Desde que en 2019 se estableciese la Ley de control horario, es obligatorio que todas las empresas proporcionen a sus trabajadores un método de registro laboral válido. La máquina de fichar es el sistema más extendido en las empresas, pero puede no ser el más indicado para tu entidad. Debido a la importancia de llevar un correcto control de las horas trabajas, hemos decidido hacer un repaso por algunos sistemas de registro horario. Esto nos ayudará a saber si nuestra opción es la más recomendable o si deberíamos cambiarla por otra alternativa más económica y competente para nuestra empresa.
Qué tener en cuenta sobre las máquinas de fichar
Las máquinas de fichar son un elemento clave en muchas empresas para registrar la asistencia de los empleados. Sin embargo, es importante tener en cuenta varios aspectos al elegir y utilizar un sistema de fichaje. En primer lugar, es importante saber el tipo de máquina de fichar que se necesita. Existen varios tipos de máquinas de fichar disponibles, como las máquinas de fichar mecánicas, las máquinas de fichar electrónicas y las máquinas de fichar basadas en software. Cada tipo de máquina de fichar tiene sus propias características y ventajas, y es importante elegir el tipo que mejor se adapte a las necesidades de la empresa.
Otro aspecto clave es la seguridad del sistema de fichaje. Es esencial asegurar que la información almacenada en la máquina de fichar esté protegida contra el acceso no autorizado. Se debe buscar una máquina que cuente con un sistema de autenticación robusto, como contraseñas o huellas dactilares, para garantizar que solo los empleados autorizados puedan acceder a la información.
Además, es importante tener en cuenta la facilidad de uso y la funcionalidad del sistema. El sistema debe ser fácil de usar para los empleados y permitir una configuración fácil para adaptarse a las necesidades de la empresa. Esto incluye la capacidad de generar informes detallados, la capacidad de exportar y analizar los datos, y la facilidad de integración con otros sistemas, como sistemas de nómina o de gestión del tiempo y asistencia. Pero debemos saber que no todas las máquinas de fichaje proporcionan estos informes.
Inconvenientes de la máquina de fichaje convencional
Siendo una opción tan extendida en las empresas, es normal que muchos se planteen instaurarlas como método de fichaje en las suyas. Pero quienes han hecho uso de ellas conocen los diversos inconvenientes que presentan. Incluimos también las máquinas para fichar por reconocimiento facial que, si bien aporta ventajas higiénicas frente a las convencionales por huella, siguen siendo una solución incompatible con el teletrabajo.
Las largas esperas que tiene que pasar los trabajadores para fichar por ellas hacen que ya de por sí no sean plato de buen gusto para los empleados. Esto podría ocasionar que no se cumplan todos los registros a lo largo del día, y mucho menos las pausas antes y después de comer.
Además, las máquinas de fichar puede quedarse obsoletas a medida que nuestra empresa vaya creciendo y considerar los costes que supondrá su mantenimiento y reparación.
El objetivo está claro: es primordial dar al trabajador un método de registro horario que sea sencillo de usar y que no le ocasione grandes problemas, ya que es un proceso que va a realizar varias veces al día durante toda la semana. Para ello hemos agrupado varias alternativas a tener en cuenta ya que realmente hay varias alternativas más económicas y eficientes al sistema de fichaje tradicional mediante máquinas de fichar.
Métodos tradicionales de control horario: planillas y Excel, las alternativas más baratas
Son muchas las organizaciones que todavía cuentan con planillas de horas como método de fichaje. Estas hojas de papel que llevan el registro de los trabajadores son una solución muy sencilla y barata, más todavía que una máquina de fichar, ya que tan solo hace falta un folio ubicado en la entrada del trabajo. Otro método igual de conocido es utilizar Excel para registrar la jornada laboral. Siendo un programa barato y fácil de utilizar se vuelve el equivalente digital a la planilla.
Pero si hablamos de eficiencia ambos métodos cuentan con todas las carencias. Las hojas se pierden o deterioran (cuando debemos guardar los registros durante cuatro años), también se crean aglomeraciones y no se tienen en cuenta a los trabajadores que operan fuera de la oficina. Por otra parte, los Excel son difíciles de coordinar y de registrar en todo un equipo, además de dar lugar a errores y fallos humanos que cuestan modificar.
Teniendo en cuenta que debemos facilitar el registro horario de nuestros trabajadores en la medida de lo posible, ambas opciones que se muestran como las más económicas, nos pueden resultar las más caras. Si estas opciones nos imposibilitan llevar a cabo un control horario adecuado, podríamos hacer frente a multas entre los 60€ a los 6.250€ de cara a una inspección de trabajo.
Sistemas sencillos para fichar online mediante web o app
Los programas sencillos de fichaje mediante web se posicionan como una solución más económica que las máquinas de fichar. Sus funcionalidades no van más allá de un Excel, debido a que son programas muy básicos. Si buscamos una alternativa que nos permita mayor gestión de los horarios de nuestros trabajadores (como contemplar las ausencias o vacaciones), esta opción se nos quedará bastante corta en términos de eficiencia.
A raíz de la normativa, también se extendió el desarrollo de aplicaciones móviles de fichaje. Otra solución sencilla que permite registrar con un clic los tiempos de entrada y salida de los trabajadores. Además de su facilidad de uso, destaca la accesibilidad que aporta, siendo esta una de las grandes ventajas de las apps de control horario.
Debemos tener en cuenta que estos tipos de fichaje requieren que cada trabajador cuente con un ordenador o móvil con el que fichar. Por lo tanto, si en nuestra empresa prevalece otra forma de trabajo que no hace uso de estos dispositivos, deberemos replantearnos esta opción.
Solución que junta todos los sistemas de fichaje en uno
Sabemos que las empresas están en constante cambio, en un panorama incierto donde a veces se teletrabaja, otras se va a la oficina o se alternan los equipos. Es difícil determinar un único sistema de fichaje que pueda cubrir las distintas necesidades de la compañía y que puedan utilizar todos los empleados en cualquier situación.
Ante ello, el control horario de un software de RRHH permite la utilización de todos los métodos de fichaje mencionados en una misma plataforma. En una misma solución puedes elegir entre los métodos de registro kiosko, por web y por app y combinarlos entre sí. Por lo que se adapta sean cuáles sean las características de tu empresa. En términos de eficiencia destaca al centralizar toda la información de los trabajadores y los distintos métodos de fichaje en un solo panel de control. Lo que ahorra tiempo en las gestiones y evita problemas de coordinación con los equipos. Cabe destacar que permite también los sistemas de fichaje biométricos.
Nuestro control horario TramitApp muestra un precio reducido, mucho más competente que si sumamos los costes de implementar distintos métodos de fichaje para poder dar solución a todos nuestros trabajadores. Y arroja mucha más información útil de nuestros trabajadores que las herramientas tradicionales como una máquina de fichar.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
