cada mes es habitual que existan modificaciones en las nóminas de los trabajadores de las empresas. Estas llamadas incidencias en nómina puede deberse a horas extra, bajas médicas, aumentos de sueldo, entre otros. El departamento de RRHH es el responsable de recoger las incidencias y comunicar estos cambios a la compañía y a la asesoría o gestoría que elabore las nóminas para que quede todo reflejado.
Llevar un control de las incidencias en nómina, además de una gran inversión de tiempo, puede significar una posible fuente de errores humanos. Prevenir errores en este proceso es crucial para evitar un problema serio como sería no pagar el sueldo correcto a los empleados. Debido a ello, cada vez son más las empresas que hacen uso de softwares especializado en la gestión de nóminas para automatizar el registro de estas incidencias. ¿Quieres ver si verdaderamente convendría aplicarlo en tu empresa? ¡Manos a la obra!
¿Qué es una incidencia en nómina?
Una incidencia en nómina se refiere a cualquier cambio que afecta al salario que percibe cada empleado. Estas incidencias pueden ser variadas y surgen por diversas situaciones, como pueden ser horas extras trabajadas, ausencias no justificadas, despidos, bajas médicas, o aumentos salariales debido a un buen rendimiento. Cada una de estas situaciones conlleva un ajuste en el cálculo de la nómina del empleado para ese período específico, ya sea aumentando o disminuyendo el monto total a pagar.
Incidencias en nómina más comunes
Como ya mencionamos, una incidencia no necesariamente es un problema, sino más bien un cambio que puede ser temporal o permanente. Entre las incidencias más habituales que pueden presentarse mes a mes en la gestión de nóminas se encuentran:
Nuevas altas de contrato
La incorporación de un nuevo empleado requiere su alta inmediata y la creación de un contrato. Es crucial resolver esta incidencia de forma rápida para que el empleado pueda firmar en su primer día de trabajo.
Bajas médicas
Estas implican modificaciones en la nómina, ya que, como ocurre en España, una porción del salario puede ser cubierta por la Seguridad Social. Es vital registrar con exactitud las fechas de inicio de las bajas para asegurar la precisión en la nómina.
Actualizaciones de contrato
Cualquier cambio en el contrato, como un aumento salarial, debe reflejarse en la nómina. El equipo de recursos humanos debe monitorear quién recibe el aumento y cuál será su nuevo salario para su correcta inclusión en la nómina.
Pagas extra
Estas se reflejan en la nómina cuando el empleado recibe un monto adicional de dinero ese mes. Si la paga extra es generalizada en la empresa, su gestión es más sencilla. Sin embargo, si se basa en el cumplimiento de objetivos, se requiere un control más detallado para asegurar que el pago sea correcto.
Compensación variable
En algunas empresas, parte del salario es variable, dependiendo del logro de objetivos o, por ejemplo, de las ventas realizadas. Esto es común en perfiles comerciales. Con un software de gestión de nóminas, es posible asignar estas compensaciones variables por periodos determinados, tanto a nivel individual como por departamentos.
Terminación de contrato
Es importante controlar las bajas y terminaciones de contrato para, entre otros aspectos, calcular y firmar el finiquito. Factores como la fecha exacta de finalización del contrato deben ser considerados para ajustar la última nómina del empleado.
¿Cómo podemos gestionar las incidencias en nómina?
Como comentábamos, los fallos humanos a la hora de registrar las incidencias suelen ocurrir frecuentemente, especialmente al ingresar manualmente datos o cifras. Registrar las incidencias a mano o en una plantilla de Excel conlleva riesgos: se pueden perder datos, cometer errores al escribir un número, o incluso olvidar enviar la información a tiempo al destinatario adecuado. Estos métodos pueden ocasionar problemas significativos y aumentar la carga de trabajo, especialmente si es necesario modificar nóminas posteriormente.
Si buscamos cumplir con los deberes laborales, es crucial emplear herramientas apropiadas para un adecuado seguimiento de las incidencias en la nómina. El uso de un software especializado en gestión de nóminas online facilita el registro y almacenamiento automático de las incidencias en nómina, permitiendo al equipo de recursos humanos realizar un seguimiento detallado y libre de errores. Además, ofrece la posibilidad de visualizar todos los ajustes de forma rápida y adjuntar documentos relevantes, como informes médicos, directamente en las nóminas correspondientes. Es importante destacar que estos sistemas son distintos a los softwares de nóminas convencionales, que se enfocan más en el cálculo de deducciones e impuestos.
Automatiza las incidencias en nómina
Desde el software que utilicemos, podemos automatizar todo el proceso de incidencias en la nómina para que de esta forma las incidencias queden registradas. A su vez, los responsables podrán aprobar o rechazar estas incidencias con un solo clic. Tampoco tenemos que preocuparnos por perder información, todas las incidencias quedarán almacenadas en el perfil virtual de cada empleado.
En definitiva, estaremos concentrando toda la información de cada trabajador en una sola base de datos que se mantendrá actualizada en todo momento y teniendo un mayor control de todos los cambios producidos.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
